Приложение. Положение об Отделе комплектования и документационного обеспечения управления в Управлении организации архивных услуг

Приложение
к приказу Федерального архивного агентства
от 31 марта 2010 г. N 28

Положение
об Отделе комплектования и документационного обеспечения управления в Управлении организации архивных услуг

1. Общие положения

1.1. Отдел комплектования и документационного обеспечения управления (далее - Отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.01.2010 N 1 "О внесении изменения в структуру и введении штатного расписания центрального аппарата Росархива на 2010 год" входит в состав Управления организации архивных услуг Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами Руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно начальнику Управления организации архивных услуг.

1.4. Отдел курирует руководитель Росархива в соответствии с распределением обязанностей между руководством Росархива.

2. Задачи Отдела

2.1. Изучение тенденций и закономерностей развития архивного дела в области комплектования и экспертизы ценности документов, разработка программ и проектов его развития с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в субъектах Российской Федерации.

2.2. Координация деятельности федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по профильным Отделу направлениям.

2.3. Оказание организационно-методической помощи федеральным органам государственной власти, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральным государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, государственным, муниципальным архивам, а также организациям и гражданам по профильным Отделу направлениям деятельности.

2.4. Взаимодействие с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам внедрения, развития и совершенствования документационного обеспечения управления и оказания методической помощи в организации работы с документами.

2.5. Изучение, обобщение и распространение положительного отечественного и зарубежного опыта работы в области комплектования и экспертизе ценности архивных документов, а также документационного обеспечения управления, внедрение в практику работы федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, передовых форм и методов работы по профильным Отделу направлениям деятельности.

2.6. Обеспечение совместно с другими структурными подразделениями Росархива соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в федеральных государственных архивах по вопросам организации комплектования федеральных государственных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

3. Основные функции Отдела

3.1. Участвует совместно с Договорно-правовым отделом в подготовке проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности Росархива.

3.2. Готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации федеральных целевых программ, а также разработки и выполнении перспективных и текущих планов деятельности Росархива по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.3. Принимает участие в рассмотрении Основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации, проектов планов работы федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, отчетов об их выполнении по профильным Отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения; рассматривает совместно с другими структурными подразделениями Росархива проекты уставов федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, участвует в составлении отчетов об использовании ассигнований на выполнение федеральных целевых программ.

3.4. Анализирует состояние архивного дела по профильным Отделу направлениям, вносит предложения по его совершенствованию.

3.5. Разрабатывает предложения по вопросам комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации, являющимися федеральной собственностью.

3.6. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также находящихся на депозитарном хранении в федеральных органах исполнительной власти и организациях.

3.7. Оказывает методическую помощь в организации работы архивных и экспертных служб федеральных органов исполнительной власти.

3.8. Участвует в разработке методических пособий по вопросам отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации и экспертизы их ценности; проводит работу по определению категорий организаций, документы которых подлежат и (или) не подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации; совместно с Отделом обеспечения сохранности и автоматизированного государственного учета участвует в решении вопросов фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.9. Организует разработку перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения; оказывает помощь федеральным органам государственной власти, иным государственным органам по подготовке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения и готовит их к согласованию; дает заключения о согласовании разработанных федеральными органами государственной власти нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и методических пособий по вопросам отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; рассматривает и вносит предложения об изменении сроков хранения архивных документов.

3.10. Осуществляет координацию работ по экспертизе научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в федеральные государственные учреждения, подведомственные Росархиву.

3.11. Разрабатывает проекты примерных положений об архивных и экспертных службах федеральных органов государственной власти; готовит к согласованию положения о центральных архивах, центральных экспертных комиссиях (ЦЭК); оказывает им методическую помощь в подготовке нормативных правовых актов и методических пособий отраслевого и межотраслевого характера по вопросам работы с документами.

3.12. Разрабатывает и готовит к утверждению в установленном порядке обязательные к исполнению нормативные документы по профильным Отделу вопросам; дает заключения на проекты нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемых федеральными органами государственной власти.

3.13. Готовит проекты договоров о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, и использования указанных документов, заключаемых с федеральными органами исполнительной власти и организациями в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 N 808 "Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности".

3.14. Содействует федеральным государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, в приобретении документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

3.15. Участвует совместно с Отделом международных связей в выявлении и приобретении архивных документов, находящихся за рубежом и представляющих интерес для пополнения Архивного фонда Российской Федерации.

3.16. Проводит работу по согласованию инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти.

3.17. Организует проведение мониторинга состояния документационного обеспечения в федеральных органах исполнительной власти.

3.18. Принимает участие в разработке нормативных и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления.

