Вопрос: ЗАО планирует провести ежегодное общее собрание акционеров 15.06.2015. Ведение реестра ЗАО осуществляет внешний регистратор. Ранее (июнь 2014 года) было проведено очередное собрание акционеров, на котором принято решение о передаче генеральному директору функций совета директоров АО по созыву и проведению общего собрания акционеров. Изменения в устав не вносились. Процедура созыва и проведения общего собрания акционеров ни уставом, ни каким-либо внутренним документом АО не регламентирована. Каков порядок действий по созыву собрания? Какие документы и в какие сроки необходимо подготовить до проведения собрания, в том числе для оповещения акционеров? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2015 г.)

ЗАО планирует провести ежегодное общее собрание акционеров 15 июня 2015 года. Ведение реестра ЗАО осуществляет внешний регистратор. Ранее (июнь 2014 года) было проведено очередное собрание акционеров, на котором принято решение о передаче генеральному директору функций совета директоров АО по созыву и проведению общего собрания акционеров. Изменения в устав, предусматривающие указанные полномочия генерального директора, не вносились. Процедура созыва и проведения общего собрания акционеров ни уставом, ни каким-либо внутренним документом АО не регламентирована.

Каков порядок действий по созыву собрания? Какие документы и в какие сроки необходимо подготовить до проведения собрания, в том числе для оповещения акционеров?

Прежде всего отметим, что в соответствии с пп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ по единогласному решению участников непубличного акционерного общества в его устав могут быть внесены положения о порядке созыва, подготовки и проведения общих собраний акционеров, принятия ими решений, которые отличаются от общего порядка, установленного законами и иными правовыми актами, при условии, что такие изменения не будут лишать его участников права на участие в общем собрании непубличного общества и на получение информации о нем.

Поскольку положения ст. 66.3 ГК РФ об акционерных обществах применяются к закрытым акционерным обществам (далее - ЗАО, общество) с 1 сентября 2014 года, то ЗАО вправе внести в свой устав соответствующие изменения о порядке созыва, подготовки и проведения общего собрания акционеров этого общества с указанной даты (п.п. 1 и 9 ст. 3 Федерального закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации").

Однако в ситуации, указанной в вопросе, такие положения в устав ЗАО внесены не были, поэтому общее собрание его акционеров созывается и проводится в общем порядке, предусмотренном законами и другими нормативными правовыми актами.

Лицо или орган, уполномоченные на проведение общего собрания акционеров

По общему правилу принятие решения о созыве годового общего собрания акционеров ЗАО относится к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества (пп. 2 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ)).

В обществе с числом акционеров - владельцев голосующих акций менее пятидесяти устав может предусматривать, что функции совета директоров (наблюдательного совета) осуществляет общее собрание акционеров. В этом случае устав общества должен содержать указание об определенном лице или органе общества, к компетенции которого относится решение вопроса о проведении общего собрания акционеров и об утверждении его повестки дня (п. 1 ст. 64 Закона N 208-ФЗ).

Как следует из вопроса, на очередном общем собрании акционеров, проведенном в 2014 году, было принято решение о том, что созыв годового и внеочередных общих собраний акционеров, утверждение их повестки дня и решение других вопросов, отнесенных к организации и проведению общего собрания, возлагаются на генерального директора общества.

Вместе с тем, в противоречие закону, соответствующие этому решению положения не были закреплены в уставе общества. А поскольку нормы п. 1 ст. 64 Закона N 208-ФЗ сформулированы императивным образом, то до внесения соответствующих изменений в устав генеральный директор не имеет полномочий по созыву ежегодного общего собрания акционеров.

В связи с этим в рассматриваемом случае для реализации генеральным директором права на созыв годового общего собрания акционеров прежде всего необходимо внесение соответствующих изменений в устав общества на основании ранее принятого решения общего собрания акционеров о распределении функций совета директоров между другими органами ЗАО.

Напомним, что решение о внесении изменений и дополнений в устав общества, а также об утверждении устава общества в новой редакции общее собрание акционеров должно принять большинством не менее, чем в 3/4 голосов (пп. 1 п. 1 ст. 48, п. 3 ст. 49 Закона N 208-ФЗ).

