Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО (Н. Пластинина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2015 г.)

Алгоритм действии кадровой службы при перемене работником ФИО

Законодательство не запрещает перемену совершеннолетним гражданином своего имени (фамилии, отчества). На практике чаще всего встречается перемена фамилии женщиной в связи с вступлением в брак. Однако и иные случаи не являются исключением. Например, перемена фамилии мужчиной при вступлении в брак на фамилию жены порой вызвана желанием получить более благозвучную или известную фамилию. Перемена имени и отчества чаще связана с национальными обычаями и традициями или стремлением лица не афишировать свою национальную, расовую принадлежность и т.д. Разберемся, что делать работодателю, если работник поменял свое имя.

Для начала выясним, в каких случаях и в каком порядке можно поменять имя. Согласно п. 1-2 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Закон N 143-ФЗ) лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, имя и (или) отчество (ФИО). Перемена имени производится органом записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего это сделать.

Факт изменения подлежит государственной регистрации в органах записи актов гражданского состояния (п. 5 ст. 58 Закона N 143-ФЗ и п. 3 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, далее - ГК РФ). Более того, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

Вопрос в тему

Требует ли особого внимания прием на работу сотрудника, переменившего ранее фамилию, имя и/или отчество?

Причины для перемены имени могут быть различными, однако ни одна из них не является основанием для отказа в государственной регистрации органом ЗАГС перемены имени (см. ст. 11 Закона N 143-ФЗ). Таким образом, от кадровой службы работодателя не требуется особого внимания при приеме на работу сотрудника, менявшего свое имя (ФИО).

Однако повышенное внимание, скорее всего, вызовет перемена имени, не связанная с вступлением в брак, у службы безопасности работодателя. Ведь не всегда перемена имени работником вызвана вышеперечисленными причинами. Иногда таким образом человек пытается скрыть свое неблаговидное прошлое (например, привлечение к уголовной ответственности, наличие административных штрафов и т.д.). Поэтому до оформления приема на работу кадровой службой желательно, чтобы анкеты всех работников проходили проверку службы безопасности работодателя (при наличии таковой на предприятии).

Подтверждающие документы

Итак, в один прекрасный день работник может сообщить работодателю о перемене им фамилии, имени и/или отчества. Но одних слов недостаточно. Сотруднику нужно принести свидетельство о перемене имени и новый паспорт (на новые ФИО).

К сведению. Обратите внимание: если работник меняет фамилию в связи с вступлением в брак, то документами, свидетельствующими о перемене им фамилии, будут:

- свидетельство о заключении брака;

- новый паспорт.

Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут:

- свидетельство о перемене имени;

- новый паспорт.

Какие документы надо изменить

В любом случае при перемене имени работником, уже вступившим в трудовые отношения с работодателем, отделу кадров предстоит внести данные изменения в следующие документы:

- трудовую книжку;

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- личную карточку;

- график отпусков;

- табель учета рабочего времени;

- доверенность, выданную работнику (если есть);

- при необходимости - в пропуск (если выдавался).

Давайте посмотрим, нужно ли вносить изменения ФИО работника в его трудовой договор. Специалисты высказывают две точки зрения. Согласно первой, со ссылкой на положения п. 2 ст. 19 ГК РФ, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем. Исходя из этого трудовой договор продолжит свое действие после перемены работником своих ФИО без изменения, даже если к нему не составлено соответствующее дополнительное соглашение о данных изменениях.

Согласно же другой точке зрения, со ссылкой на тот же п. 2 ст. 19 ГК РФ о том, что "...гражданин, переменивший имя, вправе требовать внесения за свой счет соответствующих изменений в документы, оформленные на его прежнее имя", работодатель обязан внести соответствующие изменения во все учетные данные работника, имеющиеся в документах, хранящихся и формирующихся у работодателя, включая трудовой договор. Согласно данной точке зрения составление дополнительного соглашения к трудовому договору обязательно.

Ну и не забываем ч. 1 ст. 57 ТК РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника, поэтому при смене ФИО и паспорта желательно заключить дополнительное соглашение с указанием новых данных. Однако имейте в виду, что даже если этого сделано не будет, трудовой договор будет действительным в любом случае.

