Унифицированные формы документов по учету кадров ("Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2014 г.)

Унифицированные формы документов по учету кадров

Перед началом большой темы о документировании трудовых отношений рассмотрим формы документов, применяемых кадровой службой при осуществлении одной из своих основных обязанностей - оформления и ведения документации, фиксирующей трудовую деятельность работника.

С точки зрения бухгалтерского учета кадровые документы (приказы или распоряжения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д.) - это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Руководствуясь ими, бухгалтерия производит начисления и выплату работникам заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д.

С 1 января 2013 года действует Федеральный Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 9 которого определяет, что каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1); формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4).

Поскольку ранее первичные документы по учету труда и его оплаты должны были соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, возник вопрос, продолжат ли они и далее свое действие.

Разъяснение по этому поводу дал Минфин (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

"С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта."

Из этого разъяснения следует, что нововведения касаются лишь тех первичных учетных документов, которые оформляют факты хозяйственной жизни организации (т.е. фактически только финансовых и бухгалтерских).

Поэтому полагаем, что унифицированные формы документов, которые утверждены названным выше Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, должны и далее применяться в той части, в которой они не касаются бухгалтерского учета и финансовых операций.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 данного постановления:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

N Т-2 "Личная карточка работника";

N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";

N Т-3 "Штатное расписание";

N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

N Т-7 "График отпусков";

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение";

N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные пунктом 1.2. Постановления Госкомстата:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда";

N Т-13 "Табель учета рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";

N Т-51 "Расчетная ведомость";

N Т-53 "Платежная ведомость";

N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей";

N Т-54 "Лицевой счет";

N Т-54а "Лицевой счет (свт)";

N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";

N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

N Т-73 "Акт о приеме работ; выполненных по срочному трудовому договору; заключенному на время выполнения определенной работы".

Полагаем, что эти формы могут применяться по усмотрению организации, если они утверждены для внутреннего применения.

Такие выводы можно сделать из анализа норм нового закона о бухгалтерском учете:

- ч. 1 ст. 1 определяет целью закона установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета;

- ст. 5 определяет в качестве объектов бухгалтерского учета экономического субъекта:

1) факты хозяйственной жизни;

2) активы;

3) обязательства;

4) источники финансирования его деятельности;

5) доходы;

6) расходы;

7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Несмотря на связь с бухгалтерским учетом, учет труда, а также его оплаты, представляется самостоятельным направлением внутренней деятельности организации. Следовательно, выдвигаемые новым законом требования к бухгалтерскому учету не распространяются на кадровый учет. А поэтому унифицированные формы можно использовать, как и прежде.

Однако во избежание возможных проблем целесообразно, утверждая в конце года Учетную политику предприятия, утвердить в ее составе и все применяемые в организации формы первичных документов, в том числе и кадровых (которые вполне могут соответствовать унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, либо быть разработанными организацией самостоятельно и отвечать всем предъявляемым к таким документам требованиям).

При применении Унифицированных форм их полное копирование необязательно.

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 N 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом документе есть важное положение: "В унифицированные формы первичной учетной документации..., утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться".

Кроме того, при изготовлении бланков унифицированных форм документов "...допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации".

Унифицированные формы документов, представленных в альбоме, охватывают не все операции. В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например, о взысканиях, смене фамилии, замещении и т.п. Если их приходится готовить достаточно часто, можно разработать собственную унифицированную форму для каждой операцию и утвердить созданные шаблоны в комплекте унифицированных форм, применяемых в организации.

"Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2014 г.