Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание (Ю. Титова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2014 г.)
-
Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание (Ю. Титова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2014 г.)
-
Штатное расписание: быть или не быть
-
Утверждаем расписание
-
Приказ об утверждении
-
Изменения
-
Реквизиты
-
Вновь созданные организации
-
Филиалы и представительства
-
Заполнение отдельных граф
-
Выписка из штатного расписания
-
Штатная расстановка
Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание
Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например, порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.
Штатное расписание: быть или не быть
Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.
С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю*(1).
К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре "трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием...)". При этом отсутствует оговорка "при его наличии", содержащаяся во многих статьях ТК РФ*(2) и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.
Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3)).
При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как "сокращение численности или штата работников" (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.
Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами*(4) и сложившейся судебной практикой.
В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.
Утверждаем расписание
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.
Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Однако с 2013 года ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.
Выбираем способ
Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате. Сделать это можно двумя способами:
- утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм (см. Пример 1);
- отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. Пример 2 на стр. 50). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. Пример 3 на стр. 50).
Пример 1. Приказ об утверждении и введении в действие форм первичных учетных документов по учету труда и его оплате
Общество с ограниченной ответственностью "Логос"
Приказ
25.12.2014 | N 101 |
Москва
Об утверждении и введении в действие форм первичных документов по учету труда и его оплате
В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 формы первичных учетных документов, обязательные для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни ООО "Логос" по учету труда и его оплате, приведенные в приложениях к настоящему приказу.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Оськину М.Н.
Приложение:
1. Штатное расписание - на 1 л.
2. Приказ о приеме на работу - на 1 л.
<...>
Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин
С приказом ознакомлена:
главный бухгалтер Оськина М.Н. Оськина 26.12.2014
Пример 2. Фрагмент учетной политики
Приложение N 1
к приказу от 29.12.2014 N 56/бу
Учетная политика ООО "Трейд"
для целей бухгалтерского учета
I. Организационная часть
Основным видом деятельности организации, формирующим выручку и себестоимость продаж, является оптовая торговля непродовольственными товарами.
<...>
Для оформления фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы первичных учетных документов. При отсутствии унифицированных форм применяются формы документов, содержащие обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<...>
Пример 3. Фрагмент приложения к учетной политике
Приложение N 2
к Учетной политике ООО "Трейд"
для целей бухгалтерского учета
Разработанные формы документов
Выписка из штатного расписания
<...>
Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.
Приказ об утверждении
Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ (см. Пример 4).
Пример 4. Приказ об утверждении штатного расписания
Общество с ограниченной ответственностью "Радость"
Приказ
24.11.2014 | N 29 |
Москва
Об утверждении и введении в действие штатного расписания
В целях закрепления организационно-штатной структуры ООО "Радость"
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.12.2014 штатное расписание согласно Приложению к настоящему приказу.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Радиолову Л.У.
Приложение: штатное расписание на 1 (Одном) листе.
Генеральный директор Щукина Э.Б. Щукина
С приказом ознакомлена:
Начальник отдела кадров Радиолова Л.У. Радиолова 24.11.2014
Изменения
Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом - либо отражающим конкретные изменения (см. Пример 5), либо утверждающим новую редакцию ШР (см. Пример 6 на стр. 52).
Пример 5. Приказ об изменении штатного расписания
Общество с ограниченной ответственностью "Технолекс" (ООО "Технолекс")
21.11.2014 | N 23/шр |
Приказ
г. Новосибирск
Об изменении штатного расписания
В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО "Технолекс"
Приказываю:
1. Внести с 01.12.2014 в штатное расписание от 25.12.2012 N 3 следующие изменения: создать патентный отдел штатной численностью 3 единицы:
- начальник патентного отдела с окладом 35 000 руб. - 1 единица;
- патентовед с окладом 27 000 руб. - 1 единица;
- помощник патентоведа с окладом 20 000 руб. - 1 единица.
2. Ознакомить с настоящим приказом главного бухгалтера Кумарь М.Н.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Авдееву К.В.
Генеральный директор Петров К.В. Петров
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Кумарь М.Н. Кумарь 21.11.2014
начальник отдела кадров Авдеева К.В. Авдеева 21.11.2014
Пример 6. Приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции
Общество с ограниченной ответственностью "Логос"
Приказ
25.12.2014 | N 102 |
Москва
Об утверждении и введении в действие штатного расписания в новой редакции
В связи с изменением организационно-штатной структуры ООО "Логос"
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 штатное расписание согласно Приложению к настоящему приказу.
2. Признать утратившим силу штатное расписание, утвержденное приказом от 27.11.2011 N 2.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по кадровым вопросам Оськину М.Н.
Приложение: штатное расписание - на 2 л.
Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин
С приказом ознакомлена:
заместитель генерального директора
по кадровым вопросам Оськина М.Н. Оськина 25.12.2014
Как отметил Роструд в письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.
Реквизиты
Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. Пример 7).
Пример 7. Фрагмент штатного расписания
Общество с ограниченной ответственностью "Логос"
Приложение N 2
к приказу ООО "Логос"
от 25.12.2013 N 101
Штатное расписание N 2
Введено в действие 01.01.2015 | Утверждено Приказом ООО "Логос" от 25.12.2014 N 102 |
Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.
Вновь созданные организации
Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:
- либо указывается только руководитель (если пока нет определенности, а зачастую и ресурсов в необходимых кадрах, см. Пример 8);
- либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.
