XII. Особенности организации документооборота в подразделениях службы в процессе осуществления функций ФССП России

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 31 марта 2014 г. N 112 раздел XII изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

XII. Особенности организации документооборота в подразделениях службы в процессе осуществления функций ФССП России

12.1. Регистрация исполнительных документов и иных документов, образующихся в процессе осуществления функций ФССП России, заведение тома специального номенклатурного дела, передача специальных номенклатурных дел

12.1.1. Прием, обработка, входящих документов, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль их исполнения осуществляется в порядке, предусмотренном разделами IV и V Инструкции.

12.1.2. После регистрации документов, указанных в пункте 11.25.2 Инструкции, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения заводится соответствующий том специального номенклатурного дела (за исключением тома специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении).

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 28 сентября 2015 г. N 457 в подпункт 12.1.3 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

12.1.3. Делопроизводитель при заведении дела включает в него обложку дела установленного образца, напечатанную на листе бумаги формата А4 с частично заполненными реквизитами. На обложке тома дела указывается:

номер номенклатурного дела и номер тома;

дата поступления основного документа;

срок хранения;

инициалы и фамилия исполнителя, которому передается дело с основным документом для исполнения (для исполнительного производства, в т.ч. сводного, - судебного пристава-исполнителя с учетом зонального принципа обслуживания территории, для разыскного дела - судебного пристава-исполнителя, уполномоченного осуществлять разыскные мероприятия, отдельные исполнительные действия и (или) отдельные меры принудительного исполнения, и т.д.);

N зонального участка (для исполнительного производства, в т.ч. сводного);

предмет основного документа:

для исполнительного производства, в т.ч. сводного, - предмет исполнения;

для разыскного дела и для дела по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка - объект розыска;

для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения - вид поручения судебного пристава-исполнителя;

для дела по жалобе, поступившей в порядке подчиненности, - предмет жалобы;

для дела об административном правонарушении - категория правонарушения;

для дела по предварительной проверке сообщения о преступлении - основной состав;

сведения о лицах, связанных с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются, разыскиваемое лицо и др.).

Делопроизводитель при заведении тома специального номенклатурного дела включает в него:

печатный образ бланка внутренней описи тома дела установленного образца на бумажном носителе, ведущейся в электронном виде и являющейся неотъемлемой частью ЭРК основного документа, с записью в нем основного документа и иных поступивших с ним документов (заявление, сопроводительное письмо, доверенность и др.);

основной документ (подлинник или копия) и иные поступившие с ним документы.

Для исполнительного производства такими документами могут являться заявление взыскателя или его представителя о возбуждении исполнительного производства, сопроводительное письмо к акту уполномоченного органа, надлежащим образом оформленная доверенность стороны исполнительного производства, лист ознакомления с материалами дела.

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 28 сентября 2015 г. N 457 в подпункт 12.1.4 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

12.1.4. Поступивший (созданный) основной документ, на основании которого заведен том специального номенклатурного дела, учитывается в соответствующей книге учета под присвоенным ему регистрационным номером.

Исполнительные документы учитываются в книге учета исполнительных документов, постановления судебного пристава-исполнителя о розыске - в книге учета постановлений о розыске, разыскные дела - в журнале учета (регистрации) разыскных дел, судебные акты по гражданским делам о розыске гражданина-ответчика и (или) ребенка - в книге учета судебных актов по гражданским делам о розыске граждан-ответчиков и (или) детей и т.п.

Книги и журналы учета включаются в номенклатуру дел подразделения Службы в качестве номенклатурных дел.

12.1.5. Том специального дела после его заведения делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня поступления (создания) основного документа в подразделение Службы, а по исполнительным документам, подлежащим немедленному исполнению - после поступления в подразделение судебных приставов и регистрации немедленно.

Том специального дела после его получения из другого подразделения Службы (например, исполнительное производство, передаваемое в соответствии с ч. 7 ст. 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве") делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня его поступления в подразделение Службы.

Факт получения исполнителем основного документа (тома специального дела с основным документом), поступившего из другого подразделения Службы тома специального дела, удостоверяется в соответствующей книге учета (в распечатке книги учета при ведении ее в электронном виде) или в реестре на передачу документов установленного образца его подписью с расшифровкой и указанием даты получения.

