Вопрос: Как отразить в бюджетном учете недостачу нефинансовых активов, учитываемых за балансом, которая возникла по вине материально ответственного лица? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2015 г.)

Как отразить в бюджетном учете недостачу нефинансовых активов, учитываемых за балансом, которая возникла по вине материально ответственного лица?

М. Алексеева,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2015 г.

В рассматриваемом случае действует общий порядок учета и списания недостач.

Документальное оформление недостачи. Первым шагом при обнаружении недостачи является проведение инвентаризации. Отметим, что проводить ее следует руководствуясь положениями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

Оформлять результаты инвентаризации надлежит следующими регистрами бухгалтерского учета, утвержденными Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н:

- инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

- ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);

- актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Установление причин недостачи и оценка ущерба. До принятия решения о возмещении ущерба, причиненного недостачей, определяются причины возникновения ущерба, а также размер причиненного ущерба (ст. 247 ТК РФ). С этой целью в учреждении проводится проверка. Для ее проведения работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

В целях установления причин возникновения недостачи с материально ответственного лица берется письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, учреждению следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба (п. 220 Инструкции N 157н*(1)). Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

По результатам проверки руководитель учреждения издает приказ (распоряжение) о взыскании причиненного ущерба.

Взыскание суммы причиненного ущерба. Недостача имущества, в том числе учитываемого на забалансовых счетах, относится на виновных лиц. Стоит отметить, что материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю, установлена ст. 238 ТК РФ. Причем, если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, он обязан возместить ущерб в полном объеме (ст. 243, 244 ТК РФ). Исключения составляют случаи, предусмотренные ст. 239 ТК РФ.

Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по приказу (распоряжению) работодателя, который может быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Обратите внимание! При несоблюдении установленного порядка взыскания материального ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде (ст. 248 ТК РФ).

Лицо, по вине которого произошла недостача, может добровольно возместить ущерб полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Если по соглашению с работником принято решение об удержании сумм ущерба из его заработной платы, то общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20%, а в отдельных случаях (к примеру, по исполнительному документу) - 50% заработной платы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК РФ).

Кроме того, для возмещения причиненного ущерба работник с согласия работодателя может передать ему равноценное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Бюджетный учет. Суммы выявленных недостач подлежат отражению в бюджетном учете на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Для учета расчетов по суммам причиненного ущерба нефинансовым активам учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами в установленном законодательством РФ порядке, предназначен счет 1 209 70 000 "Расчеты по ущербу нефинансовым активам".

Выявленная недостача имущества списывается с забалансового учета на основании соответствующих актов о списании с одновременным предъявлением к виновному лицу суммы причиненного ущерба. Согласно Инструкции N 162н*(2) данные операции отразятся в учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражен ущерб, подлежащий возмещению виновным лицом, исходя из текущей восстановительной стоимости недостающего имущества*	1 209 7х 560	1 401 10 172
* Одновременно стоимость недостающего имущества списывается с соответствующего забалансового счета.

В силу п. 3 ст. 41 БК РФ средства, полученные в возмещение вреда, причиненного РФ, субъектам РФ и муниципальным образованиям, являются неналоговыми доходами соответствующих бюджетов. Таким образом, средства, поступающие казенным учреждениям от виновных лиц в порядке возмещения ущерба, причиненного недостачей, подлежат зачислению в установленном порядке в доход соответствующего бюджета.

Возмещение ущерба виновным лицом отразится в бюджетном учете на основании Инструкции N 162н так:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражены суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба в кассу учреждения	1 201 34 510	1 209 7х 660
Отражено поступление средств на лицевой счет из кассы учреждения	1 210 03 560 1 304 05 ххх	1 201 34 610 1 210 03 660
Отражено поступление суммы ущерба в доход бюджета: а) учреждение наделено полномочиями по администрированию кассовых поступлений в бюджет б) учреждение является получателем бюджетных средств, за которым не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет	1 210 02 ххх 1 303 05 830 1 304 04 ххх	1 304 05 ххх 1 304 05 ххх 1 303 05 730
Удержана сумма ущерба из заработной платы виновного лица	1 302 11 830	1 304 03 730
Перечислена сумма ущерба, удержанная из заработной платы работника, в доход бюджета	1 304 03 830	1 304 05 ххх
Отражены суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба в доход бюджета: а) учреждение наделено полномочиями по администрированию кассовых поступлений в бюджет б) учреждение является получателем бюджетных средств, за которым не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет	1 210 02 ххх 1 303 05 830 1 304 04 ххх	1 209 7х 660 1 209 7х 660 1 303 05 730
Возмещен причиненный учреждению ущерб в натуральной форме*	1 401 10 172	1 209 7x 660
* Одновременно имущество, поступившее в порядке возмещения ущерба, принимается к забалансовому учету.

Пример

Казенным учреждением выявлена недостача спортивного инвентаря, числящегося на забалансовом счете 21, на сумму 5 000 руб. Восстановительная стоимость недостающего имущества определена комиссией учреждения в сумме 5 400 руб. Виновное лицо внесло в кассу учреждения сумму недостачи, которая в последующем была зачислена на лицевой счет учреждения и перечислена в доход бюджета. Казенное учреждение является администратором доходов бюджета.

В бюджетном учете были сделаны следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражен ущерб, подлежащий возмещению виновным лицом, исходя из текущей восстановительной стоимости недостающего спортивного инвентаря	1 209 71 560	1 401 10 172	5 400
Списана стоимость недостающего спортивного инвентаря с забалансового учета		Забалансовый счет 21	5 000
Отражены суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба в кассу учреждения	1 201 34 510	1 209 71 660	5 400
Отражено поступление средств на лицевой счет из кассы учреждения	1 210 03 560 1 304 05 310	1 201 34 610 1 210 03 660	5 400
Отражено поступление суммы ущерба в доход бюджета	1 210 02 410	1 304 05 310	5 400

1 мая 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.