Исправление документов прошлого периода в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (А.В. Ярвельян, "БУХ.1С", N 7, июль 2009 г.)

Исправление документов прошлого периода в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

На практике частенько возникает необходимость в перепроведении данных расчетных документов как текущего, так и прошлого периодов (будь то по причине изменения законодательства, "корректировки" распоряжений руководства фирмы либо из-за обычных ошибок, от которых не застрахован даже самый профессиональный пользователь). В данной статье А.В. Ярвельян, компания "Си Дата" (Санкт-Петербург), подробно рассмотрен механизм внесения самых разнообразных исправлений и проведения перерасчетов в расчетных документах программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

Механизм исправлений

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" начиная с версии 2.5.10 реализован специальный механизм исправления расчетных документов. Принцип данного механизма состоит в том, чтобы при необходимости вносить изменения в расчетные документы информационной системы таким образом, чтобы не изменять данные уже "закрытых", то есть прошлых по отношению к текущей дате, расчетных периодов.

Механизм исправлений реализован для следующих видах документов:

1 Начисление зарплаты работникам организаций

2 Начисление по больничному листу

3 Оплата по среднему заработку

4 Начисление отпуска работникам организаций

5 Регистрация простоев работников организаций

6 Расчет при увольнении работника организаций

7 Начисление дивидендов организаций

8 Начисление единовременных пособий за счет ФСС

9 Невыходы в организациях

10 Оплата праздничных и выходных дней организаций

11 Оплата сверхурочных часов

12 Премии работников организаций

13 Регистрация разовых начислений работников организаций

14 Регистрация разовых удержаний работников организаций

При обнаружении ошибки в любом "старом" документе одного из указанных видов документ можно легко "исправить", для чего достаточно создать корректирующий документ такого же вида - так называемый "документ-исправление". Документ-исправление одновременно выполняет две функции: автоматически сторнирует предыдущие, неверные, результаты расчетов и позволяет рассчитать верный результат исходя из исправленных данных. Таким образом, отпадает необходимость совершать дополнительные манипуляции для сторнирования ошибочного документа. Очевидно, что данная процедура актуальна только в случае, когда найдена ошибка в документах прошлых расчетных периодов.

Корректировка данных документа производится с помощью кнопки Исправить, расположенной на нижней командной панели документа. Следует отметить, что кнопка Исправить видима и доступна только для документов, месяц начисления которых меньше текущего (текущий месяц начисления определяется исходя из рабочей даты информационной системы).

Существует три режима исправлений: 1) всех записей документа; 2) всех записей одного работника; 3) записей нескольких выбранных сотрудников.

Для документов, оформляемых на одного работника (это документы, регистрирующие начисления, рассчитываемые по среднему заработку), доступно лишь полное исправление документа. Если же работники указываются в табличной части документа, пользователю доступны все три вида исправлений.

Исправить расчеты конкретного работника можно, поставив курсор на соответствующей строке табличной части документа и выбрав в выпадающем меню кнопки Исправить первый пункт Расчеты..., в названии которого автоматически указываются фамилия и инициалы выбранного работника.

Исправить расчеты нескольких работников документа можно, выбрав последний пункт выпадающего меню кнопки Исправить -> Расчеты нескольких сотрудников. При этом пользователю откроется специальная форма, в которой можно будет отметить флажками, записи каких именно работников из всех представленных в документе необходимо исправить.

В результате перечисленных действий создается документ-исправление. Если в исходном документе работник указывался в шапке, созданный документ-исправление первоначально будет представлять собой "нерассчитанную" копию исходного документа. Пользователю предлагается внести необходимые изменения в расчетные данные документа, а затем, как обычно, провести расчет. При этом, в соответствующей табличной части документа (Начисления или Оплата), кроме обычных строк расчета начислений, добавляются еще сторно записи исправляемого документа.

Если же в исходном документе работники указывались в табличной части, то в созданном документе-исправлении сразу же появится по две строки на каждую исправляемую: строка-сторно и новая нерассчитанная строка (см. рис. 1).

"Рис. 1"

Пользователю предлагается в каждой новой строке исправить исходные расчетные данные и провести стандартную процедуру расчета.

