Последствия несвоевременной замены паспорта (Н. Фимина, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2015 г.)

Последствия несвоевременной замены паспорта

В соответствии с п. 7 Положения о паспорте гражданина РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (далее - Положение N 828), по достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене. В настоящей статье последствия невыполнения данной обязанности проанализированы с точки зрения работодателя, гражданина и бухгалтера казенного учреждения.

Можно ли заставить сотрудника заменить паспорт?

Для замены паспорта не позднее 30 дней после наступления 20-летнего или 45-летнего возраста гражданину необходимо представить документы в территориальный орган ФМС (п. 15 Положения N 828).

В тех случаях, когда указанный срок нарушен, гражданину грозит административная ответственность. В соответствии со ст. 19.15 КоАП РФ проживание по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении гражданина РФ, обязанного иметь документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт), без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), или по недействительному документу, удостоверяющему личность гражданина (паспорту), влечет наложение административного штрафа. Размер штрафа зависит от региона проживания, по общему правилу он составляет 2000-3000 руб., а для жителей г. Москвы и г. Санкт-Петербурга - 3000-5000 руб.

Таким образом, у контролирующих органов есть право применить соответствующие меры к человеку, не заменившему паспорт. У работодателя подобных рычагов нет.

Согласно ст. 192 ТК РФ меры дисциплинарной ответственности работодатель может применить в случае совершения дисциплинарного проступка, под которым понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Невыполнение обязанности по замене паспорта к неисполнению трудовых обязанностей отнести нельзя.

Можно ли принять на работу гражданина с просроченным паспортом?

На практике возможна следующая ситуация. Во время оформления приема на работу кадровый специалист выясняет, что паспорт гражданина (кандидата на соответствующую должность) просрочен. В таком случае возникает вопрос: имеются ли правовые основания оформить прием на работу?

В соответствии со ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе иных документов паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Согласно п. 7 Положения N 828 срок действия паспорта гражданина составляет:

- от 14 лет - до достижения 20-летнего возраста;

- от 20 лет - до достижения 45-летнего возраста;

- от 45 лет - бессрочно.

Это означает, что просроченный паспорт фактически представляет собой недействительный документ. Поэтому принимать по нему на работу нельзя. В противном случае речь идет о нарушении норм трудового законодательства, за которое установлена административная ответственность. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ грозит нарушителю предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

Гражданин, поступающий на работу, вместо паспорта вправе предъявить иной документ, удостоверяющий личность (ст. 65 ТК РФ). Однако в Трудовом кодексе не приводится перечень таких документов, а также не раскрывается данное понятие.

Актуальным является вопрос: можно ли принять на работу гражданина, не заменившего паспорт РФ своевременно, по загранпаспорту? На данный вопрос следует ответить отрицательно, и вот почему.

Основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории нашей страны, является паспорт гражданина РФ. У заграничного паспорта несколько иное назначение. Он удостоверяет личность гражданина РФ при выезде за пределы России, пребывании за пределами нашей страны, а также въезде в РФ. Такой вывод следует из ст. 7 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию".

Таким образом, в отличие от ситуации, когда срок действия паспорта истек в период работы, в данном случае у работодателя имеется возможность воздействовать на гражданина-нарушителя. Ему можно объяснить, что принять его на работу не имеют права. Если кандидат действительно заинтересован в работе в соответствующем казенном учреждении, ему следует в максимально короткие сроки обратиться за переоформлением паспорта гражданина РФ. В компетентных органах ему выдадут временное удостоверение личности (см. форму 2П, утвержденную Приказом ФМС РФ от 30.11.2012 N 391 "Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации").

Как начислять и выдавать зарплату, если срок действия паспорта истек?

Согласно ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. Никаких исключений в отношении работников, не выполнивших свою обязанность по замене паспорта, в действующем законодательстве не предусмотрено.

Как мы указали выше, у работодателя нет законных рычагов воздействия на работника, который отказывается переоформлять паспорт. Лишать такого сотрудника зарплаты оснований нет.

Однако, если зарплата в казенном учреждении выплачивается через кассу, необходимо обратить внимание на следующее существенное обстоятельство.

При оформлении кассовых операций казенное учреждение руководствуется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) (п. 167 Инструкции N 157н*(1)).

В силу п. 6.1 Указания N 3210-У кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.

Как мы указали выше, по нашему мнению, просроченный паспорт ни для каких целей применяться не может, а загранпаспорт его не заменяет. Таким образом, до того, как сотрудник переоформит паспорт, получить зарплату через кассу ему будет затруднительно. Поэтому у бухгалтера может возникнуть необходимость оформить депонирование соответствующих средств и их зачисление на лицевой счет учреждения.

Напомним, что согласно п. 271 Инструкции N 157н аналитический учет депонированной оплаты труда ведется в книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) в разрезе получателей депонированных сумм и видов выплат, а учет операций по счету 1 304 02 000 "Расчеты с депонентами" - в журнале операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071).

Пример

Зарплата в казенном учреждении выдается через кассу. Сотруднику Иванову И.И. зарплата за месяц начислена в общем порядке. Однако кассир отказался выдать ему зарплату (в сумме 10 000 руб.) в связи с предъявлением паспорта гражданина РФ, срок действия которого истек. Зарплата была депонирована.

В бюджетном учете сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны денежные средства с лицевого счета на выплату зарплаты	1 210 03 560	1 304 05 211	10 000
Получены наличные денежные средства в кассу казенного учреждения	1 201 34 510	1 210 03 660	10 000
Отражена сумма денежных средств на забалансовом счете	Забалансовый счет 17		10 000
Депонирована неполученная зарплата	1 302 11 830	1 304 02 730	10 000
Внесена зарплата на лицевой счет	1 210 03 560	1 201 34 610	10 000
Отражена сумма денежных средств на забалансовом счете		Забалансовый счет 18	10 000
Зачислена неполученная зарплата на лицевой счет казенного учреждения	1 304 05 211	1 210 03 660	10 000

Дополним, что депонирование заработной платы не освобождает учреждение от обязанности перечислить удержанный НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ. Сроки уплаты налога налоговым агентом установлены ст. 226 НК РФ, и арбитражная практика подтверждает, что депонирование зарплаты на данные сроки не влияет (см., например, Постановление ФАС УО от 16.01.2014 N Ф09-13857/13).

Возможно ли указание в отчетных формах данных просроченного паспорта?

Некоторые отчетные формы, которые работодатель обязан представлять в соответствующие государственные ведомства или внебюджетные фонды, содержат строку для указания данных паспорта гражданина РФ.

В качестве примера можно привести справку 2-НДФЛ. В данной справке в п. 2.6 указывается код документа, удостоверяющего личность, а в п. 2.7 - серия и номер документа (Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611).

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ежегодно не позднее 1 апреля представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ налогов по форме 2-НДФЛ. На казенные учреждения данная обязанность распространяется в общем порядке.

Поэтому у практикующих специалистов может возникать вопрос: какие данные указывать в соответствующих строках, если паспорт гражданина РФ является недействительным по причине истечения срока его действия?

Однозначного ответа на вопрос нормы действующего законодательства РФ не содержат. Ведь ситуация с просрочкой замены паспорта является нарушением, а нормативное регулирование соответствующих правовых отношений должно осуществляться в рамках правового поля.

Поэтому работодателю (казенному учреждению) ничего не остается, как указать в соответствующих формах данные просроченного паспорта.

Н. Фимина,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2015 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.