Учитывая отсутствие позиции судебных органов по данному вопросу (споров об обязании работодателя внести изменения ФИО работника в трудовой договор на практике встретить не удалось), указанные точки зрения сосуществуют одновременно и применяются различными работодателями в равной степени. Какой точки зрения придерживаться - дело конкретного работодателя. Однако добавим, что дополнительное соглашение лучше составить, чтобы в дальнейшем не возникло проблем, если в трудовом договоре будет указана старая фамилия работника, а в новых документах, в том числе и дополнительных соглашениях к трудовому договору по другим вопросам, - новая фамилия.

Заявление работника и приказ

Требуется ли от работника заявление о внесении изменений в его учетные данные в связи с переменой им имени? Прямого требования законодательства об этом нет. Однако эксперты исходят из обязательности заявительного характера для начала процедуры внесения изменений в учетные документы работодателя. Ссылаются они на п. 2 ст. 19 ГК РФ, согласно которому гражданин, переменивший имя, во-первых, вправе требовать внесения за свой счет соответствующих изменений в документы, оформленные на его прежнее имя, и, во-вторых, несет риск последствий, вызванных отсутствием у его должников и кредиторов сведений о перемене его имени.

Поэтому без соответствующего заявления сотрудника работодатель, даже при наличии у него данных, полученных от третьих лиц, из иных источников, не имеет права вносить изменения в учетные документы работника. Даже при представлении работником свидетельства о перемене имени и нового паспорта без наличия заявления работника о внесении соответствующих изменений в его учетные данные, имеющиеся у работодателя, у последнего будет существовать риск спорности даты внесения указанных изменений.

При наличии же заявления работника можно будет точно установить (на основании собственноручно проставленной работником в заявлении даты его подачи) дату уведомления работодателя о перемене работником имени. Это важно в тех случаях, когда на работника трудовым договором, локальными нормативными актами работодателя (с которыми он был ознакомлен) возложена обязанность представлять работодателю сведения и документы о перемене имени, адреса и прочих персональных данных в установленные сроки. Невыполнение указанной обязанности может быть квалифицировано работодателем как нарушение дисциплины с возможными вытекающими из этого последствиями. Образец составления заявления см. в Примере 1.

Пример 1. Заявление об изменении учетных и иных документов

Генеральному директору

ООО "Медстром и К"

Игорю Ивановичу Милушкину

зубного техника Шишкина К.А.

Заявление

Прошу изменить в учетных и иных документах мои фамилию, имя и отчество с Шишкина Кирилла Андреевича на Джексона Аллана Гайзенберговича в связи с изменением фамилии, имени и отчества на основании ст. 19 Гражданского кодекса РФ и п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния". Копии свидетельства о перемене имени серии I-АН N 529549 и паспорта гражданина РФ серии 9949 N 555555, выданного отделом УФМС России по ростовской области в г. Новочеркасске 10.02.2015, прилагаю.

         Шишкин                К.А. Шишкин                     12.02.2015

К сведению. При утверждении альбома унифицированных форм на предприятии рекомендуется предусмотреть форму заявления о внесении изменений в учетные документы в связи с переменой работником имени (фамилии, отчества).

После получения заявления вместе с подтверждающими документами необходимо издать приказ (Пример 2).

Примечание. См. статью "Типичные ошибки в трудовых книжках" на стр. 66 журнала N 1' 2015.

После издания приказа соответствующие отделы производят изменения в учетных документах работника и иных документах работодателя. Наиболее ответственным моментом является внесение изменений ФИО в трудовую книжку. Порядок внесения изменений регламентирован п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Пример 2. Приказ об изменении учетных данных работника

Общество с ограниченной ответственностью
"Медстром и К"

Приказ

12.02.2015

N 25-к

г. Владимир

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии, имени и отчества работника Шишкина Кирилла Андреевича

Приказываю:

1. Начальнику отдела кадров Лужиной Д.У. внести изменения в учетные и иные документы работника с 12.02.2015: изменить фамилию, имя, отчество работника Шишкина Кирилла Андреевича на фамилию, имя, отчество Джексон Аллан Гайзенбергович в связи с изменением фамилии, имени, отчества на основании ст. 19 Гражданского кодекса РФ и п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".

2. Секретарю Ивашкиной Е.Н. ознакомить с настоящим приказом главного бухгалтера Писареву А.Д., начальника службы безопасности Тисова Е.Н. под личную подпись.