Если документ оформлен на несколько работников, необходимость в его исправлении может возникнуть неоднократно, по мере обнаружения ошибок. Таким образом, для одного исходного документа может быть введено несколько документов-исправлений.

После создания документа-исправления программа блокирует исходный документ и не позволяет редактировать те строки, которые уже были исправлены. Такие строки в документе выделяются серым цветом. Если исходный документ - это документ, в котором работник указывается в "шапке", то вся форма документа становится недоступной для редактирования.

В информационной строке формы любого исправленного документа сообщается, что редактирование документа запрещено.

Исходный и исправленный документы связаны между собой.

После проведения документа-исправления в нижних частях обоих документов появляются гиперссылки, позволяющие открыть соответствующий исправленный документ или список исправлений. В информационной строке формы исправленного документа и документа-исправления указывается, что данный документ является исправлением документа прошлого периода или что документ был исправлен.

В списке и журнале документов документ-исправление ничем не отличается от обычных документов программы.

Лишь в списке Начисление зарплаты работника организации реализована возможность отбора документов-исправлений.

При необходимости программа предоставляет возможность отменить исправление. Для этого необходимо в форме исходного документа нажать кнопку Отменить исправление на нижней командной панели. При этом документ-исправление автоматически будет помечен на удаление и связь между ним и исходным документом будет удалена.

Перерасчет

Говоря об исправлениях документов, невозможно не упомянуть о механизме перерасчета. Перерасчет - это способность программы отслеживать изменение результатов расчета, влияющих на другие расчеты и затем производить пересчет результатов, принимая во внимание изменившиеся исходные данные.

Например, работнику начислена зарплата и рассчитан НДФЛ за май 2009 года, а затем введен документ Премии работникам организации, которым рассчитана ежемесячная премия процентом за текущий месяц. Премия не может быть рассчитана до начисления зарплаты, поскольку не известна сумма базы для расчета премии. Но премия должна облагаться НДФЛ. Таким образом, для правильного расчета суммы НДФЛ документ Начисление зарплаты работникам организаций должен быть перераcсчитан.

Другой пример: в качестве разового начисления работнику назначена премия за добросовестный труд процентом, базой для расчета которой является оплата сверхурочных часов и праздничных дней. Допустим, надбавка рассчитана, но документ, подтверждающий выход работника на работу в один из выходных, не был введен в программу вовремя. В этом случае документ Премии работника организации, которым была введена и рассчитана премия, должен быть перерассчитан. А если документ Оплата праздничных дней был введен уже после расчета зарплаты, то требуется еще и перерассчитать документ Начисление зарплаты работникам организаций.

Регистрация изменения влияющих друг на друга результатов расчета производится автоматически. Влияющими друг на друга считаются виды расчетов, указанные в таблицах Ведущие начисления на закладке Прочее других видов расчета планов видов расчетов Основные начисления организации и Дополнительные начисления организации.

Основным инструментом пользователя при работе с перерасчетами является сервис Перерасчет зарплаты организаций (см. рис. 2). В форму данного сервиса автоматически подбираются все документы, для которых программой установлена необходимость перерасчета для каждого периода регистрации документов, с отбором по организации.

"Рис. 2"

Работая с таким инструментом, пользователь может для каждого предложенного документа:

- отказаться от необходимости перерасчета документа. Для этого документ нужно отметить, а затем воспользоваться кнопкой Больше не предлагать для перерасчета на командной панели формы;

- выполнить перерасчет документа с актуализацией его данных. При этом указанный документ, результаты расчета которого могли потерять актуальность, автоматически перерассчитывается и сохраняется в новом состоянии. Такая процедура рекомендована только для документов текущего расчетного периода, поскольку в этом случае изменяется сам исходный расчетный документ и, если он принадлежит закрытому периоду, будут изменены и результаты этого периода. Для выполнения данного действия предназначена кнопка Выполнить перерасчет документов;

- перерассчитать документ прошлого расчетного периода путем создания нового корректирующего документа в текущем периоде. При этом документ прошлого периода не изменяется, а в текущем периоде появляется новый документ-исправление, который сторнирует прежние результаты расчета и позволяет ввести новые уточненные результаты. Это действие осуществляется с помощью кнопки Создать документы для перерасчета в текущем периоде.

