Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве (И. Эсаулова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 7, июль 2009 г.)

Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве

Полномочия инспекторов по труду охватывают весь спектр вопросов, связанных с использованием наемной рабочей силы, - от проверки правильности оформления трудового договора до контроля состояния рабочей среды. Контроль за исполнением законодательства в сфере труда осуществляется в виде проверок - и чаще всего они связаны с наличием и правильностью оформления целого ряда документов, большая часть из которых - кадровая документация. Опыт автора позволяет дать обзор типичных ошибок, которые обычно выявляют инспекции по труду.

Инспекции труда входят в Федеральную службу по труду и занятости РФ, которая подчиняется Министерству здравоохранения и социального развития РФ. В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса РФ полномочия инспекторов по труду охватывают весь спектр вопросов, связанных с использованием наемной рабочей силы - от проверки правильности оформления трудового договора до контроля состояния рабочей среды. При этом деятельность инспекторов по труду представляет собой совокупность действий по проверке условий занятости на предприятии, их анализе и оценке соответствия требованиям законодательства о труде, а также принятию решений о привлечении к ответственности виновных в нарушениях и др.

Контроль за исполнением законодательных норм осуществляется в виде проверок.

Плановая проверка проводится на любом предприятии, находящемся на подведомственной территории, в соответствии с планом, составленным инспекцией (инспектором) по труду. О плановой проверке работодатель предупреждается заранее и проводится она не чаще одного раза за два года.

Контрольная (повторная) проверка проводится для выяснения вопроса о том, выполняется ли предписание об устранении нарушений, которые были выявлены в процессе плановой проверки.

Целевая проверка проводится по жалобе работника и может касаться вопросов оплаты труда, содержания и оформления трудовых договоров, условий хранения трудовых книжек и личной информации о сотрудниках и т.д.

Список документов, предъявляемых к проверке государственным инспекторам по труду, включает в себя:

устав организации (копия);

штатное расписание (копия);

график отпусков (копия);

правила внутреннего трудового распорядка (копия);

положение (инструкция) о защите персональных данных работников;

коллективный договор (копия);

положение об оплате труда (копия);

положение о премировании (стимулировании) или дисциплинарный устав (копия);

приказы (кадровые, по основной деятельности);

трудовые договоры;

личные дела;

трудовые книжки;

приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек и вкладышей к ним;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

личные карточки формы Т-2;

договоры о полной материальной ответственности;

ведомости по заработной плате (за последние 3 месяца);

табели учета использования рабочего времени (за последние 3 месяца);

листки временной нетрудоспособности;

список работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание;

форму расчетного листка;

образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью;

справку об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и другим выплатам или об ее отсутствии (в нее включаются данные о выплате зарплаты, расчете с уволенными сотрудниками, оплате "отпускных", "больничных", "декретных", о выплате выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, о выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и др.);

другие документы по письменному требованию государственного инспектора труда.

Не менее важным вопросом является наличие документации по охране труда, которая должна быть на предприятии. Ее перечень приведен ниже:

система управления охраной труда (СУОТ);

журнал регистрации вводного инструктажа;

программа вводного инструктажа;

перечень производств и профессий, при которых обязательно прохождение медицинских осмотров;

график проведения периодических медицинских освидетельствований;

перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, обуви, других средств индивидуальной защиты;

личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений;

журнал учета первичных инструктажей;

перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте;

журнал приказов и распоряжений;

приказы по созданию комиссий по проверке знаний безопасных методов труда;

протоколы комиссий двух уровней - руководители (специалисты), работники;

график проведения проверки знаний, проведения контроля по безопасности труда;

программа обучения рабочих безопасным методам труда, оказанию первой медицинской помощи;

перечень действующих инструкций по охране труда;

инструкции по охране труда;

После проведения проверки инспектор составляет акт, даже если нарушений обнаружено не было.

перечень работ повышенной опасности;

приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности;

журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;

перечень профессий и видов работ, к которым предъявляются повышенные требования по технике безопасности;

журнал выдачи документации по охране труда;

приказы о назначении ответственных лиц по безопасной эксплуатации грузоподъемных машин и электрохозяйства;

приказ о допуске к работе персонала, обслуживающего грузоподъемные механизмы;

планирование мероприятий по охране труда;

журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

акты о несчастных случаях и материалы расследования;

перечень должностей ИТР и электротехнологического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности, перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоение I группы, II группы (удостоверения по электробезопасности);

приказ на комиссию по наблюдению за состоянием эксплуатации зданий и сооружений;

приказ на лицо, ответственное за газовое хозяйство.

Кроме плановой, целевой и контрольной проверок, может быть проведена и проверка комплексная - она проводится на конкретном предприятии с целью контроля соблюдения трудового законодательства в целом. Любая из проверок может тоже выявить целый ряд нарушений (табл. 1).

