Обучение сотрудников: оформление и оплата (Т. Шадрина, журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2015 г.)

Обучение сотрудников: оформление и оплата

Т. Шадрина,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2015 г.

Согласно ст. 196 ТК РФ необходимость подготовки работников (профессионального образования и профессионального обучения) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Отметим, что и работник самостоятельно может решить приобрести новую профессию или повысить свою квалификацию. Рассмотрим вопросы, касающиеся обучения сотрудников силами работодателя: расскажем, каким способом это можно сделать, какие документы необходимо оформить, какие гарантии и компенсации предоставить совмещающему работу с обучением, нужно ли оплачивать время обучения.

В разделе IX ТК РФ приведены основные положения по подготовке и профессиональному образованию работников. Так, в ч. 2 ст. 196 ТК РФ говорится, что обучение работников осуществляется работодателем на условиях и в порядке, которые определяется коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Формы обучения работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Отметим, что в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности. Данное требование относится, например:

- к медицинским работникам (пп. 8 п. 1 ст. 79 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации");

- к гражданским служащим (п. 2 ч. 16 ст. 48, ст. 62 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации");

- к нотариусам, стажерам, помощникам нотариусов (ст. 30 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1).

Для некоторых категорий работников законодательством установлена обязанность постоянно повышать свой профессионализм. Это касается педагогических работников (ст. 48 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее - Закон N 273-ФЗ)), спортсменов и тренеров (ст. 6, 8 Федерального закона от 04.12.2007 N 329-ФЗ "О физической культуре и спорте") и пр.

Формы и виды обучения работников

Профессиональное обучение проводится по основным образовательным программам профессионального обучения и направлено на приобретение сотрудниками профессиональной компетенции, в том числе для работы с конкретным оборудованием, технологиями, аппаратно-программными и иными профессиональными средствами, получение указанными лицами квалификационных разрядов, классов, категорий без изменения уровня образования (ч. 1 ст. 73 Закона N 273-ФЗ).

Примечание. Перечень профессий рабочих и должностей служащих, по которым осуществляется подготовка, утвержден Приказом Минобрнауки РФ от 02.07.2013 N 513.

Профессиональное обучение ведется в организациях (у индивидуальных предпринимателей), осуществляющих образовательную деятельность, в том числе в учебных центрах профессиональной квалификации и на производстве, а также в форме самообразования. Работодатели - юридические лица также вправе проводить обучение самостоятельно. Они могут создавать учебные центры в форме структурных подразделений. Это следует из ч. 6 ст. 73 Закона N 273-ФЗ. Однако для того, чтобы автономное учреждение могло проводить такое "внутрифирменное" обучение, ему придется получить лицензию на осуществление образовательной деятельности (п. 40 ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 N 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности").

Профессиональное обучение может осуществляться по программам:

- профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих (для лиц, которые раньше не имели профессии рабочего или должности служащего (ч. 2 ст. 73 Закона N 273-ФЗ));

- переподготовки рабочих, служащих (для лиц, имеющих профессию или должность (должности) служащего, предполагают получение новой профессии рабочего или должности служащего с учетом потребностей производства, вида профессиональной деятельности (ч. 3 ст. 73 Закона N 273-ФЗ));

- повышения квалификации (для лиц, которые уже имеют профессию или должность, направлены на совершенствование профессиональных знаний, умений и навыков по имеющейся профессии или должности без повышения образовательного уровня (ч. 4 ст. 73 Закона N 273-ФЗ)).

Профессиональное обучение может проводиться и по основным образовательным программам, и по дополнительным. В первом случае лица, освоившие такие программы, могут выполнять профессиональную деятельность в определенной сфере и (или) работать по конкретной профессии или специальности (п. 12 ст. 2, ч. 2 и п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона N 273-ФЗ). Во втором случае сотрудники повышают свой профессионализм.

К сведению. Дополнительное профессиональное образование осуществляется посредством реализации программ повышения квалификации (направлены на совершенствование и (или) получение новой компетенции, необходимой для профессиональной деятельности, и (или) повышение профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации) и профессиональной переподготовки (направлена на получение компетенции, необходимой для выполнения нового вида профессиональной деятельности, приобретение новой квалификации) (ч. 4, 5 ст. 76 Закона N 273-ФЗ).

Отметим, что дополнительное профобразование может быть получено в форме стажировки. В этом случае происходят изучение передового опыта, в том числе зарубежного, а также закрепление теоретических знаний, полученных при освоении программ профессиональной переподготовки или повышения квалификации, и приобретение практических навыков и умений для их эффективного использования при исполнении своих должностных обязанностей (п. 13 Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утвержденного Приказом Минобрнауки РФ от 01.07.2013 N 499).