3.19. Осуществляет взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти по вопросам электронного документирования, электронного документооборота и создания электронного правительства.

3.20. Принимает участие в разработке национальных стандартов по вопросам документирования и организации работы с организационно-распорядительными документами, в том числе электронными документами.

3.21. Оказывает методическую и консультативную помощь федеральным органам государственной власти, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, организациям, а также гражданам Российской Федерации по вопросам документирования и организации работы с документами.

3.22. Участвует совместно с другими структурными подразделениями Росархива в комплексных и тематических проверках федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву; по согласованию с руководителями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, осуществляет ознакомление с состоянием архивного дела в государственных архивах субъектов Российской Федерации и оказание им методической помощи.

3.23. Принимает участие в определении номенклатуры платных работ и услуг, оказываемых федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву, юридическим и физическим лицам по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.24. Участвует в разработке основных направлений и тематики научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии, формировании плана-заказа на разработку научно-исследовательских проблем (тем), рассматривает и дает заключения на проекты координационных планов, методических программ, методических разработок по профильным Отделу направлениям деятельности; совместно с Отделом организационной и научно-методической работы организует их внедрение; организует работу по приемке результатов научно-исследовательских работ по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.25. Участвует в подготовке и работе конференций, совещаний, семинаров, проводимых Росархивом, а также архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.26. Совместно с другими подразделениями Росархива принимает участие в организации и проведении конкурсов научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, рассмотрении работ, выдвинутых на конкурсы по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.27. Готовит и оперативно предоставляет информацию для официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям.

3.28. Организует в соответствии с утвержденным планом работу Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве; обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЦЭПК.

3.29. Участвует в установленном порядке в осуществлении международных связей Росархива во взаимодействии с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, в том числе в подготовке проектов договоров по международному сотрудничеству; готовит материалы по профильным Отделу направлениям деятельности в связи с участием Росархива в работе международных организаций по архивному делу.

3.30. Вносит на рассмотрение коллегий Росархива и Минкультуры России вопросы, относящиеся к компетенции Отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению.

3.31. Принимает участие в разработке проектов программ, учебных планов, методических документов по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных подразделений федеральных органов государственной власти, федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву и архивных учреждений субъектов Российской Федерации, в организации и проведении стажировок, других мероприятий по повышению квалификации по вопросам, входящих в компетенцию Отдела.

3.32. Изучает и распространяет передовой опыт работы архивных учреждений России и зарубежных архивов, внедряет рациональные формы и методы работы по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.33. Подготавливает предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок Росархива.

3.34. Принимает участие совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград в подборе кадров Отдела.

3.35. Консультирует работников аппарата Росархива, федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по профильным Отделу направлениям деятельности, принимает меры к устранению недостатков.

4. Права Отдела

Отделу предоставляется право по поручению и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

4.1. Получать от других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений, материалы, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.2. Запрашивать в установленном порядке от федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, сведения об их работе в области комплектования и экспертизы ценности документов.

4.3. Вносить предложения о заслушивании представителей федеральных органов государственной власти и организаций по вопросам работы их архивов.

4.4. Во взаимодействии с Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия представлять Росархив в архивных и делопроизводственных службах федеральных органов государственной власти и организаций; в установленном порядке направлять работников Отдела в федеральные государственные учреждения, подведомственные Росархиву, и архивные учреждения субъектов Российской Федерации для выполнения соответствующих профилю Отдела служебных функций.

4.5. Готовить в установленном порядке рекомендации федеральным государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, проекты рекомендаций государственным и муниципальным архивам по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.6. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Росархива, федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Отдела.

4.7. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами государственной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.8. Привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, входящих в компетенцию Отдела, отнесенных к сфере деятельности Росархива, научные и иные организации, ученых и специалистов.

4.9. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

4.10. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

5. Организация работы Отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Управления организации архивных услуг - начальник Отдела комплектования и документационного обеспечения управления (далее - начальник Отдела), назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации архивных услуг с обсуждением на коллегии Росархива.

5.2. Начальник Отдела в пределах своей компетенции:

организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительской дисциплины;

принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников Отдела, о возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, о направлении на повышение квалификации;

распределяет обязанности между работниками Отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы;

представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Росархива и поручениями Руководителя Росархива или заместителей Руководителя, а также начальником Управления организации архивных услуг.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

5.5. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых Отделом работ.

Работники Отдела назначаются на должность приказом Руководителя Росархива по представлению начальника Отдела и согласованию с начальником Управления организации архивных услуг.

5.6. Служебная деятельность работников Отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, настоящим Положением и должностными регламентами.