Электронная пропускная система (Н. Фимина, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2015 г.)

Электронная пропускная система

Санкционированный проход в помещения и на территорию учреждения работников и посетителей может являться одной из составляющих системы безопасности. В настоящее время пропускной режим введен во многих казенных учреждениях. Причем достаточно часто применяются именно электронные пропуска. На какую статью (подстатью) КОСГУ отнести расходы на изготовление электронных пропусков? Как оформить их выдачу работникам учреждения? Нужно ли вести табель учета рабочего времени в условиях электронной пропускной системы? Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за потерю электронного пропуска? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Изготовление пластиковых карт для электронного пропуска

Как правило, электронная пропускная система представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, который состоит из сервера, компьютерной программы и технических средств, соединенных посредством локальной сети. Сам по себе проход на территорию учреждения осуществляется при помощи пластиковых карточек, с которых техническим средством считывается информация. При положительном сравнении имеющихся данных, нанесенных на пластиковую карту электронного пропуска, турникет разрешает доступ на территорию объекта.

При заключении договора на изготовление электронных пропусков казенному учреждению необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ.

С исполнителем работ в данном случае заключается договор подряда. Условия указанного договора предполагают, что одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).

Нормы Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н), не дают ответа на вопрос об отнесении затрат на изготовление электронных пропусков на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ. К сожалению, в настоящее время отсутствуют и официальные разъяснения контролирующих ведомств по этой теме. Имеются две точки зрения: расходы на изготовление электронных пропусков сторонним исполнителем подлежат отнесению на подстатью 226 или на статью 340.

В пользу первой позиции говорит тот факт, что согласно Указаниям N 65н на подстатье 226 КОСГУ учитываются расходы на выполнение работ, оказание услуг, не отнесенных на подстатьи 221-225 КОСГУ, в том числе услуги по обеспечению безопасности информации и режимно-секретных мероприятий.

Сторонники второй точки зрения основываются на том, что в результате осуществления работ по договору в собственности учреждения оказывается ряд материальных объектов (карточек), которые в соответствии с Указаниями N 65н относятся на статью 340 КОСГУ.

В силу п. 98 Инструкции N 157н счет 105 00 "Материальные запасы" предназначен для учета материальных ценностей в виде сырья, материалов, приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения или для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением, и приобретенных для продажи товаров.

Таким образом, если электронные пропуска можно считать материальными ценностями, приобретенными для использования в процессе деятельности учреждения, то есть основания применять статью 340 КОСГУ. Если нет, то больше оснований применять подстатью 226.

Электронные пропуска сами по себе не являются материальными ценностями, используемыми в деятельности учреждения. В деятельности (в плане установления пропускного режима) применяется информация, записанная на носитель. Как подчеркивается в Письме Минфина РФ от 22.01.2014 N 02-06-10/1855, сама информация и носитель информации не являются тождественными. Вместе с тем, рассматривая аналогичную ситуацию (по учету ключевых носителей), финансовое ведомство предписывает применять счет 105 00 и статью 340 КОСГУ.

Независимо от того, какой вариант учета будет реализован в деятельности казенного учреждения, целесообразно организовать забалансовый учет пропусков, выданных сотрудникам.

Согласно поправкам, внесенным Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 N 89н в Инструкцию N 157н*(1) предусмотрено применение нового забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". Этот счет предназначен для учета имущества, выданного работникам для исполнения ими служебных обязанностей. На забалансовом счете имущество можно учитываться в условной оценке (например, один пропуск - один рубль).

Хотелось бы также подчеркнуть, что недопустимо взимать с сотрудников плату за электронную карточку аналогично, например, взиманию платы за бланк трудовой книжки. Подобная возможность нормами действующего законодательства РФ не предусмотрена.

Оформление выдачи карт сотрудникам

В законодательстве нет ответа на вопрос, как именно оформить выдачу пластиковых карт для электронных пропусков. Однако работодателю в любом случае следует получить письменное подтверждение о том, что работник получил пропуск.

На практике чаще всего персональная электронная карта (пропуск) выдается работнику под личную подпись в журнале выдачи персональных электронных карт (пропусков). Изымается электронный пропуск в случае увольнения сотрудника.

Указанный порядок лучше всего зафиксировать во внутренних документах учреждения.

Необходимость ведения табеля учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.

Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.

Согласно Приказу N 173н*(2) для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).

Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?

Руководствоваться нужно следующим. Явки и неявки (причины неявок) фиксируются с помощью табеля учета рабочего времени и контролируются с помощью данных электронной пропускной системы. То есть сведения из табеля имеют приоритетное значение.

К тому же электронная система не застрахована от сбоя. На практике может сложиться ситуация, когда сотрудник фактически прошел в учреждение без пропуска, поскольку в соответствующий момент турникет был не исправен.