Порядок созыва ежегодного общего собрания акционеров ЗАО

Годовое общее собрание акционеров проводится в сроки, устанавливаемые уставом общества, но не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года (п. 1 ст. 47 Закона N 208-ФЗ). Финансовый год соответствует календарному году и длится с 1 января по 31 декабря (ст. 12 Бюджетного кодекса РФ), следовательно, годовое общее собрание акционеров в рассматриваемом случае должно проводиться в период с 1 марта по 30 июня 2015 года.

Подготовка к проведению общего собрания акционеров ЗАО осуществляется в следующем порядке:

1) Принятие решения о созыве лицом или органом, уполномоченным созывать общее собрание. Закон не устанавливает, как должно оформляться такое решение в том случае, если правом на созыв общего собрания обладает генеральный директор общества, поэтому полагаем, что такое решение может быть принято, например, распоряжением генерального директора, сделанным в письменной форме.

В таком распоряжении следует указать дату, на которую назначено проведение годового общего собрания акционеров, место и время его проведения, а также время начала регистрации участников этого собрания (п. 1 ст. 54 Закона N 208-ФЗ, п. 2.10 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утвержденного приказом ФСФР от 02.02.2012 N 12-6/пз-н (далее - Положение N 12-6/пз-н)). При этом следует иметь в виду, что общее собрание должно проводиться в поселении (городе, поселке, селе), являющемся местом нахождения общества, если иное место его проведения не установлено уставом общества (п. 2.9 Положения N 12-6/пз-н).

2) Составление списка лиц, имеющих право на участие годовом общем собрании акционеров. Дата составления такого списка определяется решением лица или органа, на которых возложены функции по созыву общего собрания акционеров. Она не может быть установлена ранее чем через 10 дней с даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем за 50 дней до даты проведения общего собрания акционеров. Дата составления списка является существенным фактом, требующим раскрытия (п. 6.2.1.2 Положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг, утвержденного приказом ФСФР от 04.10.2011 N 11-46/пз-н). Сообщение о дате составления списка акционеров раскрывается, как правило, в сети "Интернет". Для того чтобы все желающие имели возможность принять участие в общем собрании акционеров с оптимальным для них пакетом акций, информацию о дате составления списка акционеров следует раскрывать не менее чем за 7 дней до наступления этой даты (пп. 3 п. 1.1.2 Части Б Кодекса корпоративного управления, направленного письмом Банка России от 10.04.2014 N 06-52/2463).

Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется на основании данных реестра акционеров общества регистратором, осуществляющим ведение такого реестра (п. 1 ст. 51 Закона N 208-ФЗ, п. 7.4.5 Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 02.10.1997 N 27 (далее - Положение N 27)).

Список акционеров содержит (п. 3 ст. 51 Закона N 208-ФЗ):

а) имя (наименование) каждого акционера;

б) данные, необходимые для его идентификации (п. 7.4.5 Положения N 27):

- для физических лиц - паспортные данные, место проживания;

- для юридических лиц - реквизиты свидетельства о регистрации, наименование регистрирующего органа, место регистрации;

в) данные о количестве и категории (типе) акций, правом голоса по которым обладает акционер;

г) почтовый адрес в РФ, по которому должны направляться сообщение о проведении общего собрания акционеров, бюллетени для голосования и отчет об итогах голосования.

В случае если в отношении общества используется специальное право на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении указанным обществом ("золотая акция"), в этот список включаются также представители Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования (п. 1 ст. 51 Закона N 208-ФЗ).

Список акционеров должен содержать актуальную информацию (на дату составления списка). Лицо, зарегистрированное в реестре акционеров, обязано своевременно информировать держателя реестра об изменении своих данных. В случае непредставления им информации о соответствующих изменениях своих данных (например при смене паспорта акционера - физического лица) ЗАО и регистратор не несут ответственности за причиненные в связи с этим убытки (п. 5 ст. 44 Закона N 208-ФЗ).

Изменения в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, могут вноситься только в случае восстановления нарушенных прав лиц, не включенных в указанный список на дату его составления, или исправления ошибок, допущенных при его составлении (п. 5 ст. 51 Закона N 208-ФЗ).

