Приложение N 10. Положение о порядке подготовки отчета о состоянии делопроизводства и архива

Приложение N 10
к приказу Министерства
экономического развития РФ
от 18 марта 2013 г. N 138

Положение
о порядке подготовки отчета о состоянии делопроизводства и архива

1. Настоящее Положение определяет порядок подготовки отчета о состоянии делопроизводства и архива и его структуру.

2. Отчет о состоянии делопроизводства и архива (далее - Отчет) должен содержать следующую информацию:

- наличие номенклатуры дел и дата ее согласования с Департаментом управления делами;

- создание экспертной комиссии (приказ, номер и дата) и ее работа по отбору документов и дел, утративших историческое и практическое значение;

- работа экспертной комиссии по отбору документов на архивное хранение, а также перечень видов документов с указанием их дат, направленных на хранение в отдел документационного обеспечения и архива Департамента управления делами. В Отчете отражаются факты соблюдения загранаппаратом Министерства срока передачи дел постоянного и долговременного (10 лет и выше) хранения в архив Минэкономразвития России - через два года после их завершения в текущем делопроизводстве;

- работа экспертной комиссии по обеспечению сохранности документов;

- фамилия, имя, отчество, должность лица, ответственного за делопроизводство (штатный сотрудник или работник по договору), и наличие актов приема-передачи дел при смене сотрудников, ответственных за делопроизводство;

- наличие нормативных документов по делопроизводству и архивному делу (рекомендации по ведению делопроизводства в загранаппарате Министерства сотрудником, ответственным за делопроизводство, или работником, выполняющим соответствующие виды работ по договору; примерная номенклатура дел загранаппарата Министерства и др.);

- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе формы учета - журнальная, карточная, электронная) и постановки документов на контроль;

- общее количество документов, образующихся в процессе документооборота загранаппарата Министерства за отчетный календарный год (из них количество входящих, исходящих и внутренних документов);

- соблюдение загранаппаратом Министерства установленного Инструкцией по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации срока (не позднее ноября текущего года) представления на согласование в Министерство номенклатуры дел на следующий календарный год;

- формирование в текущем делопроизводстве документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;

- порядок работы с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования";

- характеристика помещения, предназначенного для хранения дел, законченных делопроизводством (архив);

- ежегодное проведение экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности загранаппарата Министерства, в результате которой передаются дела на архивное хранение (дата и номер последней описи, согласованной с Департаментом управления делами) и составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (дата и номер последнего акта, согласованного с Департаментом управления делами);

- информация о порядке и условиях физического уничтожения дел и оформление результатов в актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.