Версионирование объектов в "1С:Бухгалтерии 8" ("БУХ.1С", N 4, апрель 2015 г.)

Версионирование объектов в "1С:Бухгалтерии 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0), начиная с версии 3.0.35, реализован механизм версионирования объектов, который также называют аудиторским следом, Механизм версионирования позволяет отслеживать историю изменений документов и справочников с помощью специальной команды. Новая возможность наиболее востребована на начальном этапе внедрения программы. О том, как она работает, читайте в материале экспертов 1С.

Версионированием называется хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, который может хранить только историю о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:

увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;

просматривать любую версию объекта;

сравнивать любые версии объекта между собой;

вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).

Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.

В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять версионирование только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.

Объекты версионирования

Возможность хранения версий поддерживаются для справочников и документов, относящихся к следующим разделам учетной системы:

- Банк и касса;

- Продажи;

- Покупки;

- Склад;

- Производство;

- ОС и НМА;

- Зарплата и кадры.

Если для выбранного справочника или документа версионирование включено, в его форме будет доступна команда История изменений (рис. 1). По этой команде открывается список версий объекта (рис. 2).

Список предназначен для просмотра истории изменений объекта и выбора хранимых версий. История версий позволяет быстро ответить на вопросы:

Кто изменил объект?

Когда произошли изменения?

Что было изменено в объекте?

В списке выводится следующая информация:

N - порядковый номер версии, версии перечисляются по убыванию; номеров, самая первая версия находится внизу списка;

Автор изменений - пользователь, который редактировал объект;

Дата - дата и время редактирования;

Комментарий - в этом поле можно ввести подробную информацию по поводу конкретной версии. Программа автоматически заполняет это поле, например, при переходе на другую версию.

С помощью отбора Изменения в реквизитах можно отражать историю изменения только определенных реквизитов. Для этого в форме отбора необходимо отметить флагами реквизиты, изменения по которым необходимо отражать в списке версий, и нажать на кнопку Выбрать.

По ссылке Технические сведения об изменении объекта сразу после внесения и записи изменений в документ или справочник можно просмотреть журнал регистрации, отфильтрованный по событиям, связанным с этим объектом.

Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:

Открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;

Сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке. Отчет в виде двух и более детализированных таблиц покажет, какие именно реквизиты отличаются;

Перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).

Обращаем ваше внимание, что при удалении объекта его история также удаляется, поэтому в этой ситуации версионирование не поможет.

Настройки хранения версий

Для ведения истории изменений объектов необходимо выбрать команду Поддержка и обслуживание из раздела Администрирование и удостовериться в том, что флаг Версионирование объектов включен (рис. 3).

После этого становится доступной гиперссылка Настройки хранения, перейдя по которой можно произвести необходимые настройки версионирования (рис. 4).

В форме Версионирование объектов выводится список из следующих реквизитов:

Объект - список объектов программы в виде дерева с группировкой по типам объектов;

Вариант версионирования - выбранный вариант версионирования;

Срок хранения версий - выбранный срок хранения версий.

Для выбора варианта версионирования необходимо выбрать один или несколько объектов, затем нажать на кнопку Установить вариант версионирования. Из выпадающего списка выбирается нужный вариант версионирования для каждого типа документов и справочников:

Не версионировать - история версий объекта не ведется;

Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий каждый раз при изменении (или создании нового) справочника или документа программы;

Версионировать при проведении - вариант применим только для документов, для которых разрешено проведение. Первая версия документа будет записана в историю только после первого проведения документа, впоследствии версии документа будут записываться при каждой записи проведенного документа. Эта настройка не позволяет создавать версии новых не заполненных окончательно документов, которые приводят к увеличению объема хранимой в программе информации;

Версионировать при старте - этот вариант применим только для бизнес-процессов. Первая версия бизнес-процесса будет записана только после его старта. Режим позволяет не создавать лишние версии бизнес-процессов в то время, пока их подготавливают к запуску;

По умолчанию - установить рекомендуемые настройки (для справочников информационной базы - Не версионировать, для документов - Версионировать при проведении).

Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.

Еще раз обращаем ваше внимание, что версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

Для выбора срока хранения версий необходимо нажать на кнопку Установить срок хранения версий, а затем из выпадающего списка выбрать нужный срок хранения версий для каждого типа документов и справочников. Версии можно хранить:

- За последнюю неделю;

- За последний месяц;

- За последние три месяца;

- За последние шесть месяцев;

- За последний год;

- Бессрочно.

Команды Установить вариант версионирования и Установить срок хранения версий также можно найти в меню Еще или в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.

По гиперссылке Количество и объем хранимых версий объектов можно перейти к просмотру одноименного отчета.

В поле Всего устаревших версий выдается информация о количестве и объеме устаревших версий в программе. Чтобы удалить устаревшие версии, необходимо нажать кнопку Очистить.

Для того, чтобы устаревшие версии удалялись автоматически, необходимо включить соответствующий флаг и перейти по гиперссылке Настроить расписание (рис. 5). Настроенное расписание будет выводиться в нижней части окна.

В соответствии с выполненными настройками устаревшие версии будут автоматически удаляться регламентным заданием (в нашем примере ежедневно).

Эксперты 1С

"БУХ.1С", N 4, апрель 2015 г.