Как отправить сотрудника в командировку по новым правилам ("БУХ.1С", N 3, март 2015 г.)

Как отправить сотрудника в командировку по новым правилам

Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 (далее - Постановление N 1595) внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы. Постановление N 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество - отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года. О том, какие документы нужны теперь, чтобы отправить сотрудника в командировку, читайте в статье экспертов 1С. В материале собраны наиболее частые вопросы, заданные в ходе интернет-конференции на форуме сайта Buh.ru (http://buh.ru/forum/forum19018/).

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать приказ (решение, распоряжение) о направлении в командировку. Кроме того, Постановлением N 1595 не отменена обязанность вести: журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Отсутствие журналов регистрации командировок может повлечь ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ - предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от одной до пяти тысяч рублей; на предпринимателей - от одной до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Поскольку это документ кадрового учета, проверить его может трудовая инспекция.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная N Т-9 (N Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы N Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Как заполнять журналы регистрации командировок?

В Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, графу "Дата и номер командировочного удостоверения" мы рекомендуем оставлять незаполненной.

В Журнале учета работников, прибывших в организацию, в графе "Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение" можно указать наименование организации, командировавшей сотрудника.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления N 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

- на основании проездных документов;

- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном транспорте.

Поэтому в случае использования личного транспорта работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых листов, чеков, квитанций и пр.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на служебном транспорте?

В пункте 7 Постановления N 749 предусмотрены лишь два способа добраться до места командирования: транспорт общего пользования и личный транспорт. На практике возможны и другие варианты: служебный транспорт, попутный транспорт, услуги по доставке оказывает сторонняя организация. Как подтвердить даты командировки в этих случаях?

Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Служебный транспорт. Помимо приказа определить даты служебной поездки поможет путевой лист. Кроме того, сотрудник может также написать служебную записку, в которой сослаться на чеки, квитанции, подтверждающие что в дни командировки он находится по пути следования или в месте командирования (чеки с АЗС, кафе, гостиничные счета).

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на личном транспорте) - служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты или служебную записку, представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Пример оформления служебной записки

Директору ООО "Рассвет"

Васильевой Т.Н.

От коммерческого директора

Серебрякова А.И.

Служебная записка
о сроках командировки

Я, Серебряков Андрей Иванович, находился в соответствии с приказом директора от 16 января 2015 года N 11 в командировке в г. Воронеже с 19 по 22 января 2015 в организации ООО "Закат" и ООО "Полдень".

Добирался до Воронежа на личном автомобиле Ford Focus г/н С047НВ.

В подтверждение поездки прилагаю следующие документы:

1. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 "Крым" в районе п. Лапотково от 19.01.2014 N 000185456 время 13.15;

2. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 19.01.2015 N 00357864 время 16.42;

3. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 22.01.2015 N 01238524 время 09.15;

4. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 "Крым" в районе п. Лапотково от 22.01.2015 N 000197512 время 12.48;

Проживал с 19 по 22 января 2015 года в гостинице ООО "Воронеж", гостиничный счет ООО "Астрея" от 19.01.2014 N 000115 приложен к авансовому отчету.

Серебряков А.И. Серебряков

23 января 2015 г.

Эксперты "1С"

"БУХ.1С", N 3, март 2015 г.