Опломбирование кадровых документов (Ю. Титова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.)

Опломбирование кадровых документов

Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.

Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.

К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - книги учета). Так, в п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(1) (далее - Правила) установлены основные требования к ним.

Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):

- пронумерованы,

- прошнурованы,

- заверены подписью руководителя организации,

- скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, кадровые работники) "спотыкаются".

А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.

Примечание. О повышении размера штрафов с 01.01.2015 см. статью "Новые штрафы за нарушение трудового законодательства" на стр. 36 журнала N 12' 2014.

Судебная практика. Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.

Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу N 11-24946).

Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и подп. "б" п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).

Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги, установленный п. "в" ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), составляет 75 лет.

Для остальных кадровых (и не только) многостраничных документов требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании не обязательно, но иногда целесообразно, дабы защитить их, например, от несанкционированной замены или потери листов. К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например по охране труда), книги учета и т.д.

Рассмотрим оба способа защиты документа, отметив, что выбор конкретного способа остается за работодателем.

Скрепление сургучной печатью

Главное назначение сургучной печати - подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.

К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение "за семью печатями".

Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием "испанский воск". Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI веке один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.

Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.

В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.

В XX веке сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.

Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.

В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:

1) для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров;

2) печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой;

3) печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно.

Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например:

- наименование работодателя;

- ИНН, ОГРН;

- словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст. 1477 ГК РФ);

- иное изображение, позволяющее установить принадлежность печати работодателю.

Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.

Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом. Образец оформления подобного приказа см. в Примере 1.

Пример 1. Приказ об утверждении эскиза сургучной печати

Общество с ограниченной ответственностью "Логос"

Приказ

12.01.2015

N 5

Москва

Об утверждении эскиза сургучной печати

В целях исполнения требований действующего трудового законодательства

Приказываю:

1. Утвердить эскиз сургучного оттиска (приложение).

2. Начальнику отдела кадров Оськиной М.Н. организовать изготовление печати (пломбира), предназначенной для сургучных оттисков, за счет средств ООО "Логос".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Широкова Д.А.

Генеральный директор                 Филичкин               Э.В. Филичкин

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер                    Широков      Д.А. Широков 12.01.2015

начальник отдела кадров              Оськина      М.Н. Оськина 12.01.2015

После изготовления печати издается приказ в произвольной форме о введении в действие сургучной печати, в котором целесообразно отразить место ее хранения, должностных лиц, имеющих право пользования сургучной печатью, порядок пользования, а также перечни документов, которые необходимо скреплять такой печатью (Пример 2).

Пример 2. Приказ о введении печати в действие

Общество с ограниченной ответственностью "Логос"

Приказ

20.01.2015

N 12

Москва

О введении в действие печати

В связи с исполнением приказа от 12.01.2015 N 5 и изготовлением печати (пломбира), предназначенной для скрепления документов сургучными оттисками,

Приказываю:

1. Ввести в действие с 21.01.2015 печать (пломбир), предназначенную для изготовления сургучных оттисков (далее - сургучная печать).

2. Местом хранения сургучной печати определить несгораемый шкаф, расположенный в кабинете начальника отдела кадров.

3. Право пользования сургучной печатью предоставляется следующим работникам:

- главному бухгалтеру Широкову Д.А.;

- начальнику отдела кадров Оськиной М.Н.;

- специалисту отдела кадров Болдыревой Ю.Б.

4. Использовать сургучную печать при оформлении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с приказом (распоряжением) ООО "Логос".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Оськину М.Н.

Генеральный директор                 Филичкин               Э.В. Филичкин

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер                    Широков    Д.А. Широков 20.01.2015

начальник отдела кадров              Оськина    М.Н. Оськина 20.01.2015

специалист отдела кадров             Болдырева  Ю.Б. Болдырева 20.01.2015

Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.

Скрепление пломбой (опломбирование)

Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое "пломба" и что можно использовать в качестве пломбы.

В нормативных актах само понятие "пломба" не определено.

К сведению. Слово "пломба" происходит от латинского "plumbum" - свинец.

В словаре С.И. Ожегова дается следующее определение понятия "пломба" - это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

Отметим, что происхождение и словарное определение слова "пломба" не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.

При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба:

- персональная идентификация;

- одноразовое действие;

- обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа;

- индикация вмешательства;

- сдерживание от проникновения.

Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 "Устройства пломбировочные. Классификация" (далее - ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.

Ведь в п. 3.1 данного стандарта установлено, что пломбировочные устройства - это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах проникновения.

Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТа 31282-2004.

Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТе 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств. Рассмотрим особенности данного вида пломб:

- она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;

- на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;

- как правило, такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер;

- о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;

- по желанию работодателя на нее могут быть нанесены логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.

Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.

К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 "Пломбы. Конструкция и размеры", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых - пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб:

- перед нанесением пленки необходимо очистить поверхность от грязи и пыли и произвести ее обезжиривание;

- далее надо снять с пломбы бумажную ленту, наклеить пленку на рабочую поверхность в контрольной зоне и как следует разгладить, чтобы предотвратить образование воздушных пузырей;

- после этого заполнить заверительную надпись.

Образец использования пломбы см. в Примере 3.

Пример 3. Пример проставления пломбы

Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку.

Учитывая, что пленочные пломбы - это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, целесообразно вести журнал учета движения пломб (см. Пример 4).

Пример 4. Журнал учета движения пломб

Журнал учета движения пломб

N п/п	Дата выдачи пломбы	Номер выданной пломбы	Место установки пломбы	Фамилия И.О. и подпись выдавшего	Фамилия И.О. и подпись получившего
1	2	3	4	5	6
1	26.01.2015	12345678	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Абрамова Н.М.	Светланова Г.М.

В заключение напомним, что невыполнение требований, установленных трудовым законодательством, является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ с 01.01.2015 штраф, налагаемый на организацию, составляет от 30 000 до 50 000 рублей, а на должностное лицо - от 1000 до 5000 рублей.

Ю. Титова,

юрист, преподаватель, эксперт журнала

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".