Актуальным является также следующий вопрос: как быть, если при проверке распечатки данных из электронной системы выясняется, что сотрудник периодически задерживается на работе? Следует ли фиксировать переработку и имеется ли обязанность начислять такому работнику доплату за сверхурочную работу?

На данный вопрос следует ответить отрицательно, и вот почему. В соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа - это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени - ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Ключевыми в данном случае являются слова "по инициативе работодателя". Если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, доплата за сверхурочную работу ему не полагается. Поэтому, если документы на привлечение к сверхурочной работе работодателем не оформлялись, нет необходимости учитывать данные с распечатки электронной пропускной системы.

Пожарная безопасность

Напомним, что в соответствии со ст. 20.4 КоАП РФ нарушение требований пожарной безопасности влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц от 6 000 руб. до 15 000 руб.; на юридических лиц - от 150 000 до 200 000 руб. При этом нарушение требований пожарной безопасности об обеспечении проходов, проездов и подъездов к зданиям, сооружениям и строениям образует самостоятельный состав правонарушения и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 7 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц - от 120 000 до 150 000 руб.

К сведению. Согласно ст. 2.4 КоАП РФ под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ.

Бывает, что при принятии решения о введении в учреждении пропускного режима требования нормативных правовых документов по пожарной безопасности в расчет не принимаются. Проанализируем данные требования, чтобы пояснить, что именно может привлечь внимание проверяющих.

Требования к пожарной безопасности установлены Правилами противопожарного режима в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390. В соответствии с п. 36 названного документа при эксплуатации эвакуационных путей, эвакуационных и аварийных выходов запрещается:

- устраивать пороги на путях эвакуации (за исключением порогов в дверных проемах), раздвижные и подъемно-опускные двери и ворота, вращающиеся двери и турникеты, а также другие устройства, препятствующие свободной эвакуации людей;

- загромождать эвакуационные пути и выходы (в том числе проходы, коридоры, тамбуры, галереи, лифтовые холлы, лестничные площадки, марши лестниц, двери, эвакуационные люки) различными материалами, изделиями, оборудованием, производственными отходами, мусором и другими предметами, а также блокировать двери эвакуационных выходов.

Таким образом, сам по себе пропускной режим (предполагающий в том числе установку турникетов с применением электронных пропусков) не противоречит требованиям пожарной безопасности. Однако, если, например, на проходной установлен турникет на путях эвакуации, уменьшающий ширину эвакуационного пути, учреждение могут оштрафовать (см., например, Постановление ФАС ДО от 13.03.2014 N Ф03-620/2014). Если турникет установлен в части помещения, которая не касается путей эвакуации, как нарушение такое расположение фиксироваться не должно (см., например, Решение Арбитражного суда Пермского края от 13.02.2013 N А50-22069/2012).

Потеря пластиковой карты

В случае потери карточки для обеспечения доступа сотрудника в помещение (на территорию) работодателя оформляется новый пропуск.

Актуальным является вопрос: можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за потерю пропуска и допускается ли взыскание с него стоимости карточки?

В соответствии со ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.

В статье 21 ТК РФ сказано, что работник должен добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Это означает, что трудовыми обязанностями считаются только те обязанности, которые сформулированы в нормах трудового законодательства, в тексте трудового договора или следуют из текста трудового договора (например путем отсылки к тексту другого внутреннего документа работодателя).

Рассмотрим материалы судебной практики по данному вопросу. По материалам одного из дел сотрудница организации обратилась с заявлением на имя руководителя с просьбой аннулировать утерянный пропуск и выдать новый. В ответ на заявление ей был объявлен выговор за утрату пропуска, вынесено предупреждение о том, что при повторном неисполнении трудовых обязанностей работнице грозит увольнение на основании п. 5 ст. 81 ТК РФ.

Как указал суд, данный приказ незаконен, поскольку потеря пропуска не считается нарушением трудовых обязанностей, не может являться основанием для дисциплинарного взыскания. Аналогичные выводы были сделаны по результатам проверки Государственной инспекцией труда (см. Решение Красногорского городского суда Московской области от 16.12.2013 N 2-6490/13).

Рассмотренное судебное решение является лишь частным примером, выражением судебного мнения по конкретной ситуации. Однако, даже если включить положение об ответственности за утерю пропуска в трудовой договор, привлечение к дисциплинарной ответственности проблематично. Дело в том, что ст. 192 ТК РФ содержит положение, допускающее возможность привлечения к ответственности только за виновное действие. Карточка для электронного пропуска может выбыть из владения сотрудника не по его вине. Сложно представить, что по каждому случаю потери пропуска работодатель будет проводить расследование причин утери.

Кроме того, согласно ст. 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или федеральными законами. При этом каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

Н. Фимина,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".