Таблица 1

Нарушения, влекущие за собой наказания и ответственность работодателя

Нарушения	Наказания
Нарушение законодательства о труде и об охране труда	Административная ответственность по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) Наложение административного штрафа. На должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. Если они ранее подвергались наказанию за аналогичное нарушение - дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. На лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. На юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Уклонение от участия в переговорах о заключении коллективного договора, соглашения либо нарушение установленного срока их заключения, а равно необеспечение работы комиссии по заключению коллективного договора, соглашения в определенные сторонами сроки, совершенное работодателем или лицом, его представляющим	Административная ответственность по ст. 5.28 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 руб.
Непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора, соглашения	Административная ответственность по ст. 5.29 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 руб.
Необоснованный отказ работодателя или лица, его представляющего, от заключения коллективного договора, соглашения	Административная ответственность по ст. 5.30 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 3000 до 5000 руб.
Нарушение или невыполнение работодателем или лицом, его представляющим, обязательств по коллективному договору, соглашению	Административная ответственность по ст. 5.31 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 3000 до 5000 руб.
Уклонение работодателя или его представителя от получения требований работников и от участия в примирительных процедурах, в том числе непредоставление помещения для проведения собрания (конференции) работников в целях выдвижения требований или создание препятствий проведению такого собрания (такой конференции)	Административная ответственность по ст. 5.32 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 руб.
Невыполнение работодателем или его представителем обязательств по соглашению, достигнутому в результате примирительной процедуры	Административная ответственность по ст. 5.33 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 2000 до 4000 руб.
Увольнение работников в связи с коллективным трудовым спором и объявлением забастовки	Административная ответственность по ст. 5.34 КоАП РФ Наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб.
Отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты	Административная ответственность по ст. 5.42 КоАП РФ Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.
Необоснованное увольнение, необоснованный отказ в приеме на работу (например, беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до 3 лет)	Уголовная ответственность по ст. 145 Уголовного кодекса РФ (УК РФ) Штраф: 200 000 руб., или в размере заработной платы, или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок от 120-180 часов
Невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных установленных законом выплат, совершенная руководителем организации, работодателем - физическим лицом из корыстной или иной личной заинтересованности	Уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ возлагается на руководителя организации, работодателя - физическое лицо. Штраф: до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет, либо лишением свободы на срок до 2 лет.
Если невыплата зарплаты, пенсий, стипендий, пособий и иных установленных законом выплат, привела к тяжким последствиям (массовое увольнение сотрудников, болезнь/смерть сотрудника или члена его семьи по причине отсутствия средств на питание/лечение, забастовка, голодовка, выселение сотрудника из квартиры из-за задолженности по коммунальным платежам)	Уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ возлагается на руководителя организации, работодателя - физическое лицо. Штраф: от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 3 лет либо лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.
Нарушение правил охраны труда (техники безопасности), если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека	Уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ Штраф: до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на срок до 1 года.
Нарушение правил охраны труда (техники безопасности), повлекшее по неосторожности смерть человека	Уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ Лишение свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

После проверки инспектор составляет акт (даже если не было обнаружено нарушений), в котором отражаются предмет проверки (что проверялось) и выявленные нарушения.

При обнаружении нарушений инспектор составляет протокол, который вручается работодателю в течение суток, иначе он считается недействительным. Для устранения выявленных нарушений инспектор по труду выписывает на имя руководителя предприятия предписание, в котором указывается, что и в какие сроки должно быть исправлено. Если ситуация не исправлена, инспектор может приостановить работу организации до устранения нарушений. Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве, которые выявляются в ходе проверок инспекции по труду, приведены в табл. 2.

Таблица 2

Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве, выявляемые в ходе проверок инспекции по труду и требования к документации

