Приложение N 2. Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства Российской Федерации

Приложение N 2
к приказу Минсельхоза РФ
от 25 апреля 2011 г. N 107

Положение
о Центральной экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства Российской Федерации

1. Общие положения

Настоящее Положение о Центральной экспертной комиссии (далее - Положение) центрального аппарата Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство) устанавливает общие требования к функционированию Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) по обеспечению организации и проведения экспертизы ценности документов.

1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается в целях:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Министерства, его структурных подразделений и подведомственных ему организаций: Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, государственных учреждений (далее - ГУ) и государственных унитарных предприятий (далее - ГУП) по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию;

- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при Министерстве. Решения комиссии вступают в силу после утверждения их руководством Министерства. В необходимых случаях, решения ЦЭК вступают в силу после их согласования или утверждения Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

1.3. Состав ЦЭК:

Персональный состав ЦЭК утверждается приказом Министерства. В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) - секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы Министерства, представитель Государственного архива Российской Федерации, а также наиболее квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений. Председатель ЦЭК назначается из числа заместителей Министра, заместитель председателя ЦЭК назначается из числа руководителей подразделений.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, методическими документами Федерального архивного агентства и настоящим Положением.

1.5. Положение о ЦЭК после согласования с Федеральным архивным агентством утверждается приказом Министерства одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, образующихся в процессе деятельности Министерства и подведомственных организаций.

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами.

2.3. Осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий подведомственных организаций: Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, ГУ и ГУП.

2.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию) в Министерстве и подведомственных организациях.

2.6. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории Министерства.

2.7. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

- перечней документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения;

- сводных описей дел документов постоянного срока хранения, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию;

- примерных и типовых номенклатур дел, конкретных номенклатур дел Министерства;

- описей на документы по личному составу;

- описей дел долговременного хранения и с отметкой ЭПК;

- актов о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению;

- актов о неисправимом повреждении архивных документов;

- актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;

- методических документов по проведению экспертизы ценности документов (рекомендации, памятки и др.).

2.8. После рассмотрения ЦЭК на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве представляются:

- перечни документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.

- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

- положение о ЦЭК и центральном архиве;

- примерные и типовые номенклатуры дел;

2.9. Представляются в Государственный архив Российской Федерации на утверждение:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая, научно-техническая, специальная документация и т.д.);

- перечни документов, подлежащих передаче в Государственный архив Российской Федерации.

2.10. Представляются в Государственный архив Российской Федерации на согласование:

- номенклатуры дел Министерства;

- описи дел по личному составу;

- акты о неисправимом повреждении архивных документов;

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

2.11. Совместно с архивной, делопроизводственной и кадровой службой организует для сотрудников центрального аппарата Министерства, а также подведомственных организаций, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства и подведомственных организаций:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

- документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства и руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений центрального аппарата Министерства и подведомственных организаций, а также представителей Государственного архива Российской Федерации.

3.5. Информировать руководство Министерства и подведомственные организации по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке Министерство в учреждениях Росархива и в Государственном архиве Российской Федерации.

4. Организация работы ЦЭК

Работа ЦЭК организуется следующим образом:

4.1. ЦЭК работает во взаимодействии с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве, экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

4.2. ЦЭК работает по ежегодному плану и в соответствии с Регламентом работы ЦЭК, утвержденным Министром.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. Протоколы заседаний ЦЭК подписываются председателем ЦЭК и секретарем ЦЭК.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (в необходимых случаях - по согласованию с Росархивом и (или) Государственным архивом Российской Федерации).

4.5. ЦЭК в лице председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов