Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Заполняем личную карточку работника (Н.И. Бородина, "Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2009 г.)
-
Заполняем личную карточку работника (Н.И. Бородина, "Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2009 г.)
-
Общие положения
-
Порядок заполнения
-
Раздел I "Общие сведения"
-
Раздел II "Сведения о воинском учете"
-
Раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу"
-
Раздел IV "Аттестация"
-
Раздел V "Повышение квалификации"
-
Раздел VI "Профессиональная переподготовка"
-
Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"
-
Раздел VIII "Отпуск"
-
Раздел IX "Социальные льготы"
-
Раздел X "Дополнительные сведения"
-
Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"
-
Внесение исправлений
Заполняем личную карточку работника
Кадровая служба любой организации должна документировать трудовые отношения. Для удобства Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) были утверждены необходимые для этого образцы. Как ни странно, некоторые работодатели очень халатно относятся к заполнению первичных учетных документов, хотя контролирующие органы прежде всего проверяют именно их. Особого внимания требует личная карточка работника - форма Т-2. О ее правильном заполнении и пойдет речь в данной статье.
Общие положения
В соответствии с п. 2 Постановления N 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления N 1, в том числе личная карточка, распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, а формы, указанные в п. 1.2, - на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.
Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек*(1) подтверждает обязательность личной карточки: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При оформлении личной карточки рекомендуем использовать тонкий картон или так называемую обложечную бумагу, поскольку срок хранения карточки составляет 75 лет*(2). Если личные карточки будут оформлены на обыкновенной офисной бумаге, они достаточно скоро придут в негодность. Иногда кадровики переоформляют пришедшие в негодность карточки. Если сделать это необходимо, рекомендуем издать приказ по организации о таком переоформлении и ознакомить с ним работников, чьи карточки будут переоформляться. По окончании переоформления работники должны засвидетельствовать своими подписями, что информация внесена без изменения.
Личные карточки заполняются работником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1a) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Дополнительные сведения для заполнения личной карточки, например о составе семьи или номере телефона, работник сообщает самостоятельно.
Вносить сведения нужно от руки (желательно печатными буквами) или с помощью средств вычислительной техники.
Личная карточка работника
Унифицированная форма N Т-2
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301002 |
|-----------|
ООО "Белый клык" по ОКПО| |
--------------------------------------------------- \-----------/
наименование организации
Дата составле- ния |
Табель- ный номер |
Идентификацион- ный номер налогоплатель- щика |
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
Алфавит |
Характер работы |
Вид работы (основная, по совместительс- тву) |
Пол (мужской, женский) |
| 01.06.2008 | 124 | 525604062391 | 402-256-658-04 | Г | постоянно | основная | М |
Личная карточка работника
I. Общие сведения
/------------------\
Трудовой договор | номер | 57 |
|-------+----------|
| дата |01.06.2008|
\------------------/
1. Фамилия Горюнов Имя Леонид Отчество Иванович
----------------- ---------- -------------------
/----------\
| Код |
|----------|
2. Дата рождения 15 ноября 1973 г. | |
---------------------------------------------+----------|
день, месяц, год | |
|----------|
3. Место рождения с. Топориха Калининского р-на по ОКАТО | |
------------------------------ | |
Пензенской области | |
------------------------------------------------ |----------|
4. Гражданство РФ по ОКИН | |
---------------------------------- | |
|----------|
5. Знание иностранного языка английский по ОКИН | |
-------------------- | |
наименование |----------|
читает и переводит со словарем | |
------------------------------------------ | |
степень знания |----------|
___________________________ по ОКИН | |
|----------|
6. Образование высшее по ОКИН | |
--------------------------------- | |
среднее (полное) общее, начальное \----------/
профессиональное, среднее профессиональное,
высшее профессиональное
/-----------------------------------------------------------------------------------\
| Наименование образовательного | Документ об образовании, о | Год |
| учреждения | квалификации или наличии |окончания |
| | специальных знаний | |
|----------------------------------------+-------------------------------+----------|
| МНЭПУ |наименование| серия | номер | 1999 |
|----------------------------------------+------------+-------+----------| |
| | диплом | АВ | 256123 | |
|----------------------------------------+------------------------------------------|
|Квалификация по документу об образовании|Направление или специальность по документу|
|----------------------------------------+------------------------------------------+------\
| бакалавр юриспруденции | | |
|----------------------------------------|Юриспруденция Код по ОКСО | |
| | | |
\------------------------------------------------------------------------------------------/
/-------------------------------------------------------------------------------------------------\
| Наименование образовательного |Документ об образовании, о квалификации| Год |
| учреждения | или наличии специальных знаний | окончания |
|----------------------------------------+---------------------------------------+----------------|
| НТК | наименование | серия | номер | |
|----------------------------------------+---------------+----------+------------| |
| | диплом | XX | 235641 | 1994 |
|----------------------------------------+--------------------------------------------------------|
|Квалификация по документу об образовании| Направление или специальность по документу |
|----------------------------------------+--------------------------------------------------------+------------\
| техник | | |
|----------------------------------------|Вычислительные машины, системы, Код по ОКСО| |
| |комплексы и сети | |
\-------------------------------------------------------------------------------------------------+------------|
Послевузовское профессиональное | |
образование _______________________________________ Код по ОКИН| |
(аспирантура, адъюнктура, докторантура) | |
\------------/
/-------------------------------------------------------------------------------------------\
| Наименование образовательного, | Документ об образовании, номер, дата | Год |
| научного учреждения | выдачи | окончания |
|----------------------------------+---------------------------------------+----------------|
| | | |
|----------------------------------+---------------------------------------+----------------|
| | | |
|----------------------------------+--------------------------------------------------------|
| | Направление или специальность по документу |
|----------------------------------+--------------------------------------------------------|
| | |
|-------------------------------------------------------------------------------------------+------------\
| Код по ОКСО| |
\-------------------------------------------------------------------------------------------+------------|
| Код |
|------------|
7. Профессия ____________________________________________________ по| |
основная ОКПДТР| |
|------------|
_______________________________________________________________ по| |
другая ОКПДТР| |
\------------/
2-я страница формы N Т-2
8. Стаж работы (по состоянию на " 1" июня 20 08 г.):
Общий 11 дней 7 месяцев 10 лет
Непрерывный __________ дней __________ месяцев __________ лет
Дающий право на надбавку за __________ дней __________ месяцев __________ лет
выслугу лет
__________ дней __________ месяцев __________ лет
/-----------\
9. Состояние в браке состоит в зарегистрированном браке Код по ОКИН | |
----------------------------------- \-----------/
10. Состав семьи:
| Степень родства (ближайшие родственники) |
Фамилия, имя, отчество | Год рождения |
| 1 | 2 | 3 |
| Жена | Горюнова Наталья Сергеевна | 1980 |
| Дочь | Горюнова Анна Леонидовна | 2000 |
| Сын | Горюнов Сергей Леонидович | 2003 |
11. Паспорт: N 2202 562348 Дата выдачи "10" февраля 2000 г.
Выдан УВД Автозаводского района г. Нижнего Новгорода
------------------------------------------------------------------
наименование органа, выдавшего паспорт
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12. Адрес места жительства:
/----------------\
|Почтовый индекс |
|----------------|
| |
По паспорту | 603148 |г. Нижний Новгород, ул. Коминтерна, д. 148, кв. 256
\--------------------------------------------------------------------
_____________________________________________________________________
/----------------\
|Почтовый индекс |
|----------------|
| |
Фактический | 603064 |г. Нижний Новгород, ул. Лесная, д. 27
\-------------------------------------------------------------------
____________________________________________________________________
Дата регистрации по месту жительства "24" ноября 1997 г.
Номер телефона 235-48-92, 8-920-256-21-44
II. Сведения о воинском учете
|
|6. Наименование военного
1. Категория запаса 3 |комиссариата по месту жительства ____________
------------------------------|
2. Воинское звание подполковник |Нижегородский ГВК
-------------------------------|---------------------------------------------
3. Состав (профиль) командный |7. Состоит на воинском учете: 52
-------------------------------| ----------------
4. Полное кодовое обозначение ВУС 101902 |а) общем (номер команды, партии)
-----------------| ------------
5. Категория годности к военной службе В |б) специальном
------------| ------------
|8.
| ------------------------------------------
| (отметка о снятии с воинского учета)
Работник кадровой службы инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова
---------- -------------- --------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Работник Горюнов
------------------
личная подпись
"01" июня 2008 г.
3-я страница формы N Т-2
III. Прием на работу и переводы на другую работу
Дата |
Структурное подразделение |
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. |
Основание |
Личная подпись владельца трудовой книжки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.06.2008 | Юридический отдел | Заместитель начальника отдела | 25 000 | Приказ от | Горюнов |
| 01.06.2008 | |||||
| N 27-к | |||||
| 05.01.2009 | Юридический отдел | Начальник отдела | 35 000 | Приказ от | Горюнов |
| 28.12.2008 | |||||
| N 59-к | |||||
IV. Аттестация
| Дата аттестации |
Решение комиссии | Документ (протокол) | Основание | |
| номер | дата | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
V. Повышение квалификации
| Дата | Вид повышения квалификации |
Наименование образовательного учреждения, место его нахождения |
Документ (удостоверение, свидетельство) |
Основание | |||
| начала обучения |
окончания обучения |
||||||
| наименование | серия, номер |
дата | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 02.09.2008 | 21.12.2008 | Краткосрочние | Волго-Вятская акаде- | удостоверение | IV | 21.12.2008 | Приказ от |
| курсы | мия государственной | 544862 | 01.09.2008 | ||||
| службы, г. Н. Новгород | N 167 | ||||||
VI. Профессиональная переподготовка
| Дата | Специальность (направление, профессия) |
Документ (диплом, свидетельство) | Основание | |||
| начала переподгото- вки |
окончания переподготов- ки |
наименова- ние |
номер |
дата |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 05.01.2009 | 19.06.2009 | Управление | диплом | АБ | 19.06.2009 | Приказ от |
| персоналом | 125462 | 29.12.2008 | ||||
| N 172 | ||||||
4-я страница формы N Т-2
VII. Награды (поощрения), почетные звания
| Наименование награды (поощрения) | Документ | ||
| наименование | номер | дата | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Почетная грамота ООО "Белый клык" | приказ | 14 | 19.02.2009 |
VIII. Отпуск
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) |
Период работы | Количество календар- ных дней отпуска |
Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ежегодный | 01.06.2008 | 31.05.2009 | 21 | 06.04.2009 | 26.04.2009 | Приказ от |
| 01.04.2009 | ||||||
| N 34 | ||||||
| отпуск без сохранения | 01.06.2008 | 31.05.2009 | 2 | 10.06.2009 | 11.06.2009 | Приказ от |
| заработной платы | 08.06.2009 | |||||
| N 51 | ||||||
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
| Наименование льготы | Документ | Основание | |
| номер | дата выдачи | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Предоставление ежегодного оплачиваемого | Удостоверение | 13.01.2004 | Закон РФ от 09.06.1993 |
| отпуска в удобное время | N 235144 | N 5142-1 "О донорстве | |
| Первоочередное предоставление льготных | крови и ее компонентов" | ||
| путевок для санаторно-курортного лечения | |||
X. Дополнительные сведения
Водительское удостоверение 52 ОХ 101235 выдано 11.02.2002 ГИБДД Нижегородской области
-------------------------------------------------------------------------------------
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
XI. Основание прекращения трудового
договора (увольнения) пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ
--------------------------------------------------
Дата увольнения "28" июля 20 09 г.
Приказ (распоряжение) N 28-к от "28" июля 20 09 г.
Работник кадровой службы инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова
---------- -------------- --------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Работник Горюнов
------------------
личная подпись
Порядок заполнения
При первом взгляде на форму карточки видны поля для кодов. В связи с этим у кадровиков возникает вопрос: а нужно ли кодировать информацию? Разъясним ситуацию. Ранее кодирование информации использовалось при статистическом учете для подсчета численности работников, разделения их на группы и других операций. В настоящее время это нигде не делается, и заполнение полей кодов необязательно.
Если все же на предприятии кодировка необходима, то рекомендуем обратиться к классификаторам:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413.
Кроме указанных классификаторов в помощь кадровику можно предложить программный продукт, тогда коды будут проставляться в карточке автоматически.
Обратите внимание! Если поля для кодировки вам не нужны, удалять их нельзя. В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ N 203 допускается лишь внесение дополнительных строк, граф и реквизитов.
