Приложение N 1. Инструкция по учету кадров уголовно-исполнительной системы

1) основные задачи и виды учета сотрудников и служащих центрального аппарата ФСИН России*(2), учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России и территориальных органов уголовно-исполнительной системы*(3);

2) организацию учета кадров уголовно-исполнительной системы*(4);

3) формы учетных документов;

4) основные требования, предъявляемые к учету кадров УИС.

1) документальное отражение прохождения службы (работы) сотрудников*(5) и служащих УИС*(6);

2) обеспечение руководителей учреждений и органов УИС сведениями об укомплектованности, текучести и качественном составе кадров УИС, а также справочными данными на сотрудников и служащих, необходимыми для решения вопросов об их служебном использовании;

3) ведение справочной работы по вопросам прохождения службы (работы) сотрудников и служащих.

1) Персональному учету подлежат все сотрудники. Персональный учет представляет собой совокупность биографических данных, сведений о прохождении службы, трудовой деятельности, деловых, профессиональных и личных качествах сотрудников, зафиксированных в установленном порядке по определенной форме и упорядоченных по конкретному признаку (например, по личному номеру, замещаемой должности и т.п.).

Разновидностями персонального учета являются алфавитный, пономерной и штатно-должностной учеты.

Алфавитному учету подлежат сотрудники, имеющие специальные звания среднего и старшего начальствующего состава.

Пономерному учету подлежат сотрудники, имеющие специальные звания рядового и начальствующего состава.

Учет ведется пофамильно в алфавитном порядке и на основании личных номеров, присваиваемых в установленном порядке.

Штатно-должностной учет ведется по всем должностям, предусмотренным штатными расписаниями. Он содержит сведения о сотрудниках и служащих, замещающих эти должности.

2) Количественный (статистический) учет содержит обобщенные цифровые данные, характеризующие укомплектованность учреждений и органов УИС, текучесть и качественный состав кадров УИС.

1) личное дело сотрудника (сокращенное личное дело служащего), структура и порядок ведения которого указаны в Правилах оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) уголовно-исполнительной системы (приложение N 2 к Инструкции);

2) алфавитная карточка формы N 1 (приложение N 3 к Инструкции), на основании которой в УК ФСИН России формируется единая алфавитная картотека сотрудников, замещающих должности среднего и старшего начальствующего состава. Картотека используется для ведения справочно-поисковой работы в отношении данной категории сотрудников;

3) служебная карточка формы N 2 (приложение N 4 к Инструкции), на основании которой в учреждениях и органах УИС формируются алфавитные картотеки на всех сотрудников. В отсутствие личного дела позволяет получать основные биографические данные сотрудника, сведения о службе в учреждениях и органах УИС, органах внутренних дел, военной службе, работе в гражданских учреждениях и организациях, на предприятиях и т.п.;

4) штатно-должностная книга (приложение N 5 к Инструкции), которая предназначена для оперативного контроля за укомплектованностью штатных должностей сотрудников и служащих, а также качественным составом кадров УИС;

5) карточка пономерного учета сотрудника формы N 4 (приложение N 6 к Инструкции), которая предназначена для организации учета сотрудников, имеющих специальные звания рядового и начальствующего состава, в целях ведения справочно-поисковой работы;

6) карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава, формы N 5 (приложение N 7 к Инструкции), на основании которой в управлении кадров ФСИН России формируется картотека лиц, имеющих специальные звания от генерал-майора внутренней службы и выше;

7) карточка сотрудника, награжденного высшими государственными наградами Российской Федерации, формы N 7 (приложение N 8 к Инструкции), которая предназначена для учета и организации работы с сотрудниками, имеющими звание Героя Российской Федерации;

8) сокращенное личное дело, которое ведется на служащих, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным документам и работам.

1) организовать учет кадров УИС в соответствии с требованиями Инструкции и Табеля отчетности по кадрам УИС, а также периодически лично контролировать его состояние как в возглавляемых ими аппаратах, так и в подведомственных учреждениях и органах УИС;

2) своевременно представлять сведения по кадрам, предусмотренные Табелем отчетности по кадрам УИС, а также проводить занятия (сборы) по профессиональной подготовке с работниками, непосредственно ведущими учет кадров;

3) обеспечивать сохранность документов по учету кадров и конфиденциальность содержащихся в них сведений;

4) обеспечить защиту прав и свобод сотрудников и служащих УИС при обработке их персональных данных.

1) Присвоение личных номеров лицам среднего, старшего и высшего начальствующего состава производится одновременно с присвоением первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС.

2) Кадровые аппараты при оформлении документов на присвоение первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС граждан, ранее проходивших службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, иную военную службу и службу, приравненную к ней, заполняют алфавитную карточку по форме N 1 (приложение N 3 к Инструкции), карточку пономерного учета по форме N 4 (приложение N 6 к Инструкции) и вместе с представлением к присвоению первого специального звания (зачислению в кадры УИС) высылают в УК ФСИН России.

За лицами, проходившими службу (военную службу) в вышеперечисленных федеральных органах исполнительной власти, личные номера, присвоенные им в тот период, не сохраняются.

Лицам, имевшим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава и уволенным из учреждений и органов УИС, при их зачислении вновь в кадры УИС присваиваются личные номера, под которыми они ранее состояли на службе в УИС. В случае, если указанные лица имели жетоны с личными номерами*(9) старого образца, то при их зачислении вновь в кадры УИС присвоение личных номеров производится в порядке, установленном настоящей Инструкцией для лиц, вновь принимаемых на службу.

3) Присвоение личных номеров лицам рядового и младшего начальствующего состава производится приказами руководителей соответствующих учреждений и органов УИС.

Курсантам и слушателям очных отделений образовательных учреждений ФСИН России личные номера присваиваются приказом образовательного учреждения одновременно с зачислением на учебу.

Выдача жетонов этой категории лиц производится кадровыми аппаратами на основании приказа о назначении на должность (зачислении на учебу).

4) На лиц рядового и младшего начальствующего состава в 3-дневный срок с момента выдачи им жетонов заполняются карточки пономерного учета (форма N 4), которые направляются в кадровый аппарат соответствующего учреждения и органа УИС для формирования картотеки пономерного учета этой категории лиц.

5) Личные номера, присвоенные сотрудникам, имеющим специальные звания рядового и начальствующего состава, указываются в документах их личных дел (послужном списке, представлениях к присвоению специальных званий и т.п.), документах денежного и вещевого довольствия, приказах по личному составу и т.д.

6) Сотрудникам, имеющим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, жетоны вручаются одновременно с объявлением приказа о присвоении первого специального звания (зачислении в кадры УИС).

7) При увольнении сотрудников, имеющих специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, жетоны сдаются ими в кадровые аппараты по месту службы для приобщения к документам личных дел увольняемых.

8) При увольнении лиц рядового и младшего начальствующего состава из учреждений и органов УИС, присвоении им специальных званий среднего начальствующего состава, откомандировании их для прохождения службы в другой регион (субъект Российской Федерации) жетон сдается в кадровый аппарат. В дальнейшем в зависимости от фактического состояния жетона руководитель кадрового аппарата может принять решение о его повторной выдаче, списании для уничтожения по акту или приобщении к личному делу.

В случае повторной выдачи жетона на лицо, его получившее, вновь заполняется карточка пономерного учета. Новая карточка хранится вместе с карточками других лиц, которым ранее присваивался личный номер.