Приложение N 15. Правила оформления служебного письма зарубежному адресату

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве образования и науки
Российской Федерации, утв. приказом
Министерства образования и науки РФ
от 30 декабря 2011 г. N 2917

Правила
оформления служебного письма зарубежному адресату

1. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Колонтитул в письмах зарубежному адресату не ставится.

2. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит "Адресат" располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита "Адресат" пишутся прописными буквами, например:

Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ
ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ
ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ
Господину Б. ИТОПУ
ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ
(официальное название страны)
МОСКВА

3. Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

4. Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "...в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

5. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

6. Подпись. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Должность пишется под фамилией и центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал, например:

Министр образования и науки

Российской Федерации                                         И.О. Фамилия

7. В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

8. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

ОБЩИЙ БЛАНК ПИСЬМА МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Уважаемый господин Премьер - министр,

Более одного десятилетия Россия последовательно осуществляет программу социально-экономического реформирования. Успешному процессу реформ содействуют многочисленные проекты политического, экономического и общественного характера, реализуемые Федеративной Республикой Германия.

Во время встречи на высшем уровне в Веймаре Бундесканцлер и Президент Российской Федерации еще раз подчеркнули неоценимое значение совместных программ, направленных на развитие молодого поколения российских руководящих кадров, что должно способствовать укреплению экономики в целом. Инициированная Президентом Российской Федерации в 2009 году "Программа подготовки управленческих кадров для организации народного хозяйства Российской Федерации" и "Молодежный форум 2009 года" - яркие доказательства приверженности избранной политики. (Далее полный текст письма не приводится)

Министр                                                      И.О. Фамилия

Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ
ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ
ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ

Образец оформления письма зарубежному адресату
Колонтитул и отметка об исполнителе на письме зарубежному адресату не ставятся