Перевод на легкий труд: оформление и оплата (Н.А. Яманова, "Зарплата", N 1, январь 2015 г.)

Перевод на легкий труд: оформление и оплата

Нередко беременных сотрудниц по их просьбе переводят на легкий труд. С ними подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору и устанавливают зарплату, равную среднему заработку по прежней работе. Как правильно оформить документы и рассчитать выплаты, читайте в статье.

На основании медицинского заключения и заявления беременной сотрудницы работодатель обязан (ч. 1 ст. 254 ТК РФ):

- либо снизить ей нормы выработки (обслуживания);

- либо перевести ее на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе.

Незамедлительно перевести беременную сотрудницу на другую работу не всегда возможно. В этом случае работодателю придется:

- освободить ее от работы;

- выплачивать ей средний заработок за все пропущенные вследствие освобождения рабочие дни.

Такой порядок установлен в части 2 статьи 254 Трудового кодекса и пункте 22 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.01.2014 N 1.

Как правильно оформить освобождение от работы

В случае невозможности предоставить беременной сотруднице легкую работу или работу, исключающую воздействие вредных или опасных производственных факторов, работодателю нужно издать приказ об освобождении от работы.

В период освобождения от работы сотрудница не может получать заработную плату (ч. 3 ст. 76 ТК РФ). Пропущенные рабочие дни ей оплачиваются в размере среднего заработка по ее прежней работе (ч. 2 ст. 254 ТК РФ).

Примечание. Вопрос клиентов сервиса "Консультация эксперта" на сайте электронного журнала "Зарплата"

Вопрос. Где перечислены требования к условиям труда беременных сотрудниц?

Ответ. В разделе 4 Санитарных правил и норм "Гигиенические требования к условиям труда женщин" СанПиН 2.2.0.555-96, утвержденных постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 28.10.96 N 32, определены:

- работы, от выполнения которых нужно освободить беременных работниц;

- критерии оптимальной для них трудовой нагрузки;

- требования к технологическим операциям, оборудованию и рабочим местам, где можно применять труд беременных сотрудниц.

Примечание. Унифицированная форма N Т-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Пример 1. Оформление временного освобождения беременной сотрудницы от работы

Сотрудница ПАО "Океан" Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 года представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка.

Нужно документально оформить освобождение сотрудницы от работы.

Решение. Освобождение от работы работодатель оформил приказом. Унифицированной формы такого приказа нет, его можно составить в произвольной форме (образец 1 на с. 95).

Образец 1. Приказ об освобождении от работы

Публичное акционерное общество "Океан"

(ПАО "Океан")

Приказ N 179-ЛС
об освобождении от работы

г. Сочи

22 декабря 2014 года

В связи с отсутствием возможности перевода Е.М. Акуловой на другую работу, исключающую воздействие вредных и опасных производственных факторов, на основании части 1 статьи 254 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказываю:

1. Освободить Акулову Елизавету Максимовну, инженера-испытателя 3-й категории, от выполняемой работы с 22 декабря 2014 года до решения вопроса о предоставлении ей работы, исключающей воздействие вредных и опасных производственных факторов, в соответствии с медицинским заключением от 19.12.2014 N 170767.

2. Главному бухгалтеру Т.В. Клыкач оплатить Е.М. Акуловой рабочие дни периода освобождения от работы в размере среднего заработка.

Основание:

- заключение МБУЗ "Городская больница N 4" от 19.12.2014 N 170767;

- заявление Е.М. Акуловой от 22.12.2014.

Генеральный директор              Пилохвостов        Л.К. Пилохвостов

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер                 Клыкач             Т.В. Клыкач

                                                     22 декабря 2014 года

директор по персоналу             Скатова            С.Л. Скатова

                                                     22 декабря 2014 года

начальник испытательной           Саблезубов         О.Б. Саблезубов

лаборатории                                          22 декабря 2014 года

инженер-испытатель                Акулова            Е.М. Акулова

3-й категории                                        22 декабря 2014 года

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или по форме, разработанной компанией, период освобождения от работы будет отмечен буквенным кодом "НО" или цифровым 34 (образец 2 на с. 96).

Как правильно оформить перевод на легкий труд

Перевод на легкую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора. Работодатель направляет беременной сотруднице письменное предложение о переводе на легкий труд. С ним работницу нужно ознакомить под роспись.

Согласие с переводом

Если сотрудница согласна с переводом на новую должность, она выражает свое согласие, сделав отметку на предложение о переводе или отдельным заявлением (образец 3 на с. 97).