Итак, в шапке формы необходимо заполнить:*(3)
- наименование организации - указывается в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его);
- дату составления - указывается в формате "чч.мм.гггг" (может не совпадать с датой приема работника). В силу п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Рекомендуем придерживаться данного срока и при заполнении личной карточки, так как с записями в ней работника тоже необходимо знакомить;
- табельный номер - присваивается работнику при приеме на работу;
- графы "Индивидуальный номер налогоплательщика" и "Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования" - заполняются на основании представленных работником документов;
- графу "Алфавит" - проставляется первая буква фамилии работника, заполняется для систематизации личных карточек;
- характер работы - должен соответствовать условиям трудового договора, указывается "постоянно" (трудовой договор на неопределенный срок) или "временно" (срочный трудовой договор);
- вид работы - основная или по совместительству;
- графу "Пол" - указывается, мужской или женский; можно вписать лишь первую букву, а можно назвать полностью.
Раздел I "Общие сведения"
В графе "Трудовой договор" проставляются дата и номер трудового договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются графы с первой по четвертую:
- фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
- дата рождения указывается словесно-цифровым способом;
- место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, г. - город, р-н - район, р.п. - рабочий поселок и т.д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
- в графу "Гражданство" могут быть внесены следующие записи:
а) гражданин Российской Федерации (код 1);
б) гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код 2);
в) иностранный гражданин (код 3) - с указанием названия государства, например: иностранный гражданин (Республика Таджикистан);
г) лицо без гражданства (код 4) - указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении графы "Знание иностранного языка" необходимо назвать язык и указать степень владения им:
- читает и переводит со словарем (код 1);
- читает и может объясняться (код 2);
- владеет свободно (код 3).
Графа "Образование" заполняется на основании документов об образовании. Как правило, заносят только сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. В этой графе может стоять следующее:
- начальное (общее) образование (код 2) - не менее 4 классов;
- основное общее образование (код 3) - не менее 9 классов при наличии свидетельства;
- среднее (полное) общее образование (код 4) - не менее 11 классов при наличии свидетельства;
- начальное профессиональное образование (код 5) - профессиональное училище или лицей;
- среднее профессиональное образование (код 6) - техникум или колледж;
- неполное высшее образование (код 7) - три и более курса вуза;
- высшее образование (код 8) - университет, академия, институт;
- послевузовское образование (код 9) - аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.
В том случае, если граф для занесения сведений об образовании недостаточно, можно оформить вкладной лист А4, на котором и записать все необходимые данные.
В графу "Профессия" нужно занести сведения об имеющейся профессии, которая получена работником после окончания учебного заведения или по которой он приобрел наибольший опыт, - это основная профессия. А в качестве дополнительной можно назвать наиболее интересующую организацию профессию работника - для формирования кадрового резерва.
Заполняя графу "Стаж работы", надо учитывать, что в настоящее время нет понятия общего и непрерывного стажа, поэтому в соответствующем месте нужно записать страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности.
Стаж работы исчисляется на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета можно обратиться к Инструкции по заполнению форм индивидуального персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования*(4), согласно которой продолжительность трудового стажа рассчитывается как разница суммы дат конца и суммы дат начала указанных периодов. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.
Графу "Состояние в браке" нужно заполнять в соответствии с классификатором (ОКИН), не допуская формулировок типа "холост" или "женат":
- никогда не состоял (не состояла) в браке (код 1);
- состоит в зарегистрированном браке (код 1);
- состоит в незарегистрированном браке (код 1);
- вдовец (вдова) (код 1);
- разведен (разведена) (код 1);
- разошелся (разошлась) (код 1).
В графе "Состав семьи" необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т.п.
При заполнении графы "Паспорт" в личную карточку переносятся реквизиты документа, удостоверяющего личность. При изменении паспортных данных нужно сделать отметку в личной карточке, внеся новые реквизиты.
В графе "Место жительства" указывается адрес в соответствии со штампом регистрации в паспорте. Место фактического проживания может отличаться от места регистрации - тогда информация заносится со слов работника.
