Приложение N 2. Перечень документов ФНС России, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов

Приложение N 2

Перечень
документов ФНС России, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов *(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 25 июля 2011 г. N ММВ-7-10/463@)

Номер п/п

Вид документа

Срок хранения документа ** Статья по перечню

Примечания

1

2

3

4

1. Организация системы управления

1.1. Руководство

1	Переписка о реализации решений конференций, совещаний	5 л. ЭПК ст. 24
2	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭПК ст. 26
3	Переписка по разработке правил, инструкций, регламентов	5 л. ЭПК ст. 29
4	Переписка по разработке рекомендаций	5 л. ЭПК ст. 30
5	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭПК ст. 31

1.2. Организационные основы управления

6	Переписка по разработке уставов, положений	5 л. ЭПК ст. 58
7	Переписка рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации	5 л. (1) ЭПК ст. 59	(1) После завершения деятельности рабочих групп
8	Переписка о разработке структур и схем организации управления	3 г. (1) ст. 66	(1) После утверждения
9	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 г. (1) ст. 73	(1) После утверждения
10	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 л. ст. 84
11	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭПК ст. 87
12	Докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, повестки заседаний, оперативные сводки, переписка об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК ст. 89	89
13	Переписка об организации и проведении конференций, "круглых" столов, совещаний, юбилейных дат, встреч	5 л. ЭПК ст. 91
14	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 л. ЭПК ст. 93

1.3. Контроль

15	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л. ст. 175
16	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭПК ст. 178

1.4. Правовое обеспечение деятельности

17

Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства

3 г.  ст. 194

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

18	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1) ст. 203	(1) После снятия с контроля
19	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 г. (1) ст. 204	(1) После замены новыми
20	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 г. ст. 205
21	Переписка о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭПК ст. 212
22	Переписка об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л. ст. 213
23	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК ст. 214
24	переписка по совершенствованию программного обеспечения	5 л. ЭПК ст. 216
25	Переписка о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л. ст. 217
26	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 л. ЭПК ст. 238
27	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭПК ст. 256
28	Отчеты, справки об объеме документооборота в организации	1 г. ст. 257

2. Планирование деятельности

2.1. Прогнозирование

29	Переписка о разработке целевых программ	5 л. ЭПК ст. 264
30	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК ст. 266

2.2. Текущее планирование

31

Переписка по вопросам планирования

5 л. ст. 296

3. Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

32	Документы (поручения, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 л. ЭПК ст. 319
33	Переписка об экономических нормативах	5 л. ст. 323
34	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л. ст. 331
35	Переписка о соблюдении финансовой дисциплины	5 л. ЭПК ст. 332

4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

36	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л. ст. 359
37	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 г. ст. 367
38	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л. ст. 461
39	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л. ст. 479

4.2. Статистический учет и отчетность

40	Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:		(1) При отсутствии годовых - пост.  (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост.
	в) полугодовые	5 л. (1)
	г) квартальные	5 л. (1)
	д) месячные	1 г. (2) ст. 464

5. Экономические, научные, культурные и иные связи

5.1. Организация связей

41	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 л. ЭПК ст. 483
42	Переписка об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭПК ст. 487

5.2. Осуществление связей

43

Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества

5 л. ЭПК ст. 498

6. Информационное обслуживание

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

44	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге	5 л. ст. 512
45	Переписка о потребности в научно-информационных материалах:
	а) на материалы, изданные за рубежом	3 г.
	б) на материалы, изданные в Российской Федерации	1 г. ст. 521
46	Переписка об оформлении годовой подписки на литературу	1 г. (1) ст. 529	(1) После получения подписной литературы

6.2. Распространение информации, реклама

47	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 л. ЭПК ст. 540
48	Переписка о размещении информации на Интернет-сайте организации	5 л. ЭПК ст. 556
49	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л. ст. 557

7. Трудовые отношения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

50	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л. ст. 564
51	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 л. ЭПК ст. 596

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

52	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК ст. 649
53	Переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л. ст. 650
54	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г. ст. 673
55	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭПК ст. 674
56	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1) ст. 687	(1) Для зарубежных командировок - 10 л. ЭПК

8.2. Установление квалификации работников

57

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 л. ст. 702

8.4. Награждение

58

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК ст. 742

* Кроме документов, на бумажном носителе (приказ ФНС России от 23.08.2005 N ММ-3-18/404)

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

59

Переписка о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г. ст. 783

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

60	Переписка о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 л. ЭПК ст. 811
61	Переписка о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г. ст. 819

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

62	Переписка об определении потребности организации в транспортных средствах	3 г.  ст. 825
63	Переписка об обеспечении средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий	5 л. ст. 845
64	Переписка о развитии средств связи и их эксплуатации	5 л. ЭПК ст. 846
65	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г. ст. 852

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

66	Переписка о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 г.  ст. 913
67	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря	1 г. ст. 917

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

68

Переписка об организации питания работников

3 г. ст. 957

11.3. Организация досуга

69

Переписка об организации досуга работников

5 л. ЭПК ст. 960

Реестры

70

Государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2) ст. 42

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня. (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Отчеты налоговых органов

Отчетность налоговых органов

71 (168 б)	Сводные отчеты Управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации о начислении и поступлении налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджетную систему РФ		Перечень МНС России. Приказ МНС России от 21.04.2004 N САЭ-3-18/297
	б) месячные	1 год ст. 168 б
72	Отчеты по формам ежедневных и пятидневных мониторингов о поступлении в федеральный бюджет налогов и сборов, контролируемых ФНС России	1 год ст. 171	Перечень МНС России. Приказ МНС России от 21.04.2004 N САЭ-3-18/297

Базы данных

73	Базы данных регистрации и контроля:
	в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л.
	г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л.
	д) контроля исполнения документов	3 г.
	е) обращений граждан	5 л.
	ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.  ст. 258

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

31.05.2011

_____________________________

* Данный перечень относится только к документам внутренней переписки и обязателен для применения с .01.2012

** Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года. Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".