Сторнирование документов

Случаются ситуации, при которых возникает необходимость аннулировать результаты ранее зарегистрированного документа. При этом обязательно нужно учитывать, что результаты закрытых периодов от таких действий не должны измениться.

Например, в программе в апреле 2009 года был введен приказ о премии за апрель. По итогам апреля рассчитана зарплата и НДФЛ, период закрыт. В начале мая приказ о премии был отозван. В программе документ Премии работника организации должен быть сторнирован, причем аннулирование премии должно быть отражено в расчетном периоде "май 2009".

Для регистрации такого события в программе используется документ Сторнирование (см. рис. 3). Пользователю необходимо указать в нем вид сторнируемого документа (сторнироваться могут документы тех же видов, что и в механизме исправлений) и выбрать сам сторнируемый документ. Следует отметить, что сторнироваться может только проведенный документ - в противном случае в процедуре сторнирования просто нет смысла.

"Рис. 3"

В зависимости от выбранного документа появятся табличные части, заполненные записями регистров, по которым сторнируемый документ делал движения. Единственным отличием от движений сторнируемого документа будет то, что суммы здесь будут отрицательными.

Данные табличных частей документа не редактируются, строки в них не добавляются. Документ-сторно делает точно такие же движения, что и сторнируемый документ, только "с обратным знаком" и в другом расчетном периоде.

Если по каким-либо причинам необходимо отказаться от сторнирования документа, в соответствующем документе Сторнирование необходимо очистить поле Документ.

Сторнирование результатов расчета

В некоторых случаях необходимо аннулировать не весь ранее произведенный расчет, а лишь часть его. Связана такая необходимость часто с запаздыванием документов, подтверждающих неявки работников.

Например, работнику была рассчитана зарплата за апрель из расчета полностью отработанного месяца, однако в начале мая в расчетный отдел принесли "заблудившийся" приказ об отпуске с 27 апреля по 10 мая.

В этом случае работнику должен быть оплачен весь период отпуска по среднему заработку, а зарплата за четыре дня апреля должна быть с него удержана. Все эти действия должны выполняться уже в расчетном периоде "май 2009".

Для определения того, какие виды расчета влияют друг на друга и не могут действовать одновременно, в программе существует понятие вытесняющих видов расчета. В нашем примере, отпуск должен "вытеснять" явку, то есть вид расчета Оплата отпуска по календарным дням должен являться вытесняющим видом расчета по отношению к Оплате по часовому тарифу.

Настройка вытеснения для каждого вида расчета задается на закладке Прочие. При этом вытеснение актуально только для плана видов расчета Основные начисления организации.

В случае, когда вытеснение настроено правильно, при расчете документов, программа отследит, что периоды действия видов расчетов "перекрылись" и автоматически сторнирует необходимую сумму вытесняемого вида расчета, а также корректно учтет изменения в количестве отработанного времени работника.

Индексация и перерасчет пособий на детей

С 1 января 2008 года в соответствии со статьей 4.2 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей" (далее - Закон N 81-ФЗ) ежегодно индексируются следующие размеры пособий на детей:

- при постановке на учет в ранние сроки беременности;

- при рождении ребенка;

- минимум пособия по уходу за первым ребенком до полутора лет;

- минимум пособия по уходу за последующим ребенком до полутора лет;

- максимум пособия по уходу за ребенком до полутора лет.

Коэффициенты индексации устанавливаются законами о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год. Федеральным законом от 28.04.2009 N 76-ФЗ (далее - Закон N 76-ФЗ) утвержден новый коэффициент индексации с 1 января 2009 года - в размере 1,13 (вместо ранее установленного коэффициента 1,085). ФСС РФ выпустил письмо от 13.05.2009 N 02-18/07-3970, в котором подробно разъяснил порядок переиндексации пособий на детей в связи с принятием Закона N 76-ФЗ.

Размеры государственных пособий в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" хранятся в регистре сведений Государственные пособия. Для каждого пособия в программе хранится история изменения его размера.