Раздел II "Сведения о воинском учете"
Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
- пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
- пункт 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п.);
- в пункте 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
- пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно негодные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
- в пункте 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом) строка "а" - в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:
- пункты 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
- в пункте 2 "Воинское звание" делается запись "подлежит призыву";
- в пункте 5 "Категория годности к военной службе" ставится буква: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно негодные к военной службе) или Д (негодные к военной службе) - на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Постановлении N 1, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу"
Первая запись в данном разделе - запись о приеме работника, сделанная на основании приказа (распоряжения) о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу (на основании приказа о переводе по форме Т-5). Учтите, что запись о перемещении не производится.
Очень распространенной ошибкой кадровиков при заполнении данного раздела является внесение записи об изменении оклада или тарифной ставки. Этого делать не нужно, так как в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ под переводом понимается изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем; изменение же условий оплаты труда переводом на другую работу не считается.
С каждой записью, вносимой в данный раздел, отдел кадров должен ознакомить работника под роспись.
Раздел IV "Аттестация"
Записи в этот раздел вносятся при проведении в организации аттестации работников. После утверждения итогов аттестации работник кадровой службы должен указать дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола. Кроме такой информации в графу "Решение комиссии" можно занести рекомендации аттестационной комиссии (при их наличии в протоколе). В графе "Основание" делается ссылка на приказ о проведении аттестации.
Раздел V "Повышение квалификации"
При прохождении работником краткосрочного (не менее 72 часов) или длительного (свыше 100 часов) обучения в образовательном учреждении повышения квалификации заполняется этот раздел. Запись вносится на основании выданных по окончании обучения документов: удостоверения о повышении квалификации или свидетельства. Обязательно нужно указать основание повышения квалификации работника - например, приказ о направлении работника на обучение.
Раздел VI "Профессиональная переподготовка"
При освоении работником новой профессии заполняется раздел "Профессиональная переподготовка". После завершения обучения по программе свыше 500 часов работнику выдается диплом о профессиональной переподготовке, согласно которому и вносится запись. Основанием внесения записи будет приказ о направлении работника на переподготовку; не будет ошибкой указать и договор с образовательным учреждением. В том случае, если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа "Основание" останется незаполненной.
Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"
Сведения о поощрении организацией работника за добросовестный труд заносят в этот раздел. Работодателем может быть объявлена благодарность, выдана премия. Кроме того, работников награждают ценным подарком, почетной грамотой и поощряют иным образом, определенным коллективным договором (ст. 191 ТК РФ). Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит, по аналогии и в личной карточке. Обратите внимание: сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.
В графе "Документ" фиксируются дата и номер приказа (форма Т-11) или иного наградного документа.
Раздел VIII "Отпуск"
В данном разделе учитываются все отпуска, предоставленные работнику за период работы в организации. При заполнении необходимо указать вид отпуска (например, ежегодный оплачиваемый или дополнительный оплачиваемый и т.д.), дату начала и окончания, количество календарных дней, период, за который он предоставляется, и основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).
Во избежание изменений и исправлений, которые могут понадобиться ввиду продления отпуска, отзыва из него и по другим причинам, рекомендуем заполнять этот раздел уже по выходе работника из отпуска.
Раздел IX "Социальные льготы"
Заполнение раздела позволит работнику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа - например, удостоверения почетного донора РФ или справки об инвалидности и др. В графе "Основание" рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Раздел X "Дополнительные сведения"
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полного учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов, наличии документов, необходимых для исполнения трудовых обязанностей (например, водительского удостоверения).
Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"
Этот раздел заполняется только в случае увольнения работника. Обязательно нужно внести реквизиты документа (номер и дату), на основании которого прекращаются трудовые отношения, указать дату увольнения и причину. Запись заверяют своими подписями работник и кадровик.
Внесение исправлений
В процессе трудовой деятельности у работника может измениться фамилия, паспортные данные и другие сведения. Поскольку законодательством не регламентировано внесение исправлений, рекомендуем использовать порядок, установленный Инструкцией по заполнению трудовых книжек*(5): одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записываются новые данные. На полях напротив соответствующей строки работник кадровой службы пишет: "Исправлено", - и ставит дату внесения изменений.
Н.И. Бородина,
эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"
"Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2009 г.
------------------------------------------------------------------------
*(1) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".
*(2) Пункт 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.
*(3) Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".
*(4) Утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192П.
*(5) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"
Почтовый адрес: 125124, г. Москва, 1-я улица Ямского поля, д. 15
Телефон редакции: (495) 925-11-73 (многоканальный)