Образец 3. Предложение о переводе на легкий труд

Публичное акционерное                                 Инженеру-испытателю

общество "Океан"                                            3-й категории

(ПАО "Океан")                                               Акуловой Е.М.

Исх N 37 от 26.12.2014

Предложение
о переводе на другую работу

Уважаемая Елизавета Максимовна!

В соответствии с рекомендациями, указанными в медицинском заключении МБУЗ "Городская больница N 4" от 19.12.2014 N 170767, предлагаем Вам перевод в отдел сертификации на должность специалиста (оклад 26 500 руб.) на период с 12 января 2015 года до начала отпуска по беременности и родам с оплатой за выполненную работу, но не ниже среднего заработка по прежней должности.

О своем согласии (отказе) на перевод прошу сообщить не позднее 31 декабря 2014 года.

Генеральный директор                  Пилохвостов        Л.К. Пилохвостов

Согласна на перевод на должность      Акулова        Е.М. Акулова

специалиста отдела сертификации                      26 декабря 2014 года

Поскольку при переводе на другую должность изменяются определенные сторонами условия трудового договора, изменения оформляют соглашением в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Такой перевод повлечет:

- временное изменение трудовой функции работника;

- изменение места его работы (структурного подразделения);

- изменение заработной платы.

Новая зарплата на легкой работе

В дополнительном соглашении к трудовому договору не нужно указывать конкретный размер новой зарплаты работницы. Статья 254 Трудового кодекса определяет ее нижнюю границу - средний заработок по прежней работе.

Зарплата, рассчитанная исходя из среднего заработка по прежней работе, в одном месяце может оказаться больше, а в другом меньше заработка, рассчитанного из нового оклада работницы.

Каждый месяц, пока длится легкая работа, бухгалтеру придется производить сравнение. Для этого удобнее взять дневные значения среднего заработка по прежней работе и зарплаты по новой работе.

Как оформить перевод беременной сотрудницы на легкий труд, покажем на примере.

Пример 2. Записи в дополнительном соглашении к трудовому договору о переводе на легкий труд

Продолжим пример 1. Сотрудница ПАО "Океан" Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 года представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка.

С 12 января 2015 года работница с ее согласия переведена на легкий труд в отдел сертификации на должность специалиста. Размер зарплаты на прежней должности равен 27 800 руб. в месяц, а по новой должности - 26 500 руб. в месяц.

Нужно документально оформить перевод на легкий труд.

Решение. Работодателю нужно заключить с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору (см. образец 4).

Образец 4. Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

Публичное акционерное общество "Океан" (ПАО "Океан"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Пилохвостова Леонида Константиновича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Акулова Елизавета Максимовна, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. В связи с необходимостью предоставления работы в соответствии с медицинским заключением перевести Работника в отдел сертификации на должность специалиста временно, на период с 12 января 2015 года до начала отпуска по беременности и родам.

2. В соответствии с частью 1 статьи 254 Трудового кодекса Российской Федерации на период перевода Работнику выплачивается зарплата за выполненную работу, но не ниже, чем средний заработок по прежней должности.

3. Работнику установлена 5-дневная рабочая неделя, выходные дни - суббота и воскресенье.

4. Время начала рабочего дня - 9.00, время окончания рабочего дня - 18.00, перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 14.00.

5. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 18.03.2013 N 64, вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и действует до начала отпуска по беременности и родам.

6. Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

<...>

На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о временном переводе. Он может использовать унифицированную форму N Т-5 или самостоятельно разработанную форму.

Использовать унифицированную форму N Т-5 не совсем удобно, в ней предусмотрены строки для указания тарифной ставки (оклада) по новой должности в рублях и копейках. А в случае перевода на легкий труд сумма сохраняемого среднего заработка будет в каждом месяце разной в зависимости от количества рабочих дней. Мы составим приказ в произвольной форме (образец 5 на с. 100).

Образец 5. Приказ о переводе на легкий труд

Публичное акционерное общество "Океан"

(ПАО "Океан")

Приказ N 187-ЛС
о переводе на другую работу

г. Сочи

29 декабря 2014 года

В соответствии с рекомендациями, указанными в медицинском заключении от 19.12.2014 N 170767, и заявлением Е.М. Акуловой от 22.12.2014 на основании части 1 статьи 254 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказываю:

1. Перевести Акулову Елизавету Максимовну, инженера-испытателя 3-й категории испытательной лаборатории, с 12 января 2015 года до начала отпуска по беременности и родам на должность специалиста отдела сертификации.