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 15 мая 2015 г. N 286 в пункт 12.1.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.1.6. Документы (их копии в случаях, предусмотренных законодательными или нормативными правовыми актами), созданные или полученные при рассмотрении основного документа тома специального дела (его обработки, производства по нему), исполнитель приобщает к материалам соответствующего тома дела и заносит сведения о приобщенных документах во внутреннюю опись документов тома в день их создания или получения.

Обращения, заявления, ходатайства (за исключением жалоб, поданных в порядке подчиненности), поступившие в подразделение и связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома специального дела, а также копии результатов их рассмотрения, передаются после их регистрации делопроизводителем исполнителю, ведущему производство, для приобщения к материалам соответствующего тома специального номенклатурного дела.

Запросы в интересах осуществления исполнительного производства сведений о должнике или его имуществе, подготовленные и направленные судебным приставом-исполнителем в форме электронного документа в регистрирующие органы, кредитные и иные организации, а также ответы на них, поступившие в форме электронного документа, сохраняются с их ЭРК в базе данных ПК ОСП структурного подразделения без создания и оформления на бумаге соответствующей им печатной формы. ЭРК указанных документов связываются с ЭРК основного документа соответствующего специального дела, их даты и регистрационные номера фиксируются во внутренней описи этого дела с примечанием "электронный документ".

12.1.7. При ознакомлении сторон исполнительного производства, их представителей с документами исполнительного производства судебным приставом-исполнителем на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

12.1.8. Передача тома специального дела между исполнителями внутри подразделения Службы оформляется актом приема-передачи, утверждаемым начальником структурного подразделения. В акте отражается N тома, его комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего, при необходимости, другая информация.

Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых помещается в переданный том дела, второй - в номенклатурное дело подразделения с актами. При передаче всех дел от одного исполнителя другому в связи с увольнением, отпуском, изменением должностных обязанностей и др. помещение копии акта в переданные тома дел не обязательно.

12.1.9. Передача специальных номенклатурных дел по исполнительным производствам, в т.ч. сводным, между подразделениями Службы осуществляется в порядке, определенном статьей 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве".

Том специального дела направляется в другое подразделение судебных приставов с сопроводительным письмом нарочно или заказной почтой.

При массовой передаче дел между подразделениями Службы в случае реорганизации подразделений Службы (создании, расформировании, изменении их функций, зоны обслуживания) оформляется акт приема-передачи, утверждаемый начальниками этих структурных подразделений.

В акте отражаются N специальных номенклатурных дел и их томов, их комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего дело, при необходимости, другая информация (например, новый номер дела, присвоенный при его регистрации в подразделении-получателе).

Акт оформляется в двух экземплярах, помещаемых в номенклатурное дело с актами в соответствующих подразделениях.

12.1.10. Дела, не завершенные по состоянию на 31 декабря текущего года, учитываются в заведенной на новый календарный год книге учета без перерегистрации с сохранением присвоенных им ранее уникальных регистрационных номеров.

12.2. Особенности ведения Книги учета арестованного имущества

12.2.1. В подразделении судебных приставов территориального органа (Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств) Службы старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность, ведется Книга учета арестованного имущества, оформленная в соответствии с разделом XI Инструкции.

12.2.2. В указанную книгу вносятся сведения о подлежащем передаче взыскателю или реализации имуществе, арестованном для обеспечения его сохранности, а также при исполнении судебных актов: о конфискации имущества (обращения его в собственность государства); о наложении ареста на имущество, принадлежащее должнику и находящееся у него или у третьих лиц (арестованное в целях обеспечения иска).

12.2.3. Записи о процессуальных действиях, совершенных судебным приставом-исполнителем, вносятся в Книгу учета арестованного имущества в течение двух рабочих дней с момента совершения действия.

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 7 апреля 2016 г. N 194 в пункт 12.2.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.2.4. Старший судебный пристав ежемесячно, а главный судебный пристав субъекта (главный судебный пристав субъектов) Российской Федерации ежеквартально проверяют правильность ведения Книги учета арестованного имущества (Директор или его заместитель, курирующий Управление по исполнению особо важных исполнительных производств, - Книги учета арестованного имущества Управления по исполнению особо важных исполнительных производств соответственно) и делают запись о результатах проверки, которую заверяют личной подписью.

