Вопрос: В 2015 году казенным учреждением получена корпоративная дебетовая банковская карта для обеспечения сотрудников подотчетными средствами. Никаких внутренних (локальных) нормативных актов, регулирующих вопросы использования карты и ответственности лиц, использующих ее, в учреждении не издавалось. Выдается ли данная карта определенному кругу лиц согласно приказу (распоряжению)? Если сумма денежных средств выдается в подотчет нескольким лицам в один день, то как следует контролировать, кто и какую сумму снял с данной карты? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2015 г.)

В 2015 году казенным учреждением получена корпоративная дебетовая банковская карта для обеспечения сотрудников подотчетными средствами. Никаких внутренних (локальных) нормативных актов, регулирующих вопросы использования карты и ответственности лиц, использующих ее, в учреждении не издавалось.

Выдается ли данная карта определенному кругу лиц согласно приказу (распоряжению)?

Если сумма денежных средств выдается в подотчет нескольким лицам в один день, то как следует контролировать, кто и какую сумму снял с данной карты?

Если сумма денежных средств выдается одному лицу (кассиру) на всех сотрудников (то есть получатель фактически берет сумму денежных средств себе в подотчет, а потом выдает их остальным), то как следует отразить выдачу денег каждому?

Порядок осуществления операций по обеспечению организаций госсектора денежными средствами с использованием банковских карт установлен Правилами, утвержденными приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (далее - Правила), в целях реализации полномочий, предусмотренных ст. 241.1 БК РФ.

Расчетные (дебетовые) карты, предоставляемые госучреждениям казначейскими органами, могут использоваться для расчетов с подотчетными лицами, осуществляющими в интересах госучреждения хозяйственные и иные аналогичные расходы. В отдельных случаях применение таких карт оправдано и в целях обеспечения денежными средствами сотрудников, направляемых в командировки.

Банковская карта открывается казначейством на имя конкретного сотрудника, являющегося уполномоченным лицом учреждения, на совершение операций по карте, т.е. карта является именной. При этом держателями банковских карт в учреждении могут быть один или несколько сотрудников учреждения, количество держателей карт согласовывается руководителем учреждения с обслуживающим банком. Иными словами, банковская карта может быть оформлена каждому подотчетному лицу учреждения. Однако необходимо учитывать, что деньги, зачисляемые на банковские карты, принадлежат не конкретным сотрудникам, а учреждению и должны направляться на определенные цели.

Форма Заявления на получение карт (форма по КФД 0531247), оформляемого в соответствии с Правилами, предусматривает обязательство держателей карт хранить их под ключом, в безопасном от огня и хищения помещении.

Иными словами, банковские карты, предоставляемые учреждениям казначейскими органами, оформляются персонифицированно и не подразумевают передачу карты другим лицам, соответственно, лицо, уполномоченное на получение банковских карт в органе казначейства, имеет права выдать карту только лицу, на которое такая карта была оформлена. В рассматриваемой ситуации в учреждении была оформлена одна банковская карта на кассира учреждения, следовательно, кассир учреждения (держатель) не имеет права передавать карту другим лицам и сообщать ее ПИН-код.

Порядок выдачи сотрудникам-держателям их карт из места хранения (сейф, несгораемый шкаф и т.п.) и контроля за ее использованием уполномоченными лицами законодательством не регламентирован. Поэтому учреждению в целях соблюдения кассовой дисциплины и недопущения нецелевого использования денежных средств учреждения целесообразно разработать и утвердить локальный нормативный акт, определяющий порядок использования банковских карт. При разработке порядка использования банковских карт, по нашему мнению, могут быть учтены следующие вопросы:

- кем и каким образом будут фиксироваться выдача и возврат карты (например ведение ответственным работником журнала выдачи корпоративных карт);

- конфиденциальность сведений о ПИН-коде карты (ответственность за разглашение его третьим лицам);

- порядок и сроки представления отчета сотрудника (держателя карты) о целевом расходовании денежных средств с использованием банковской карты;

- ответственность работников учреждения за расходование средств, списанных с банковской карты, без документов, подтверждающих целевую направленность этих расходов;

- действия и ответственность уполномоченных лиц в случае утраты или хищения банковской карты и др.

Учреждение вправе выдавать подотчетному лицу корпоративную банковскую карту для оплаты командировочных расходов либо в безналичном порядке, либо наличными денежными средствами, снятыми с карточного счета при помощи карты через банкомат. При этом денежные средства, списанные с лицевого счета учреждения, считаются выданными в подотчет сотруднику (держателю карты). В этой связи необходимо учитывать, что оплата сотрудником расходов банковской картой не освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы и оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 7 "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).

Фактическое совершение операций по зачислению и использованию денежных средств учреждения с банковской (корпоративной) карты фиксируется документами в виде слипов (чеков) и квитанций, выдаваемых банкоматом сразу после совершения операции.

Кроме того, информацию по движению средств на картах учреждение получает из Сведений об операциях, совершаемых с использованием карт (код формы по КФД 0531246). Данные сведения оформляются на основании информации, предоставляемой кредитной организацией. Речь идет об операциях по:

- первоначальному зачислению подотчетных сумм на карты;

- списанию средств с карт в связи со снятием наличных или безналичными операциями;

- возврату остатков средств на карты.

С учетом изложенного опасения относительно невозможности проконтролировать суммы снятых наличных денежных средств или переведенных в счет безналичной оплаты, даже при наличии нескольких держателей карт в учреждении, на наш взгляд, безосновательны: при грамотно составленном порядке использования карты и при предусмотрении мер ответственности за его нарушение контролировать расходование средств с банковских карт не так сложно.

Следует также отметить, что существует практика использования карт, оформляемых через казначейские органы, для получения кассиром наличных денежных средств, которые в дальнейшем будут использоваться в общеустановленном порядке не только для выдачи средств под отчет, но и, например, для выплаты заработной платы или стипендий. Действующие в настоящее время нормативные правовые акты не содержат запрета на использование банковских карт в целях осуществления подобных операций, однако порядок отражения в учете таких фактов хозяйственной жизни применяемыми в настоящее время инструкциями не установлен.

Однако можно с уверенностью говорить, что в случае снятия кассиром наличных в банкомате для последующей выдачи сотрудникам учреждения кассир выступает не в качестве подотчетного лица. Он лишь уполномочен (как держатель карты) получать наличные в кассу, как если бы он получал их в банке. И оприходовав наличные денежные средства в кассу в установленном порядке с оформлением Приходного кассового ордера (форма 0310001), он выдает их сотрудникам в соответствии с требованиями ведения кассовых операций.

В заключение отметим: в связи с тем, что корреспонденции счетов по отражению в учете операций с использованием банковских карт, предусмотренные проектом Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, с учетом изменений, внесенных в Инструкцию N 157н приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н, к настоящему времени не утверждены, на данном этапе будет целесообразно отразить в учетной политике учреждения и согласовать с учредителем порядок учета таких операций.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

4 февраля 2015 г.