Вопрос: Какими документами необходимо подтвердить оплату найма жилья сотрудников государственного учреждения в командировке, если они проживают: в гостинице, общежитии учебного заведения, в квартире, принадлежащей физическому лицу? (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 3, май-июнь 2015 г.)

Какими документами необходимо подтвердить оплату найма жилья сотрудников государственного учреждения в командировке, если они проживают: в гостинице, общежитии учебного заведения, в квартире, принадлежащей физическому лицу?

И.И. Шкловец,

заместитель руководителя Роструда

Журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 3, май-июнь 2015 г.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на наем жилого помещения. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ (п. 11 Положения N 749*(1)).

После возвращения из служебной командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (абз. 2 п. 26 Положения N 749). К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие документы о расходах, связанных с командировкой, в том числе документы о найме жилого помещения, которые должны свидетельствовать о факте проживания работника в гостинице, общежитии или частном секторе (время проживания), а также содержать информацию о стоимости проживания и иметь отметку об оплате услуг либо расписку о получении денежных средств.

Пунктом 8 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490, определено, что при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

фамилию, имя, отчество потребителя;

сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

цену номера (места в номере);

другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением. Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то для подтверждения расходов служат бланки строгой отчетности (п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ*(2)).

Примечание. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ).

Примечание. При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг.

Документы, приравненные к кассовым чекам, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению, должны быть оформлены на бланках строгой отчетности в порядке, установленном Положением N 359*(3). При этом федеральные органы исполнительной власти, в том числе Минфин, полномочий утверждать формы таких бланков не имеют.

Поэтому для подтверждения расходов гостиница может использовать самостоятельно разработанные бланки первичных документов, которые содержат все необходимые реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете":

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При этом чек ККМ, счет, иной первичный документ, содержащий все необходимые реквизиты, подтверждают произведенные расходы на наем помещения как в гостинице, так и в общежитии.

В случае проживания командированного сотрудника в жилом помещении (квартире), не относящемся к гостиничному комплексу или общежитию, подтверждающим расходы на наем жилого помещения может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. В целях подтверждения расходов на проживание в квартире будет применяться письменный договор найма с хозяином жилья (ст. 671, 674 ГК РФ) или договор аренды (ст. 606 ГК РФ). Напомним, что собственник жилого помещения вправе предоставить во владение или в пользование принадлежащее ему на праве собственности жилое помещение юридическому лицу на основании договора аренды или на ином законном основании с учетом требований, установленных гражданским законодательством (ч. 2 ст. 30 ЖК РФ).

Поэтому в случае проживания в жилом помещении, предоставленном по договору найма или аренды, документами, подтверждающими расходы командируемого по найму жилого помещения, являются, кроме договора об аренде или найме жилого помещения, расписка арендодателя (наймодателя) в получении денежных средств по данному договору, ксерокопия паспорта арендодателя (наймодателя) и др.

Примечание. Гостиница и общежитие могут использовать самостоятельно разработанные бланки первичных документов, которые содержат все необходимые реквизиты.

Примечание. Подтверждающим расходы на наем квартиры может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

При этом нотариального и свидетельского заверения данная расписка не требует.

Таким образом, по возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы, которыми могут быть:

- в случае проживания в гостинице и общежитии - чек ККТ, квитанция (талон), счет или иной документ, свидетельствующий об оплате услуг по проживанию, оформленный в соответствии с требованиями федерального законодательства, с отметкой об оплате;

- в случае проживания в квартире - договор найма или договор аренды, а также договор с риелторским агентством (если поиск квартиры произведен через него), расписка наймодателя (арендодателя) о получении платы.

Исходя из вышесказанного, порядок возмещения расходов, связанный со служебными командировками в учреждениях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, устанавливается нормативным правовым актом соответствующего субъекта РФ, который может устанавливать и перечень подтверждающих документов по командировке.

Например, в положении о командировках может быть указан перечень документов, подтверждающих найм жилого помещения:

- счет или счет-фактура гостиницы либо акт выполненных работ (услуг) (расчеты осуществляет учреждение);

- чек контрольно-кассовой техники при оплате наличными, слип платежного терминала (расчеты осуществляет сотрудник учреждения).

1 мая 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(3) Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.