После вступления в силу очередного федерального закона, устанавливающего новый коэффициент индексации, при обновлении программы размеры пособий автоматически обновляются.

В конфигурации "Зарплата и управление персоналом", начиная с версии 2.5.14 реализован Помощник индексации и перерасчета пособий, позволяющий пользователям индексировать размеры пособий самостоятельно, не дожидаясь обновления программы.

Для проведения индексации размеров пособий используется гиперссылка Индексировать пособия на детей в форме списка регистра сведений Государственные пособия.

При нажатии на гиперссылку открывается специализированная форма Помощника индексации и перерасчета пособий, в которой прописаны даты вступления в силу федеральных законов, устанавливающих коэффициенты индексации и, собственно, проценты индексации (коэффициенты индексации, умноженные на 100), а также пересчитанные в соответствии с коэффициентами размеры пособий (см. рис. 4).

"Рис. 4"

Напомним, что при расчете размера пособий необходимо к базовому размеру пособия, утвержденному Законом N 81-ФЗ, последовательно применять все установленные за истекший период коэффициенты. Перед умножением на очередной коэффициент полученный результат подлежит округлению.

Для регистрации в системе новых размеров пособий необходимо в левой таблице добавить строку, указать дату действия новых размеров и процент индексации. При этом в правой таблице отобразятся все индексируемые пособия на детей и автоматически будут пересчитаны размеры пособий в соответствии с вышеуказанными правилами.

При необходимости результаты можно откорректировать вручную, но делать это не рекомендуется.

Для того, чтобы зафиксировать результаты индексации в программе, нужно воспользоваться кнопкой Записать результаты индексации, при этом новые записи из правой таблицы будут добавлены в регистр сведений Государственные пособия.

В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" право на пособие возникает у застрахованного лица при наступлении соответствующего страхового случая.

Таким образом, при начислении пособия его размер должен рассчитываться исходя из того коэффициента индексации, который действовал на момент рождения ребенка или постановки на учет.

Начисление единовременных государственных пособий на детей производится в программе с помощью документа Начисление пособий за счет ФСС. При расчете документа размер пособия автоматически рассчитывается по данным регистра сведений Государственные пособия на дату, указанную как Дата события в документе.

Размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяется периодом, за который выплачивается пособие, независимо от даты его назначения и фактической выплаты.

Исходные данные для определения размера и периода выплаты ежемесячных пособий на детей определяются в программе документом Отпуск по уходу за ребенком. Ежемесячное начисление пособий производится документом Начисление зарплаты работникам организаций.

При автоматическом расчете размер пособия рассчитывается исходя из действующих на дату документа размеров соответствующих государственных пособий.

Однако на практике возможны ситуации, когда индексация пособий объявляется "задним" числом.

В этом случае необходимо не только увеличить размеры начисляемых пособий, но и доплатить получателям пособий разницу за прошедшие месяцы.

Для того, чтобы облегчить пользователям работу по пересчету пособий, используется уже известный нам Помощник индексации и перерасчета пособий.

Для перерасчета пособий на детей с использованием Помощника необходимо в его форме указать период, за который требуется проверить правильность расчета пособий и, если будет нужно, произвести перерасчет. После нажатия кнопки Заполнить форма помощника будет заполнена информацией о требующих перерасчета пособиях работникам для всех организаций предприятия. Пользователю остается лишь отметить те начисления, которые он считает нужным перерассчитать и, проверив правильность указанного в форме месяца регистрации исправлений, нажать кнопку Записать результаты перерасчета (см. рис. 5).

"Рис. 5"

Для каждого из отмеченных перерассчитываемых начислений Помощник создаст документ-исправление, которым сторнирует ранее начисленные суммы и зарегистрирует начисление верных результатов в текущем расчетном периоде.

Список созданных Помощником индексации и перерасчета пособий документов можно просмотреть в его основной форме с помощью гиперссылки Показать список документов-исправлений.

А.В. Ярвельян,

компания "Си Дата" (Санкт-Петербург)

"БУХ.1С", N 7, июль 2009 г.