Пример 8. Образец штатного расписания с одной штатной единицей
Общество с ограниченной ответственностью "Новь"
(ООО "Новь")
Приложение N 2
к приказу ООО "Новь"
от 03.11.2014 N 3
Штатное расписание N 1
Введено в действие 03.11.2014 | Утверждено Приказом ООО "Новь" от 03.11.2014 N 3 |
Структурное подразделение | Должность | Количество штатных единиц | Оклад, руб. | Надбавка, руб. | Всего в месяц, руб. | Примечание |
Основное | Директор | 1 | 35 000 | - | 35 000 | |
Итого: | 1 | 35 000 | - | 35 000 | ||
Директор | Белов | А.Б. Белов |
Филиалы и представительства
Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.
В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений (Пример 9).
Пример 9. Фрагмент штатного расписания для компании, имеющей обособленные подразделения
Открытое акционерное общество "Макрофлекс"
(ОАО "Макрофлекс")
Приложение N 2
к приказу ОАО "Макрофлекс"
от 27.11.2014 N 101/КД
Штатное расписание N 4
Введено в действие 01.12.2014 | Утверждено Приказом ОАО "Макрофлекс" от 27.11.2014 N 101/КД |
Структурное подразделение | Должность | Количество штатных единиц | Оклад, руб. | Надбавка, руб. | Всего в месяц, руб. | Примечание |
Код 01. Аппарат управления | ||||||
Администрация | Президент | 1 | 100 000 | - | 100 000 | |
<...> | <...> | <...> | <...> | <...> | <...> | |
Код 02. Филиал в г. Казани | ||||||
Дирекция | Директор | 1 | 50 000 | - | 50 000 | |
<...> | <...> | <...>> | <...> | <...> | <...> | |
Если штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования (Пример 10).
Пример 10. Фрагмент штатного расписания, утвержденного обособленным подразделением
Открытое акционерное общество "Макрофлекс"
(ОАО "Макрофлекс")
Приложение N 2
к приказу ОАО "Макрофлекс"
от 01.10.2014 N 96/КД
Штатное расписание N 4
Согласовано Президент ОАО "Макрофлекс" Иванов В.В. 27.11.2014 | Утверждено приказом директора филиала от 24.11.2014 N 56/КД-Ф-К |
Введено в действие 01.12.2014
Заполнение отдельных граф
Особо нужно сказать о заполнении граф "Оклад" и т.п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой "вилки", поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.
При необходимости отражения по одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе "Надбавки, доплаты" так, как показано в Примере 11.
Пример 11. Образец оформления графы "Надбавки, доплаты" в штатном расписании
Структурное подразделение | Должность | Количество штатных единиц | Оклад, руб. | Надбавки, доплаты | Всего в месяц, руб. | Примечание | |
основание | сумма, руб. | ||||||
Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как "Должность", "Количество штатных единиц", "Тарифная ставка (оклад) и пр.", "Надбавка", можно прочитать в статье "Штатное расписание в вопросах и ответах" на стр. 46 журнала N 7' 2009.
Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу "Надбавки, доплаты" можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу "Премии", также для удобства выделив подграфы "Основание" и "Сумма (руб.)" (см. Пример 12).
Пример 12. Образец оформления граф "Премия", "На руки" в штатном расписании
Структурное подразделение | Должность | Количество штатных единиц | Оклад, руб. | Премии | Всего в месяц, руб. | На руки | |
основание | сумма, руб. | ||||||
Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графу "К выплате" или "На руки" (Пример 12).
Выписка из штатного расписания
Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).
Пример 13. Выписка из штатного расписания
Открытое акционерное общество "Макрофлекс"
Приложение N 3
к приказу ОАО "Макрофлекс"
от 27.11.2014 N 101/КД
Выписка
из штатного расписания N 4
Утверждено
Введено в действие 01.12.2014 Приказом от 27.11.2014 N 102/КД
Структурное подразделение | Должность | Количество штатных единиц | Оклад, руб. | Надбавка, руб. | Всего в месяц, руб. | Примечание | |
основание | сумма, руб. | ||||||
Код 01. Аппарат управления | |||||||
Юридический отдел | Юрисконсульт | 1 | 35 000 | За знание иностранных языков | 15 000 | 50 000 | |
главный бухгалтер Белова Ю.Б. Белова
начальник отдела кадров- -\ Петрова Г.М. Петрова
| Печать |
Верно | ОАО |
специалист по кадрам |"Макрофлекс"| Кириллова Е.П. Кириллова
17.12.2014 \- --/
Штатная расстановка
Штатное расписание - документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его "утяжелять" информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать "лишнюю" информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом "плавающих" премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. Пример 14).
Пример 14. Штатная расстановка
Общество с ограниченной ответственностью "СпортИнвест"
(ООО "СпортИнвест")
Штатная расстановка на 03.11.2014
Примечание. См. статью "Ответственность работодателя за нарушения закона о персональных данных" на стр. 49 журнала N 2' 2012.
Мнение
Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления
В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации "закрывает" имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.
С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.
Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.
Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФ РФ не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.
Примечание. См. статью "Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях" на стр. 40 журнала N 3' 2012.
См. статью "10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными" на стр. 52 журнала N 3' 2012.
О "заемном" труде читайте на стр. 70.
В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.
Ю. Титова,
юрист, преподаватель,
эксперт журнала "Кадровая служба
и управление персоналом предприятия"
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2014 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Финансовое ведомство разъяснило, что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы учетных документов. Исключение составляют документы, используемые в качестве первичных учетных, если они установлены уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами. Например, кассовые документы (информация Минфина России N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 20.08.2014 N 03-03-06/1/41598).
*(2) См. ч. 2 ст. 8, ч. 6, 9 ст. 20, ч. 6 ст. 37, ч. 3 ст. 94 и др. ТК РФ.
*(3) Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
*(4) См., например, Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденные постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, и Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденные постановлением правления ПФР от 30.01.2002 N 11п.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия"
Учредитель и издатель ООО "Бизнес-Арсенал"
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-37544 от 17.09.2009.