Что такое аналитический учет и зачем он нужен при УСН (А.А. Федорова, "Упрощенка", N 8, август 2014 г.)

Что такое аналитический учет и зачем он нужен при УСН

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Построение грамотного аналитического учета - задача, актуальная для всех организаций на УСН независимо от применяемого объекта налогообложения. А вот предприниматели бухгалтерский учет не ведут, поэтому для них данный материал факультативен.

Одним из элементов учетной политики организации является рабочий план счетов (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). Разрабатывается он бухгалтером самостоятельно на основе общего Плана счетов с учетом специфики работы фирмы. Однако часто рабочему плану счетов не уделяется какого-либо внимания, а к приказу об учетной политике прикладывается стандартный План счетов, предусмотренный приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Поступать так, конечно, можно, поскольку учетная политика - это внутренний документ и каждый сам решает, насколько подробно его прописывать и детализировать. Но можно пойти и по другому пути - разработать рабочий план счетов "под себя". Ведь Инструкция к Плану счетов предполагает, что по большинству счетов будет вестись так называемый аналитический учет. Значит, перечень аналитических счетов целесообразно привести в рабочем плане счетов. Или хотя бы принципы ведения такого учета должны быть прописаны в вашей учетной политике. Что именно представляет собой данный вид учета и к каким счетам целесообразно открыть подробную аналитику, читайте в данном материале.

Каковы общие правила построения аналитического учета

Аналитический учет ведется для того, чтобы представить информацию в более детализированном виде.

В Инструкции к Плану счетов сказано, по каким именно элементам нужно организовать аналитический учет в отношении каждого счета. Например, по счету 01 "Основные средства" аналитика должна вестись по отдельным инвентарным объектам. А по счету 10 "Материалы" - по отдельным наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).

Точно так же обстоит дело со счетами учета расчетов с покупателями или продавцами. На них аналитический учет ведется по контрагентам, а внутри таких "аналитик" - по каждому расчетному документу. Соответственно в учетной политике просто укажите, по каким элементам вы ведете аналитический учет. Нумеровать аналитические счета при их большом наличии не нужно, ведь элементы могут постоянно пополняться.

А можно и нумеровать аналитические счета, особенно если они укрупненные. Тогда с номером они будут выступать уже как субсчета и их надо прописать в рабочем плане счетов. Так, по счету 01 вы можете завести субсчета по видам объектов основных средств: "Здания", "Транспорт", "Оборудование", "Вычислительная техника" и т.п.

Вести аналитический учет исключительно в виде системы субсчетов удобно, когда элементы учета не сильно мелкие и постоянны. Например, это относится к счету 68 "Расчеты по налогам и сборам", с которого мы начнем более подробно рассматривать аналитику.

Суть вопроса. Аналитические счета нумеровать и отражать в рабочем плане счетов необязательно. Принцип их открытия достаточно отразить в учетной политике. Но если аналитические счета вы нумеруете, тогда укажите их в виде субсчетов в рабочем плане счетов.

Какие субсчета целесообразно открыть для начисления налогов

Все фирмы на УСН перечисляют в бюджет как минимум два налога: "упрощенный" и НДФЛ с зарплаты своих работников.

Аналитический учет на счете 68 нужно вести по видам налогов, и это удобно сделать при помощи субсчетов, поскольку перечень налоговых платежей, как правило, постоянен. Если же появится обязанность платить новые налоги, перечень субсчетов к счету 68 можно всегда расширить. Дополнительно к каждому субсчету по конкретному налогу желательно ввести субсчета второго порядка, чтобы иметь возможность разграничить платежи текущего периода и прошлогодние недоимки. А также фиксировать обособленно налоговые санкции - штрафы и пени. Пример оформления рабочего плана счетов с такой аналитикой представлен на этой странице.

Рабочий план счетов ООО "Радуга" (фрагмент)

Номер и наименование счета		Номер и наименование субсчета 1-го порядка		Номер и наименование субсчета 2-го порядка		Номер счета полный
<...>
68	Расчеты по налогам и сборам	01	Расчеты по единому налогу по УСН	01	Расчеты по налогу текущего налогового периода	68.01.01
				02	Штрафы	68.01.02
				03	Пени	68.01.03
				04	Расчеты по налогу предыдущих налоговых периодов	68.01.04
		02	Расчеты по НДФЛ	01	Расчеты по налогу текущего налогового периода	68.02.01
				02	Штрафы	68.02.02
				03	Пени	68.02.03
				04	Расчеты по налогу предыдущих налоговых периодов	68.02.04
		03	Расчеты по транспортному налогу	01	Расчеты по налогу текущего налогового периода	68.03.01
				02	Штрафы	68.03.02
				03	Пени	68.03.03
				04	Расчеты по налогу предыдущих налоговых периодов	68.03.04
<...>