Порядок направления работника на обучение

Первым делом автономному учреждению нужно разработать локальный нормативный акт (например положение об обучении сотрудников), регламентирующий вопросы профессионального обучения работников. В нем можно определить место обучения (где именно проводится обучение того или иного вида - у работодателя или в образовательных организациях), конкретные формы сочетания работы с обучением (с отрывом от работы, без отрыва, с частичным отрывом от работы), минимальную численность сотрудников, подлежащих обучению в год, а также дополнительные гарантии работникам (помимо установленных трудовым законодательством) на период прохождения профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации (при наличии возможностей).

Кроме разработки такого локального нормативного акта, рекомендуем составить план обучения работников. В этом документе имеет смысл указать:

- сотрудников, которых нужно направить на обучение в текущем году;

- причины и цели обучения (что подтвердит производственную необходимость обучения).

После этого автономное учреждение должно заключить договор с образовательной организацией.

К сведению. Поскольку автономное учреждение в своей деятельности при закупке товаров, работ и услуг руководствуется Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", для заключения такого договора необходимо будет провести закупку в соответствии с положением, регламентирующим порядок и процедуры закупок, разработанным конкретным учреждением.

Направление работника на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации осуществляется путем заключения с ним дополнительного договора (ч. 2 ст. 197 ТК РФ). Согласно ст. 198 ТК РФ такой договор называется ученическим, и он является дополнительным к трудовому договору. Коротко расскажем о нем.

Содержание ученического договора определено ст. 199 ТК РФ. Среди условий обязательно обозначить:

- наименование сторон;

- конкретную квалификацию, приобретаемую учеником;

- обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;

- обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре;

- срок ученичества;

- размер оплаты в период ученичества.

К сведению. Ученический договор заключается на срок, необходимый для получения данной квалификации (ст. 200 ТК РФ), и прекращается по окончании срока обучения или по основаниям, предусмотренным этим договором (ст. 208 ТК РФ).

Отметим, что время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени, установленной для работников соответствующих возраста, профессии, специальности при выполнении соответствующих работ. Кроме этого, в период действия ученического договора работники не могут привлекаться к сверхурочным работам, направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Многие работодатели вместо ученического договора издают приказ о направлении на обучение. Данный приказ действительно пригодится - например, бухгалтерии для расчета стипендии, оплаты труда, хотя трудовое законодательство не обязывает издавать такой приказ. Но не стоит игнорировать ученический договор - он подтверждает затраты работодателя на обучение сотрудника и может понадобиться в ситуации взыскания таковых при увольнении обученного.

Если сотрудник для профессионального обучения или переобучения направляется в другую местность, необходимо издать приказ о направлении его в командировку.

К сведению. Напомним, что с 08.01.2015 для направления сотрудника в командировку совсем не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание: достаточно лишь распоряжения (приказа) о направлении в командировку. Более того, согласно Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771 теперь можно не вести и журналы учета выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Приказ о направлении работника в командировку издается по форме Т-9 (Т-9а - для командирования группы сотрудников), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "О применении унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты", и подписывается руководителем учреждения (или иным уполномоченным на это лицом). С таким приказом работника нужно ознакомить под подпись.

Табель учета рабочего времени

Время обучения необходимо фиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени составляет не более 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). С учетом положений ст. 203 ТК РФ время обучения не должно превышать указанного количества часов.

К сведению. Если работнику установлено сокращенное рабочее время (например, потому что он работает во вредных условиях труда), то и время обучения должно быть сокращенным.

В любом случае время обучения необходимо фиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что форма табеля - 0504421 - утверждена Приказом N 52н*(1).

Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов (приложение 5 к Приказу N 52н) предусмотрено всего лишь два подходящих условных обозначения: "ВУ" - выходные по учебе и "К" - командировка. Последнее обозначение подойдет в случае, если сотрудник обучается с отрывом от производства в другой местности. Если же обучение не требует командирования, автономному учреждению придется придумать обозначение и ввести его приказом.

Оплата обучения

Работодателю, обучающему своих сотрудников, стоит учитывать, что работникам-студентам полагается:

1. Выплачивать стипендию. В силу ст. 204 ТК РФ ученикам в период ученичества выплачивается стипендия, размер которой определяется ученическим договором и зависит от получаемой квалификации, но не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. Напомним, что с 01.01.2015 МРОТ составляет 5965 руб.

Самый главный вопрос, связанный со стипендией - сколько раз в месяц ее нужно выплачивать (два, как зарплату, или один). Ответа на него трудовое законодательство не содержит, поэтому его решение остается на усмотрение работодателя. Мы полагаем, что данную выплату можно производить один раз, поскольку она не является заработной платой и выплачивается в рамках ученического договора, а не трудового. Аналогичного мнения придерживаются суды. Например, Президиум ВАС в Постановлении от 03.12.2013 N 10905/13 по делу N А71-9175/2012 отнес стипендию к выплатам социального характера и указал, что такие выплаты не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, конкретных условий выполнения самой работы и не являются оплатой труда.

2. Оплачивать работу, выполненную на практических занятиях (ст. 204 ТК РФ). Размер такой оплаты целесообразно закрепить в ученическом договоре.