Основания: заявление работника от 12.02.2015; копия свидетельства о перемене имени серии I-АН N 529549; паспорт гражданина РФ серии 99 49 N 555555, выданный отделом УФМС России по Ростовской области в г. Новочеркасске 10.02.2015.

Генеральный директор               Милушкин                 И.И. Милушкин

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер                Писарева      А.Д. Писарева   12.02.2015

начальник отдела кадров          Лужина        Д.У. Лужина     12.02.2015

начальник службы безопасности    Тисов         Е.Н. Тисов      12.02.2015

зубной техник                    Джексон       А.Г. Джексон    12.02.2015

секретарь                        Ивашкина      Е.Н. Ивашкина   12.02.2015

При внесении изменений ФИО работника можно руководствоваться Примером 3.

Пример 3. Внесение изменения ФИО в трудовую книжку работника

К сведению. Обратите внимание: при внесении новых ФИО в трудовую книжку работника на обложке делается ссылка на документ-основание, а не на новый паспорт работника. Согласно п. 2.3 Инструкции изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

В связи с тем, что первооснование - свидетельство о перемене имени и прочие документы, выданные органами ЗАГС, не меняются (выдаются только дубликаты при их утере), именно данные документы указываются на обложке трудовой книжки. Паспорт хоть и является одним из оснований, на обложку не вписывается, так как может быть получен работником неоднократно и не в связи с переменой имени, а например, в связи с заменой паспорта по возрасту.

Во все остальные документы изменение ФИО вносится одним из двух способов:

1. Зачеркивание старых ФИО и написание рядом новых ФИО. Такой способ применяется для тех документов, которые уже существуют у работодателя в бумажном варианте и в силу порядка внесения изменений ФИО, установленных законодательно, или в силу каких-либо причин не могут быть изготовлены вновь. Как правило, такой способ применяется в отношении внесения изменений:

- в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,

- личную карточку,

- график отпусков и пр.

Все исправления работник кадровой службы заверяет подписью и проставляет дату внесения изменений.

2. Составляется документ с указанием уже новых ФИО работника. Как правило, такой способ применяется, когда документ первоначально составляется в электронном виде, а затем распечатывается, подписывается (заверяется) и направляется далее для учета, начислений и пр. Такой способ применяется при составлении:

- табеля учета рабочего времени,

- титульного листа личного дела,

- доверенности, выданной на имя работника,

- пропуска и пр.

Вопрос в тему

Должен ли работник, переменивший имя, расписаться в ознакомлении с должностной инструкцией и локальными документами работодателя заново, под новым именем (ФИО)?

Работник, ознакомленный с должностной инструкцией, локальными актами работодателя при приеме на работу (или при их утверждении, изменении), заново расписываться в ознакомлении с ними при перемене ФИО не должен. В последующем, при утверждении новой должностной инструкции или новых локальных нормативных актов работодателя, работник должен будет расписаться в ознакомлении с ними уже под своим новым именем.

Мнение

Станислав Раузский, юрист, специалист по трудовому праву консалтинговой компании "Советникъ"

Помимо внесения изменений в учетные документы, работник может обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства (п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

Заявление подается по форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению".

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от сотрудника заявления об обмене страхового свидетельства в связи с изменением ФИО передает его в территориальный орган ПФР вместе с описью документов (по форме АДВ-6-1, утвержденной указанным Постановлением N 192п). ПФР обязан выдать новое свидетельство в течение месяца после получения заявления.

Изменение остальных документов входит в обязанности самого работника. Это, например, водительское удостоверение, заграничный паспорт, полис ОМС, свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, банковские карточки, куда перечисляется заработная плата, и пр.

Кстати, в случае изменения ФИО работника уведомлять налоговую инспекцию или просить от работника новый ИНН не нужно (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@). О соответствующих изменениях ИФНС станет известно от органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории России (п. 8 ст. 85 Налогового кодекса РФ).

Перечисление заработной платы осуществляется по старым реквизитам до тех пор, пока работник не представит работодателю новые - на новые ФИО.

Н. Пластинина,

заместитель начальника службы юридического

сопровождения филиала ОАО "РОСТ БАНК"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2015 г.