Полезные советы. Стандартный план счетов нужно не только детализировать, но и сокращать

При разработке рабочего плана счетов стандартный План счетов требует сокращения. Ведь вряд ли вы будете использовать в своей деятельности все указанные в нем счета. Например, торговым компаниям не нужны счета, предназначенные для отражения затрат на производство. Также все "упрощенцы" не отражают разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, в связи с чем не нужны счета, которые отведены специально для этого - счет 09 "Отложенные налоговые активы" и счет 77 "Отложенные налоговые обязательства". Соответственно неиспользуемые счета в рабочий план счетов включать не нужно.

По ряду счетов приказ Минфина предусматривает субсчета. Если вы не будете их использовать, не включайте в рабочий план счетов. Например, большинству малых фирм не понадобятся следующие субсчета счета 08 "Вложения во внеоборотные активы": "Перевод молодняка животных в основное стадо", "Приобретение взрослых животных", "Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ".

Совет редакции. Взносы на травматизм и остальные взносы, начисляемые в ФСС, лучше отражать на счете 69 субсчете "Расчеты по социальному страхованию" отдельно. Для этого желательно завести два субсчета второго порядка.

Какой аналитический учет нужен по страховым взносам

Счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", пожалуй, один из немногих бухгалтерских счетов, по которым Инструкция к Плану счетов не содержит упоминания о необходимости вести аналитический учет. А все дело в том, что и без того инструкция предусматривает к счету 69 целых три субсчета: "Расчеты по социальному страхованию", "Расчеты по пенсионному обеспечению", "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию". Однако взносы в ФСС, как известно, двух видов. Поэтому желательно завести по первому субсчету два субсчета второго порядка. Это "Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" и "Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Кроме того, в счет уплаты взносов в Фонд социального страхования можно зачесть выплаченные работникам пособия - больничные, декретные и детские выплаты. Поэтому целесообразно отдельно завести субсчета, которые помогут вам фиксировать, за счет каких именно пособий вы уменьшаете свои взносы. Пример такого детального аналитического учета мы представили ниже. И заметьте, это всего лишь один из вариантов оформления рабочего плана счетов. Выбирайте для себя то, что удобно именно вам. Также можете открыть к счету 69 один общий субсчет для отражения штрафов и пеней по всем страховым взносам.

Рабочий план счетов ООО "Герда" (фрагмент)

Номер счета/субсчета	Наименование счета/субсчета
<...>
69.00.00.00	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению
69.01.00.00	Расчеты с ФСС
69.01.01.00	Расчеты по взносам на травматизм
69.01.02.00	Расчеты по страховым взносам в ФСС (исключая взносы на травматизм)
69.01.03.00	Расчеты по пособиям
69.01.03.01	Расчеты по пособиям по временной нетрудоспособности (исключая пособия по временной нетрудоспособности в связи с травматизмом)
69.01.03.02	Расчеты по пособиям по временной нетрудоспособности в связи с травматизмом
69.01.03.03	Расчеты по оплате отпуска в связи с травматизмом
69.01.03.04	Расчеты по пособиям по беременности и родам
69.01.03.05	Расчеты по единовременным пособиям женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности
69.01.03.06	Расчеты по единовременным пособиям при рождении ребенка
69.01.03.07	Расчеты по ежемесячным пособиям по уходу за ребенком
<...>

Пример 1. Отражение больничного пособия в аналитическом учете

Менеджер по продажам А.К. Сидорова заболела и была на больничном 7 календарных дней. Среднедневной заработок, рассчитанный бухгалтером для исчисления пособия, составил 750 руб. Сумма пособия за первые три дня болезни, подлежащая выплате за счет средств работодателя, равна 2250 руб. (750 руб. х 3 дн.). Пособие за остальные дни временной нетрудоспособности, подлежащее выплате за счет средств ФСС РФ, равно 3000 руб. (750 руб. х 4 дн.). Общая сумма пособия - 5250 руб. (2250 руб. + 3000 руб.). В месяце начисления пособия страховые взносы к уплате в ФСС составили 4350 руб. В бухучете бухгалтер сделал такие записи:

Дебет 44 Кредит 69 субсчет "Расчеты по страховым взносам в ФСС"

- 4350 руб. - начислены страховые взносы, подлежащие уплате в ФСС РФ;

Дебет 44 Кредит 70

- 2250 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни за счет средств работодателя;

Дебет 69 субсчет "Расчеты по пособиям по временной нетрудоспособности" Кредит 70

- 3000 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС РФ;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 683 руб. (5250 руб. х 13%) - удержан НДФЛ с суммы пособия по временной нетрудоспособности;

Дебет 69 субсчет "Расчеты по страховым взносам в ФСС" Кредит 69 субсчет "Расчеты по пособиям по временной нетрудоспособности"

- 3000 руб. - зачтено пособие по временной нетрудоспособности в счет уплаты страховых взносов;

Дебет 69 субсчет "Расчеты по страховым взносам в ФСС" Кредит 51

- 1350 руб. (4350 руб. - 3000 руб.) - перечислены страховые взносы в ФСС.

Также с 1 января 2014 года у многих возникает вопрос, нужно ли делить пенсионные взносы на счете 69 на страховую и накопительную части. Ведь, напомним, начиная с этого года страховые взносы на обязательное пенсионное страхование работников перечисляют в ПФР одной платежкой с использованием КБК на страховую часть. Соответственно и на счете 69 заводить отдельные "аналитики" по страховой и накопительной части не нужно. А вот если у вас вредное производство и вы платите взносы в ПФР не только по основному тарифу, но и по дополнительному, тогда надо предусмотреть два соответствующих субсчета. Это позволит вам иметь всю учетную информацию, необходимую для заполнения расчетов во внебюджетные фонды, в удобном виде.

Обратите внимание! Подробная аналитика к счету 69 поможет вам составить отчеты в ПФР и ФСС.

На что обратить внимание, отражая расчеты с покупателями и поставщиками

Выше мы упомянули, что счета, на которых учитываются расчеты с покупателями и поставщиками, требуют аналитического учета по контрагентам, а внутри них - по конкретным платежным документам.

Кроме того, аналитический учет по таким счетам надо построить таким образом, чтобы была информация о полученных (выданных) авансах. Соответственно к счету 60 откройте субсчета "Расчеты с поставщиками по приобретенным товарам (работам, услугам)" и "Расчеты с поставщиками по предоплате (авансам)". А к счету 62 заведите субсчета "Расчеты с покупателями за реализованные товары (работы, услуги)" и "Расчеты с покупателями по предоплате (авансам)". В разрезе каждого субсчета ведите аналитический учет по контрагентам и платежкам.

Если аванс был, то сначала сумму вы отражаете по субсчету, предназначенному для авансов. А затем, когда покупка или продажа состоится, перекинете сумму на другой субсчет, на котором отразите и саму покупку (продажу). Так вы закроете поставку. Если предоплаты не было, то субсчет, предназначенный для аванса, не используется.

Пример 2. Отражение в бухучете расчетов с поставщиком на условиях предоплаты

ООО "Пир" на условиях 100-процентной предоплаты приобретает товары у поставщика. Деньги за товар в размере 125 000 руб. перечислены обществом на расчетный счет контрагента 25 июня 2014 года. Товар обществу согласно условиям договора поставщик отгрузил частями в таком порядке:

- 26 июня 2014 года - на сумму 80 000 руб.;

- 1 июля 2014 года - на сумму 45 000 руб.

Бухгалтер ООО "Пир" 25 июня сделал проводку:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам" Кредит 51

- 125 000 руб. - перечислен аванс поставщику;

26 июня:

Дебет 41 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиком за товар"

- 80 000 руб. - принят к учету товар;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиком за товар" Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам"

- 80 000 руб. - сумма предоплаты зачтена в счет оплаты стоимости товара.

1 июля были сделаны проводки, аналогичные двум последним, только на сумму 45 000 руб.

Читайте также. Аналитический учет по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" организуется по направлениям использования средств. О том, какие варианты возможны на практике, вы узнаете из материалов, опубликованных в журнале "Упрощенка", 2014, N 4, с. 26-45.

А.А. Федорова,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Если аналитические счета в рабочем плане счетов вы не указываете, перечислите их в самой учетной политике. Либо укажите в этом документе принцип их открытия.

Цель аналитического учета - иметь более детальную информацию о деятельности и финансовом положении компании. Поэтому даже если аналитика не предусмотрена Инструкцией к Плану счетов, вы вправе добавить ее самостоятельно.

Если для учета за основу вы берете стандартный План счетов, то, как правило, он требует не только доработки, но и сокращения. Те счета, которые вы никогда в силу специфики деятельности фирмы использовать не будете, приводить в рабочем документе не нужно.

"Упрощенка", N 8, август 2014 г.