Приложение N 1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела

1. Настоящее Положение определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных*(1) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации*(2) и ведению его личного дела.

2. В органах внутренних дел Российской Федерации*(3) ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников*(4).

3. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" и другими федеральными законами*(5).

4. Централизованный учет персональных данных сотрудника*(6) осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел*(7).

5. Централизованный учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.

6. В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется. Ведение документов и банков данных, указанных в пункте 2 настоящего Положения, в отношении указанных сотрудников осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

7. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет).

8. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования:

9. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

10. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) органов внутренних дел.

11. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.

12. Документами учета сотрудника являются:

12.1. Документы учета сотрудников, указанные в подпунктах 12.1, 12.4 (в отношении лиц среднего, старшего и высшего начальствующего состава), 12.5 и 12.6 настоящего Положения, ведутся в Департаменте государственной службы и кадров МВД России. Документы учета сотрудников, указанные в подпунктах 12.2, 12.3 и 12.4 (в отношении лиц рядового и младшего начальствующего состава) настоящего Положения, ведутся в органах, организациях, подразделениях МВД России.

13. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется карандашом. При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

14. Сведения об изменении персональных данных сотрудника ежемесячно до 30 числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД России в Департамент государственной службы и кадров МВД России в объеме алфавитной карточки.

15. Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей (начальников) кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России, а в случае их отсутствия - на руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД России.

16. Личное дело сотрудника*(8) является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.

17. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну*(9).

18. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

19. Личные дела ведутся по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению (личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации и Федеральной миграционной службе, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации*(10)).

19.1. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности руководителей (начальников) и заместителей руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России на окружном и региональном уровнях, оперативных бюро МВД России, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, Симферопольского линейного отдела МВД России на транспорте, образовательных и научных организаций системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), руководителей (начальников) центров специального назначения МВД России, отрядов мобильных особого назначения, специальных отрядов быстрого реагирования территориальных органов МВД России, сотрудников, прикомандированных к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям (за исключением Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и Федеральной миграционной службы), осуществляется Департаментом государственной службы и кадров МВД России. Ведение личных дел иных сотрудников осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России по месту прохождения сотрудниками службы.

20. Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение N 8 к настоящему Положению). Количество учтенных номеров в инвентарной книге должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.

21. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел.

22. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.

23. При наличии на хранении более 500 личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел (приложение N 9 к настоящему Положению).

24. Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся:

25. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником. Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.

26. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

27. Не допускается внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой.

28. Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

29. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет*(11), а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел.

30. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

31. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России.

32. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент проведения проверки сообщенных им сведений работает по трудовому договору, и копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

33. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.

34. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

35. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

36. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

37. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

38. Документы, хранящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к личному делу.

39. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

40. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД России.

41. При назначении сотрудников, ранее проходивших службу в органах, организациях, подразделениях МВД России на должностях штатных негласных сотрудников, в порядке перевода, на должности, не относящиеся к данной категории, документы, приобщенные к их личным делам и имеющие гриф секретности, превышающий гриф "секретно", подлежат рассекречиванию либо изъятию в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015*(12). Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России, разрешившего изъятие документа. Изъятые из личных дел документы хранятся в органе, организации, подразделении МВД России, осуществившем изъятие, в отдельном номенклатурном деле со сроком хранения, равным сроку хранения личного дела.

42. До приобщения к личному делу сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами:

43. В случае изменения сведений, указанных в анкете, сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение органа, организации, подразделения МВД России с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела.

44. Выдача (высылка) личных дел с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД России производится по контрольной карточке личного дела (приложение N 12 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается орган, организация, подразделение МВД России, в которое выслано личное дело.

45. Решение о выдаче (высылке) личного дела принимается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России или руководителем (начальником) кадрового подразделения либо лицами, их замещающими, в 10-дневный срок со дня получения запроса.

46. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 1 месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

47. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

48. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня издания приказа о назначении на должность. В инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД России, в которое выслано личное дело.

49. Не реже 1 раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 представителей органа, организации, подразделения МВД России производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге).

50. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового и режимно-секретного подразделений органа, организации, подразделения МВД России.

51. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России.

52. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в органах внутренних дел, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.

53. Личные дела сотрудников, замещающих (замещавших) должности, указанные в пункте 19.1 настоящего Положения, и увольняемых со службы в органах внутренних дел, не позднее 5 дней направляются Департаментом государственной службы и кадров МВД России в соответствующий орган, организацию подразделение МВД России по последнему месту прохождения ими службы.