12.2.5. Ежемесячно в Книгу учета арестованного имущества включается запись баланса с указанием:

1) общей стоимости арестованного имущества;

2) общей стоимости арестованного и переданного на реализацию имущества;

3) суммы денежных средств, полученных от реализации указанного имущества, зачисленных на счет структурного подразделения;

4) стоимости нереализованного и отозванного с реализации имущества;

5) стоимости имущества, переданного взыскателю;

6) стоимости имущества, возвращенного должнику;

7) суммы денежных средств, перечисленных взыскателю (должнику).

Баланс подводится в Книге учета арестованного имущества нарастающим итогом с учетом остатка на начало года и заверяется личной подписью старшего судебного пристава (начальника Управления по исполнению особо важных исполнительных производств), а также печатью соответствующего структурного подразделения. Баланс подводится в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным.

12.2.6. Книга арестованного имущества хранится в металлическом шкафу (сейфе) в соответствии с правилами хранения документов строгой отчетности.

12.2.7. Ежегодно заводится новая Книга учета арестованного имущества, в которую переносятся сведения:

1) об имуществе, подлежащем реализации, которое не реализовано, не передано взыскателю и не возвращено должнику;

2) об имуществе, подлежащем передаче взыскателю, которое не передано взыскателю;

3) об имуществе, подлежащем передаче в собственность государства, которое не передано государственным органам или организациям для обращения в государственную собственность;

4) об имуществе, арестованном в обеспечение иска, о чем ставится соответствующая отметка в графе 26 Книги учета арестованного имущества.

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 7 апреля 2016 г. N 194 в пункт 12.2.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.2.8. Старший судебный пристав (начальник Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) в конце года производит проверку законченной книги, составляет итоговый баланс с указанием стоимости имущества по остатку на начало года, имущества, переданного на реализацию в текущем году, и имущества, которое переходит остатком на следующий отчетный год, заверяет итоги проверки своей подписью и оттиском печати отдела.

После оформления законченной Книги арестованного имущества старший судебный пристав (начальник Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) в течение 14 дней предоставляет ее для проверки главному судебному приставу субъекта (главному судебному приставу субъектов) Российской Федерации (Директору или его заместителю, курирующему Управление по исполнению особо важных исполнительных производств директора, соответственно), который оформляет результаты проверки записью "Согласен" или "Не согласен" (с обоснованием несогласия) и заверяет ее личной подписью с указанием даты.

После проверки Книги арестованного имущества главным судебным приставом субъекта (главным судебным приставом субъектов) Российской Федерации (Директором или его заместителем, курирующим Управление по исполнению особо важных исполнительных производств, соответственно) законченная книга в течение 10 дней возвращается в соответствующее подразделение судебных приставов для передачи на оперативное хранение.

12.3. Организация передачи документов завершенных в делопроизводстве томов специальных дел, книг учета на централизованное оперативное хранение

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 28 сентября 2015 г. N 457 в подпункт 12.3.1 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

12.3.1. Завершение в делопроизводстве томов специальных дел производится:

для исполнительного производства - при окончании или прекращении исполнительного производства;

для сводного исполнительного производства - при окончании или прекращении последнего из исполнительных производств в его составе;

для разыскного дела - при прекращении розыска;

для дела по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка - при прекращении розыска;

для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения - на основании отчета судебного пристава-исполнителя об исполнении поручения совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения;

для дела по жалобе, поступившей в порядке подчиненности, - на основании результата рассмотрения жалобы, поступившей в порядке подчиненности (постановления, служебного письма);

для дела об административном правонарушении - при наступлении обстоятельств, предусмотренных статьей 24.5 КоАП Российской Федерации;

для дела по предварительной проверке сообщения о преступлении - на основании постановления о возбуждении уголовного дела или постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 15 мая 2015 г. N 286 в пункт 12.3.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.3.2. Завершение в делопроизводстве тома специального дела оформляется по результатам его проверки начальником подразделения (его заместителем, который в соответствии с распределением обязанностей курирует исполнительное производство) на его обложке. Запись о результатах проверки начальник подразделения (его заместитель) заверяет личной подписью с указанием инициалов и фамилии, проставлением даты оформления записи.

При проверке дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, старший судебный пристав (его заместитель) в обязательном порядке проверяет наличие в деле копий документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме (копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п.).

