Регламент взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" при подготовке и организации корпоративных мероприятий дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД"

Регламент
взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" при подготовке и организации корпоративных мероприятий дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД"
(утв. распоряжением ОАО "РЖД" от 16 апреля 2007 г. N 673р)

1. Настоящий Регламент, разработанный в соответствии с Порядком участия представителей ОАО "РЖД" в работе органов управления хозяйственных обществ, акциями (долями) которых владеет ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 14 июля 2004 г. N 68, имеет целью повышение эффективности взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" при подготовке поручений для голосования представителям ОАО "РЖД" в органах управления хозяйственных обществ, акциями (долями) которых владеет ОАО "РЖД" (далее - ДЗО).

2. Настоящий Регламент определяет:

- порядок и сроки подготовки запросов на выдачу заключений по вопросам, включенным в повестку дня общего собрания акционеров (участников) и заседания совета директоров ДЗО, направляемых в структурные подразделения ОАО "РЖД";

- порядок и сроки подготовки заключений по вопросам, включенным в повестку дня общего собрания акционеров (участников) и заседания совета директоров ДЗО;

- оформление и порядок согласования поручений для голосования представителям ОАО "РЖД" в органах управления ДЗО (далее - поручения для голосования);

- иные вопросы взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" при подготовке поручений для голосования.

3. Подготовка поручений для голосования осуществляется Департаментом управления дочерними и зависимыми обществами (далее - Департамент) на основании уведомления, а также информации (документов, материалов) о проведении ДЗО корпоративных мероприятий.

4. Поручение формируется на основании решений органов управления ОАО "РЖД", заключений подразделений ОАО "РЖД", заключений членов совета директоров ДЗО - представителей ОАО "РЖД", проектов решений общих собраний акционеров (участников) и советов директоров ДЗО по включенным в повестку дня вопросам.

5. Не позднее одного рабочего дня с даты получения уведомления и информации о проведении корпоративного мероприятия Департамент готовит и направляет в подразделения ОАО "РЖД" запросы на выдачу заключения по вопросам согласно приложениям 1 - 3.

6. Запрос должен содержать порядковый номер вопроса, по которому представляется заключение, срок представления заключения и дату направления запроса.

К запросу прилагаются копия уведомления о проведении корпоративного мероприятия и материалы по вопросам повестки дня (на электронном или бумажном носителе).

7. Руководители подразделений ОАО "РЖД", указанных в приложениях 1 - 3, не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса обязаны представить свои заключения в Департамент.

8. В случаях, когда уведомление и информация о проведении корпоративных мероприятий ДЗО представлены с нарушением сроков, установленных Порядком участия представителей ОАО "РЖД" в работе органов управления хозяйственных обществ, акциями (долями) которых владеет ОАО "РЖД", срок подготовки заключений устанавливает Департамент.

9. Заключение должно содержать:

- формулировку вопроса повестки дня заседания совета директоров или общего собрания акционеров (участников) ДЗО, по которому представляется заключение, идентичную формулировке, представленной в запросе Департамента;

- рекомендации для голосования по вопросу, включенному в повестку дня заседания совета директоров или общего собрания акционеров (участников) ДЗО, с указанием формулировок проектов решений, за которые предлагается голосовать;

- обоснование предлагаемых формулировок проектов решений.

10. При подготовке заключений к заседанию совета директоров или общему собранию акционеров (участников), проводимому в заочной форме, рекомендации по голосованию необходимо представлять в отношении проекта решения, предлагаемого ДЗО в опросном листе или бюллетене (при наличии такового). В случае расхождения позиции соответствующего подразделения с проектом решения, указанным в опросном листе (бюллетене), необходимо отразить рекомендации по проекту указанного решения.

11. Текст заключения должен быть напечатан с интервалом 12 пт, шрифтом Times New Roman, размер N 12 (для табличных материалов допускается размер N 10).

В правом верхнем углу заключения указывается наименование подразделения (полное и сокращенное), подготовившего заключение.

12. В случае представления подразделениями ОАО "РЖД" заключений, не соответствующих требованиям настоящего Регламента или формально соответствующих, но не позволяющих разработать однозначную позицию при подготовке поручения для голосования, Департамент вправе:

- потребовать от подразделения ОАО "РЖД", подготовившего заключение, его доработки в кратчайший срок;

- не использовать содержащиеся в заключении рекомендации по голосованию при формировании поручения для голосования;

- сообщить вице-президенту ОАО "РЖД", курирующему соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД", о представлении заключения, не соответствующего требованиям настоящего Регламента.

13. Не позднее двух рабочих дней со дня получения заключений Департамент обобщает их и готовит поручение для голосования с учетом замечаний причастных подразделений ОАО "РЖД" или информации ДЗО об устранении указанных замечаний.

14. Поручение для голосования, оформленное Департаментом, подписывается начальником Департамента, согласовывается с вице-президентом, курирующим Департамент, и утверждается старшим вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы стратегического планирования и развития.