3. Сохранять среднюю заработную плату. В силу ст. 187 ТК РФ при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за работником сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Напомним, что особенности исчисления средней заработной платы определены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства ПФР от 24.12.2007 N 922.

К сведению. Работникам, направляемым на обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

4. Выплачивать заработную плату. Если работник совмещает обучение с работой и трудится на условиях неполного рабочего времени, работодатель обязан выплачивать такому сотруднику зарплату, рассчитанную пропорционально отработанному времени или в зависимости от объема выполненных работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Кроме этого, стоит учитывать, что работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения, имеют право на один свободный от работы день в неделю с оплатой его в размере 50% получаемой заработной платы (ст. 173.1 ТК РФ).

5. Оплачивать дополнительные отпуска. Это необходимо делать только в отношении сотрудников, впервые обучающихся и успешно осваивающих образовательную программу. Например, на основании ст. 173 ТК РФ работнику, обучающемуся по программе бакалавриата, специалитета, магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации работником, обучающимся на первом и втором курсах, по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов - по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе - 50 календарных дней).

Пример

На основании справки-вызова работнику предоставлен учебный отпуск на 26 дней - с 01.06.2015 по 26.06.2015. Должностной оклад сотрудника составляет 16 000 руб. Дополнительно выплачивается ежеквартальная премия в размере 10 000 руб. Расчетный период (с 01.06.2014 по 31.05.2015) сотрудником отработан не полностью: с 06.10.2014 по 24.10.2014 он был в ежегодном оплачиваемом отпуске. Рассчитаем сумму, полагающуюся к выплате сотруднику за время учебного отпуска.

За не полностью отработанный месяц (октябрь) расчетного периода работнику было начислено 5565,22 руб. (16 000 руб. / 23 дн. х 8 дн.).

Всего за расчетный период работнику начислено 221 565,22 руб. (16 000 руб. х 11 мес. + 5565,22 руб. + 10 000 руб. х 4 кварт.).

В октябре на 8 отработанных дней приходится 10 календарных. Поэтому при расчете среднего дневного заработка за этот месяц на отработанное время приходится 9,45 кал. дн. (29,3 х 10 / 31).

Величина среднего дневного заработка - 667,87 руб. (221565,22 руб / (29,3 кал. дн. х 11 мес. + 9,45 кал. дн.)). Следовательно, за время учебного отпуска сотруднику полагается выплатить 17 364,62 руб. (667,87 руб. х 26 дн.).

6. Оплачивать проезд к месту обучения. Работникам, успешно осваивающим аккредитованную образовательную программу высшего образования по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ).

Если же работник получает образование по программам среднего профессионального образования по заочной форме обучения, проезд оплачивается также туда и обратно, но только в размере 50% от его стоимости (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Завершение обучения

В силу ст. 207 ТК РФ лицам, успешно завершившим ученичество, при заключении трудового договора с работодателем, по договору с которым они проходили обучение, испытательный срок не устанавливается.

Важный момент: если работник по окончании обучения увольняется до окончания срока отработки, определенного сторонами в ученическом договоре, работодатель имеет право взыскать с него расходы, затраченные на его обучение:

- плату за обучение;

- суммы среднего заработка, выплаченные за учебные отпуска или за время обучения с отрывом от производства;

- оплату стоимости проезда к месту обучения и обратно;

- дополнительные суммы, определенные коллективным или ученическим договором и выплаченные работнику во время обучения.

Отметим, что иногда суды по-разному смотрят на взыскиваемые суммы. Например, ВС Республики Татарстан в Апелляционном определении от 21.05.2015 по делу N 33-7283/2015 отказал работодателю во взыскании командировочных расходов на направление сотрудника на обучение в другую местность. Свою позицию он обосновал следующим: командировочные расходы непосредственно с ученичеством не связаны и с позиции трудового законодательства относятся к гарантиям и компенсациям, предоставляемым работнику за счет средств работодателя, что вытекает из положений ст. 164, 165 ТК РФ. Обязанность работодателя произвести оплату командировочных расходов работникам, направляемым для повышения квалификации, установлена императивными нормами - ст. 187 и ч. 5 ст. 196 ТК РФ.

Обратите внимание! В соответствии со ст. 249 ТК РФ в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении.

Отметим, что взыскать с работника суммы, затраченные на обучение, возможно только в том случае, когда условие об отработке после окончания обучения зафиксировано в ученическом договоре и работник увольняется до истечения этого срока без уважительных причин. Какие причины считать уважительными, трудовое законодательство не поясняет и оставляет определение уважительности на усмотрение работодателя.

В заключение

Несмотря на кажущуюся сложность оформления (потребуются разработка локальных нормативных актов, издание приказов и пр.), обучение персонала принесет лишь пользу учреждению - сотрудники будут качественнее и эффективнее трудиться. Главное - заключайте ученический договор с обязанностью отработки после обучения, и тогда средства, потраченные на обучение сотрудника, точно не пропадут.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".