Проверка факта направления запроса в форме электронного документа и получения ответа на него осуществляется просмотром информации по соответствующему тому специального дела, хранящейся в АИС ФССП России.

12.3.3. Прием документов (томов специальных дел, книг учета), передаваемых исполнителями для централизованного оперативного хранения, распределение их в помещении для хранения осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения (делопроизводителем).

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации ФССП России от 20 сентября 2011 г. N 06-12 "По оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами"

12.3.3.1. Передачу исполнителями завершенных в делопроизводстве дел, а также ведущихся ими книг учета на централизованное оперативное хранение делопроизводителю организует начальник подразделения.

12.3.3.2. Старший судебный пристав (начальник Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) утверждает график приема делопроизводителем на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве в прошедшем месяце томов специальных дел и книг учета, ведущихся судебными приставами-исполнителями, ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

12.3.3.3. Делопроизводителем прием на централизованное оперативное хранение от судебных приставов-исполнителей завершенных в делопроизводстве в прошедшем месяце томов специальных дел и книг учета производится в течение месяца, следующего за отчетным.

12.3.3.4. Проекты графиков приема на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных дел, книг учета делопроизводитель разрабатывает во взаимодействии с судебными приставами-исполнителями и представляет для утверждения старшему судебному приставу (начальнику Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) ежемесячно не позднее 10 числа.

Информация об изменениях:

Приказом ФССП России от 15 мая 2015 г. N 286 в подпункт 12.3.3.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.3.3.5. При приеме на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных дел делопроизводитель проверяет:

наличие отметки начальника подразделения (его заместителя) о проверке завершенного в делопроизводстве тома специального дела и ее содержание;

соответствие документов тома специального дела внутренней описи. При проверке дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, в обязательном порядке проверяется наличие в деле копий документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме (копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п.). Проверка факта направления запроса в форме электронного документа и получения ответа на него осуществляется просмотром информации по соответствующему тому специального дела, хранящейся в АИС ФССП России;

надежность скрепления или прошивку документов дела.

В случае, когда дело подготовлено к передаче на централизованное оперативное хранение в порядке, предусмотренном п. 11.26.5 Инструкции, делопроизводитель во внутренней описи дела делает отметку о соответствии описи фактическому составу дела.

Отметка делопроизводителя заверяется его подписью с указанием инициалов и фамилии, проставлением даты приема дела.

12.3.3.6. Факт передачи исполнителем делопроизводителю в соответствии с утвержденным графиком завершенных в делопроизводстве дел, книг учета фиксируется в двухстороннем акте, который подписывается указанными выше должностными лицами и утверждается начальником подразделения.

12.3.3.7. Проекты актов о передаче на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных номенклатурных дел (книг учета) исполнители, передающие указанные документы, готовят в двух экземплярах.

После подписи акта сдающим и принимающим должностными лицами и утверждения его начальником подразделения один экземпляр акта передается делопроизводителю, второй хранится у исполнителя.

Акт о передаче на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных номенклатурных дел (книг учета) может оформляться и храниться в форме электронного документа в подсистеме АИС ФССП России с использованием исполнителем, делопроизводителем и начальником подразделения простой электронной подписи.

12.3.4. После сдачи завершенных в делопроизводстве дел прошедшего года на централизованное оперативное хранение руководители территориальных органов Службы организуют проведение инвентаризации указанных документов комиссиями, возглавляемыми начальниками подразделений, с включением в их состав не менее одного специалиста аппарата управления по направлению деятельности. Допускается проведение инвентаризации завершенных в делопроизводстве дел поквартально с составлением соответствующих актов.

В ходе инвентаризации проверяется соответствие сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, учетным данным подсистемы АИС ФССП России за соответствующий период, а также правомерность и обоснованность принятия решений о завершении дел, укомплектованность томов специальных дел в соответствии с внутренними описями. Выявленные недостатки устраняются в ходе инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются актом. При поквартальной инвентаризации завершенных в делопроизводстве дел итоговый акт инвентаризации оформляется на основании квартальных актов.

О проведении инвентаризации завершенных в делопроизводстве дел прошедшего года, переданных на централизованное оперативное хранение, и ее результатах руководители территориальных органов Службы ежегодно до 30 апреля года, следующего за отчетным, информируют Управление делопроизводства.