2. Главному бухгалтеру Т.В. Клыкач оплачивать Е.М. Акуловой выполненную работу исходя из оклада по новой должности, но не ниже, чем исходя из среднего заработка по прежней, в соответствии с пунктом 2 дополнительного соглашения N 2 от 29.12.2014 к трудовому договору от 18.03.2013 N 64/13-тд.

3. Директору по персоналу С.Л. Скатовой ознакомить Е.М. Акулову со всеми документами, связанными с ее работой в новой должности.

Основание:

- дополнительное соглашение от 29.12.2014 N 2 к трудовому договору от 18.03.2013 N 64/13-тд;

- заключение МБУЗ "Городская больница N 4" от 19.12.2014 N 170767;

- заявление Е.М. Акуловой от 22.12.2014;

- предложение о переводе на легкий труд от 26.12.2014 N 37.

Генеральный директор              Пилохвостов        Л.К. Пилохвостов

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер                 Клыкач             Т.В. Клыкач

                                                     29 декабря 2014 года

директор по персоналу             Скатова            С.Л. Скатова

                                                     29 декабря 2014 года

начальник испытательной           Саблезубов         О.Б. Саблезубов

лаборатории                                          29 декабря 2014 года

инженер-испытатель                Акулова            Е.М. Акулова

3-й категории                                        29 декабря 2014 года

Примечание. Унифицированная форма N Т-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Беременную работницу нужно ознакомить:

- с приказом о временном переводе под роспись;

- должностной инструкцией по новой должности;

- другими локальными нормативными актами, связанными с работой в новой должности.

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или форме, разработанной компанией, период перевода на легкий труд будет отмечен буквенным кодом "Я" или цифровым 01 (образец 6 на с. 101).

Запись о переводе на легкий труд нужно сделать в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу" личной карточки работника по форме N Т-2 (образец 7 на с. 101). С записью работницу нужно ознакомить под роспись.

Образец 7. Раздел III личной карточки "Прием на работу и переводы на другую работу"

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
18.03.2013	Исследовательская лаборатория	Инженер-испытатель 3-й категории	27 800	Приказ от 18.03.2013 N 64/13-тд	Акулова
12.01.2015	Отдел сертификации	Специалист	26 500, но не ниже среднего заработка по должности инженера-испытателя 3-й категории	Приказ от 29.12.2014 N 187-лс	Акулова

Примечание. Унифицированная форма N Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Оклад после перевода на легкий труд оказался выше прежнего

Если оклад по выполняемой работе окажется выше оклада по прежней должности, работодателю нужно быть готовым доказывать проверяющим из ФСС РФ, что беременная сотрудница имеет специальное образование, квалификацию или опыт работы, необходимые для вышеоплачиваемой должности. В противном случае они могут расценить такой перевод перед отпуском по беременности и родам, как искусственное завышение выплат в расчетном периоде с целью увеличения размера пособия, и попытаться отказать компании в возмещении пособия по беременности и родам.

Запись о переводе беременной работницы на легкую работу в ее трудовую книжку вносить не нужно. Вносят только сведения о постоянных переводах (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Работница уходит в отпуск по беременности и родам

В последний день перед отпуском по беременности и родам перевод беременной сотрудницы на легкий труд заканчивается, так как заканчивается действие дополнительного соглашения.

Никакими дополнительными документами окончание перевода и возвращение работницы к работе по прежней должности оформлять не нужно.

Как рассчитать средний заработок

Средний заработок, сохраняемый беременной сотруднице, рассчитывается в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение о среднем заработке).

Расчет средней зарплаты работницы производят из фактически начисленной ей зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ней будет сохранена средняя зарплата (ч. 2 и 3 ст. 139 ТК РФ, п. 2 и 4 Положения о среднем заработке).

При определении среднего заработка используют средний дневной заработок (п. 9 Положения о среднем заработке). Он рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Средний заработок определяют умножением среднего дневного заработка на количество календарных (рабочих) дней в оплачиваемом периоде (п. 9 Положения о среднем заработке).

Пример 3. Расчет среднего заработка

Продолжим примеры 1 и 2. Сотрудница ПАО "Океан" Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 года представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка. Расчетный период с 1 декабря 2013 года по 30 ноября 2014 года Е.М. Акулова отработала полностью - 246 рабочих дней.

За каждый месяц расчетного периода сотруднице начислена зарплата в размере оклада - 27 800 руб. В декабре 2014 года работнице начислена премия по итогам работы за 2014 год в размере 15 000 руб.