3) Определение повестки дня общего собрания (п. 1 ст. 54 Закона N 208-ФЗ). Она определяется решением лица или органа, на которых возложены функции по созыву общего собрания акционеров.

Обязательному включению в повестку дня годового общего собрания акционеров в рассматриваемом случае подлежат вопросы об избрании ревизионной комиссии (ревизора) общества, утверждении аудитора общества, утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также о распределении прибыли (в том числе о выплате (объявлении) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года (пп. 11 п. 1 ст. 48, п. 2 ст. 54 Закона N 208-ФЗ).

Также в повестку дня должны быть включены вопросы, предложенные акционерами, являющимися отдельно или в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций общества, сделанные ими в письменной форме не позднее чем через 30 дней после окончания финансового года и не отклоненные по предусмотренным законом основаниям лицом или органом, на которых возложены функции по созыву общего собрания акционеров (п.п. 1, 3, 4 и 5 ст. 53 Закона N 208-ФЗ).

4) Сообщение о проведении общего собрания акционеров. Оно должно быть направлено каждому лицу, указанному в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому указанному лицу под роспись, либо, если это предусмотрено уставом общества, опубликовано в определенном уставом общества печатном издании и размещено на определенном уставом общества сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", либо размещено на определенном уставом общества сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (п. 1 ст. 52 Закона N 208-ФЗ).

В сообщении о проведении общего собрания акционеров должны быть указаны (п. 2 ст. 52 Закона N 208-ФЗ, п. 3.1 Положения N 12-6/пз-н):

а) полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;

б) форма проведения общего собрания акционеров (в настоящем случае - собрание);

в) дата, место (с указанием адреса), время проведения общего собрания акционеров, время начала регистрации его участников, а в случае, когда в соответствии с п. 3 ст. 60 Закона N 208-ФЗ заполненные бюллетени могут быть направлены обществу, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени. Отметим, что по смыслу п. 1 ст. 60 Закона N 208-ФЗ голосование с использованием бюллетеней в ЗАО, число акционеров которого менее 50, не является обязательным и осуществляется по решению лица или органа, на которых возложены функции по созыву общего собрания;

г) дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

д) повестка дня общего собрания акционеров;

е) порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться. Состав указанных информации и материалов определяется нормами п. 3 ст. 52 Закона N 208-ФЗ и п.п. 3.2-3.5 Положения N 12-6/пз-н. Их конкретный перечень зависит от вопросов, выносимых на повестку дня общего собрания.

Сообщение о проведении годового общего собрания акционеров должно быть направлено не позднее чем за 20 дней до даты его проведения, а если на повестке дня стоит вопрос о реорганизации общества - не позднее, чем за 30 дней до указанной даты (п. 1 ст. 52 Закона N 208-ФЗ). Общество вправе дополнительно информировать акционеров о проведении общего собрания акционеров через иные средства массовой информации (телевидение, радио).

Информация и материалы, предоставляемые для ознакомления, должны быть доступны лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, в течение 20 дней (а при включении в повестку дня вопроса о реорганизации - 30 дней) до даты проведения общего собрания в помещении по адресу единоличного исполнительного органа общества, а также в иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания (п. 3 ст. 52 Закона N 208-ФЗ, п. 3.6 Положения N 12-6/пз-н). Кроме того, указанная информация (материалы) должна быть доступна лицам, принимающим участие в общем собрании акционеров, во время его проведения.

Общество обязано по требованию лица, имеющего право на участие в общем собрании акционеров, представить ему копии указанных документов в течение 7 дней с даты поступления в общество соответствующего требования (с даты наступления срока, в течение которого информация (материалы), подлежащая предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании, должна быть доступна таким лицам, если соответствующее требование поступило в общество до начала течения указанного срока), если более короткий срок не предусмотрен уставом общества или внутренним документом общества, регулирующим деятельность общего собрания (п. 3.6 Положения N 12-6/пз-н). Плата, взимаемая обществом за предоставление копий документов, содержащих информацию (копий материалов), подлежащую предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании, при подготовке к проведению общего собрания общества, не может превышать затраты на их изготовление.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

2 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.