Объект проверки	Возможные нарушения	Требования к документации
Трудовые договоры с сотрудниками	Отсутствие трудовых договоров. Неправильное оформление. Неправомерное использование срочных трудовых договоров. Неправомерное использование договоров подряда вместо трудовых договоров. Отсутствие регистрации трудовых договоров	Трудовой договор должен быть оформлен в двух экземплярах: один выдается работнику под расписку, другой хранится на предприятии в личном деле работника, либо в деле "Трудовые договоры с работниками". Все страницы договора должны быть подписаны работодателем и наемным работником. В тексте договора должны быть указаны все обязанности и права работника, а также определен испытательный срок. Недопустимо уменьшение зарплаты на период испытательного срока. Изменение условий трудового договора оформляется дополнением к нему и только с письменного согласия работника, если изменения вызваны организационными причинами и не ухудшают положение работника, то не требуется его письменное согласие. Соответствие условий трудового договора положениям коллективного договора (если он есть). Все трудовые договоры в обязательном порядке должны регистрироваться в отдельном журнале.
Штатное расписание	Отсутствие. Несоответствие реальной структуре персонала. Названия должностей по штатному расписанию не соответствуют записям в трудовых договорах.	Штатное расписание - обязательный документ (унифицированная форма Т-3), в нем указываются: - наименования должностей в каждом структурном подразделении; - количество штатных единиц; - оклад и надбавка каждой должности; - месячный фонд зарплаты. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия (реорганизации). Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны быть в строгом соответствии со штатным расписанием.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Отсутствие. Работники не ознакомлены с его содержанием или это произошло с опозданием	ПВТР - обязательный документ. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены под расписку при приеме на работу или за 2 месяца до утверждения ПВТР. В правилах устанавливаются: - Порядок приема на работу и увольнения работников. - Права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений. - Режим работы. - Перерывы на отдых и питание. - Отпуска. - Дни выдачи зарплаты.
Трудовые книжки	Отсутствие трудовых книжек работников на предприятии. Отсутствие трудовых книжек у сотрудников, поступивших на работу впервые. Неправильное заполнение. Неправильное хранение. Отсутствие журнала учета трудовых книжек.	Предприятие обязано оформлять трудовую книжку на каждого штатного сотрудника, проработавшего более пяти дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами. Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним (в постоянно запертом сейфе). По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки (ее нельзя выдавать на руки). На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в котором отмечается получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись.
Личная карточка работника	Отсутствие. Неправильное ведение и хранение. Не ведется регистрация	Личная карточка по унифицированной форме Т-2 заводится на каждого штатного работника при поступлении на работу. Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале.
Табель учета рабочего времени	Отсутствие. Неправильное ведение и небрежное хранение	Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу (не больше четырех часов два дня подряд и 120 часов в год), а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться рабочее время женщин со льготами, несовершеннолетних: сотрудники в возрасте с 14 до 16 лет могут работать только 24 часа в неделю с согласия одного из родителей (или попечителей), если они учатся, то могут работать не более 2,5 часов в день; сотрудники в возрасте 16-18 лет могут работать 7 часов в день и не более 36 часов в неделю, совместители - не более 4 часов в день и не более 16 часов в неделю, инвалиды - не более 35 часов в неделю.
Кадровые приказы	Отсутствие. Неправильное оформление. Отсутствие регистрации. Нарушение правил хранения	На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу (форма Т-1); о переводе (формы Т-5 и Т-5а); об отпусках (формы Т-6 и Т-6а); об увольнении (формы Т-8 и Т-8а); о командировке (формы Т-9 и Т-9а); о поощрении (формы Т-11 и Т-11а); о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость); другие.
Положение (инструкция) о защите персональных данных работника	Отсутствие. Работники не ознакомлены с его содержанием	В положении устанавливается порядок сбора, обработки, учета и хранения персональных данных сотрудника, например: - Заявление о приеме на работу. - Копия приказа о приеме на работу. - Копия трудового договора. - Личная карточка. - Копия паспорта. - Копии приказов о переводах, командировках и т.п. - Копии дипломов, других документов об образовании. - Медицинское заключение, если для работы необходим медосмотр. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись. Сотрудник имеет право знакомиться с содержанием своего личного дела
График сменности	Отсутствие. Нарушение установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха	Если работа в организации посменная, график сменности составляется в обязательном порядке. В графике учитывается нормальная продолжительность рабочего дня - 40 часов в неделю. Для некоторых категорий работников продолжительность меньше (несовершеннолетние и т.д.). Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее, чем за месяц до его утверждения. Нельзя устанавливать для одного и того же сотрудника две смены подряд.
График отпусков	Отсутствие. Нарушение установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха	График отпусков должен быть обязательно. Он утверждается руководителем организации не позднее, чем за две неделя до наступления календарного года. Изменения в график отпусков оформляются приказом. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под расписку после подписания руководителем. Каждый работник должен быть извещен за две недели о начале отпуска. Отпуск несовершеннолетним предоставляется в любое время.
Документы по охране труда	Отсутствие или в не полном объеме. Нарушения при составлении и ведении отчетности и др.	Правила техники безопасности должны быть обязательно. Работники должны быть ознакомлены под роспись с правилами техники безопасности в момент приема на работу. Если в организации работает более 100 человек, то необходимо создать службу охраны труда или ввести должность специалиста по охране труда. Альтернатива: предприятие заключает соответствующий договор с фирмой, оказывающей услуги по охране труда.

Инспектор, составивший протокол, составляет и постановление о назначении наказания (форма постановления утверждена тем же приказом). Наказание может быть в форме штрафа или в форме дисквалификации. Штраф может быть наложен за любое нарушение трудового законодательства. Работодатель обязан оплатить штраф в течение 30 дней после истечения срока на обжалование. Дисквалификация - запрет на занятие руководящих должностей в течение времени, которое установит суд (обычно 1-3 года). Дисквалификация применяется при повторном нарушении.

Исполняя функции работодателя, предприниматели становятся полноправными субъектами социально-трудовых отношений. А это означает, что они должны оказывать содействие реализации государственной политики занятости. Их роль состоит в обеспечении и поддержании достойных условий занятости для наемных работников, в выполнении ряда обязательств, возникающих в случаях, когда, выполняя свои обязанности, работник получил профессиональное заболевание или травму, а также при высвобождении рабочей силы.

Литература

Кибанов А., Эсаулова И., Митрофанова Е. Управление трудовыми ресурсами. - М.: ИНФРА-М, 2009.

И. Эсаулова,

канд. экон. наук, доцент кафедры

менеджмента и маркетинга Пермского

государственного технического университета

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 7, июль 2009 г.