С 12 января 2015 года работница с ее согласия переведена на легкий труд. Оклад по новой должности составляет 26 500 руб.

Нужно рассчитать оплату за время освобождения от работы в декабре 2014 года и за дни, отработанные после перевода на легкий труд в январе 2015-го, если известно, что в отпуск по беременности и родам работница ушла с 26 января 2015 года.

Решение. Оплата времени освобождения от работы

Всего за расчетный период работнице начислено 333 600 руб. (27 800 руб. х 12 мес.).

Средний дневной заработок Е.М. Акуловой равен 1356,1 руб. (333 600 руб. : 246 раб. дн.).

В декабре 2014 года период освобождения от работы составил 8 рабочих дней (с 22 по 26 и с 29 по 31 декабря). Сотруднице нужно оплатить его в размере среднего заработка.

Средний заработок, сохраняемый работнице за 8 рабочих дней декабря 2014 года, составит 10 848,8 руб. (1356,1 руб. х 8 раб. дн.).

Оплата легкого труда. С 12 января 2015 года с работницей заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на легкий труд. Перевод оформлен приказом.

Расчет среднего дневного заработка для осуществления сравнения. Размер зарплаты на прежней должности равен 27 800 руб. в месяц. По новой должности оклад за месяц ниже и составляет 26 500 руб.

Рассчитаем зарплату работницы исходя из оклада по новой должности за один отработанный в январе 2015 года день. Она равна 1766,67 руб. (26 500 руб. : 15 раб. дн.).

Рассчитаем средний дневной заработок по прежней должности по состоянию на 1 января 2015 года.

Расчетным периодом для определения среднего заработка будет период с 1 января по 31 декабря 2014 года.

В декабре работнице начислена заработная плата за 15 рабочих дней декабря в размере 18 130,44 руб. (27 800 руб. : 23 раб. дн. х 15 раб. дн.).

Сумма учитываемых выплат за расчетный период сотруднице составила 338 930,44 руб. (27 800 руб. х 11 мес. + 18 130,44 руб. + 15 000 руб.). Сумма 10 848,8 руб., начисленная за период освобождения от работы, не учитывается.

Средний дневной заработок Е.М. Акуловой по прежней работе равен 1418,12 руб. (338 930,44 руб. : 239 раб. дн.). Эта величина оказалась меньше, чем заработок за один день работы по новой должности в январе 2015 года (1766,67 руб. > 1418,12 руб.).

Работнице следует начислить зарплату за дни, отработанные в январе 2015 года, исходя из оклада по новой должности.

Зарплата за отработанные дни января. За отработанное время работнице нужно начислить 17 666,67 руб. (1766,67 руб. х 10 раб. дн), где 10 рабочих дней - количество отработанных дней с 12 по 25 января 2015 года (с 26 января работница находится в отпуске по беременности и родам).

НДФЛ и страховые взносы

Если все же работнице, переведенной на легкий труд, зарплата будет начислена исходя из среднего заработка по прежней работе, следует учитывать, что такая выплата облагается:

- НДФЛ. Налог компания удерживает в момент выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ);

- страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 1 и 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

До перевода беременная сотрудница может быть занята на видах работ, поименованных в подпунктах 1-18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".

Если работодатель перевел беременную сотрудницу по медицинскому заключению на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, такая работа приравнивается к работе, предшествующей переводу (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.07.2002 N 516).

Примечание. Подробнее об этом читайте на с. 126.

В этом случае на сохраняемый работнице средний заработок и другие выплаты в ее пользу в период освобождения от работы или перевода на легкий труд нужно начислять страховые взносы по дополнительным тарифам (п. 12 письма ПФР от 30.12.2013 N НП-30-26/20622 и п. 7 письма Минтруда России от 05.06.2013 N 17-3/10/2-3105).

Примечание. Как при следующем расчете среднего заработка учесть начисления за период освобождения от работы и перевода на легкий труд

Время освобождения работника от работы с сохранением среднего заработка при последующих его расчетах в соответствии с Трудовым кодексом не учитывается (подп. "а" п. 5 Положения о среднем заработке). Время, отработанное работницей в период перевода на легкий труд и оплаченное в размере не ниже среднего заработка по прежней работе, в будущем будет учтено при расчете среднего заработка для других случаев его расчета, как и начисления за это время.

При расчете среднего заработка для целей исчисления пособий и время освобождения от работы, и время перевода на легкий труд будет учтено, как и начисленные за этот период выплаты, поскольку они облагаются страховыми взносами на основании части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Н.А. Яманова,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 1, январь 2015 г.