Вопрос: Подотчетное лицо приобрело электронный билет на самолет для проезда в служебную командировку и обратно. Бухгалтерия учреждения отказывается возмещать произведенные расходы, так как работник не предоставляет билет, оформленный на бланке строгой отчетности. Какими документами должны быть подтверждены расходы на оплату проезда в служебную командировку, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)? ("Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 4, апрель 2015 г.)

Подотчетное лицо приобрело электронный билет на самолет для проезда в служебную командировку и обратно. Бухгалтерия учреждения отказывается возмещать произведенные расходы, так как работник не предоставляет билет, оформленный на бланке строгой отчетности. Какими документами должны быть подтверждены расходы на оплату проезда в служебную командировку, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)?

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники направляются в командировки на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на основании решения работодателя. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения данных расходов лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений регламентируются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей предусматриваются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Учитывая вышеизложенное, отметим, что государственные (муниципальные) учреждения при направлении работников в служебные командировки обязаны руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов, установленными Правительством РФ, органами государственной власти субъектов РФ или органами местного самоуправления. Самостоятельно устанавливать такие нормы даже за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, они не вправе.

В силу п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Согласно ст. 105 Воздушного кодекса РФ к перевозочным документам относятся билет, багажная квитанция, грузовая накладная, почтовая накладная, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты и предусмотренные нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области транспорта.

Билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.

В соответствии с п. 2 Приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и п. 2 Приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности и применяются для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Поэтому, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой проставлена стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий факт перелета подотчетного лица по указанному в электронном авиа-билете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

В силу пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 электронный билет должен содержать следующие реквизиты:

- сведения о пассажире (для внутренних перевозок - Ф.И.О., наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилию, другие сведения в соответствии с международными нормами);

- наименование и (или) код перевозчика;

- номер рейса;

- дату отправления рейса;

- время отправления рейса;

- наименование и (или) коды аэропортов либо пунктов отправления и назначения для каждого рейса;

- тариф;

- эквивалент тарифа (если применяется);

- итоговую стоимость перевозки;

- форму оплаты;

- сборы (если применяются);

- наименование и (или) код класса бронирования;

- код статуса бронирования;

- дату оформления;

- наименование агентства или перевозчика, оформившего билет;

- норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению);

- уникальный номер электронного билета.

Заметим, что данную позицию неоднократно занимали как ФНС, так и Минфин (письма Минфина РФ от 21.04.2014 N 03-03-07/18328, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424, ФНС РФ от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897 "О документальном подтверждении расходов, связанных с командировками работников" и т.д.).

Обратим внимание: и фискальное, и финансовое ведомства в своих разъяснениях высказывались, что указанных выше документов достаточно для подтверждения произведенных расходов в целях налогового учета. Аналогичного мнения придерживаются судебные органы (см., например, Постановление ФАС ВВО от 12.09.2012 N А11-927/2011).

В заключение отметим, что лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, определенном федеральными законами (ст. 419 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

А. Гусев,

к.п.н., редактор журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности государственных (муниципальных) учреждений"

1 апреля 2015 г.

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 4, апрель 2015 г.