"1С:Зарплата и управление персоналом 8", ред. 3.0: учет неявок методом регистрации отклонений ("БУХ.1С", N 10, октябрь 2014 г.)

"1С:Зарплата и управление персоналом 8", ред. 3.0: учет неявок методом регистрации отклонений

Учет времени в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3.0, как и в предыдущих версиях, можно вести двумя способами: методом регистрации отклонений и путем непосредственной фиксация данных в табеле. В этой статье мы подробно рассмотрим первый метод: виды отклонении; документы, на основании которых они фиксируются в программе; и алгоритм их регистрации в программе.

Метод регистрации отклонений подразумевает следующее: если документы, фиксирующие отклонения от графика работы, в программу не внесены, табель считается соответствующим графику. Отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (работа в выходной день, сверхурочные), так и уменьшать.

Фактически отработанное время бывает меньше нормы времени по графику, если у сотрудника были неявки - невыходы на работу. В "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" предусмотрены документы для регистрации оплачиваемых и неоплачиваемых неявок. К оплачиваемым неявкам относятся следующие ситуации:

- нетрудоспособность;

- отпуск;

- командировка;

- выполнение государственных обязанностей;

- вынужденный прогул;

- уход за детьми-инвалидами.

Рассмотрим подробнее, каким образом работает метод регистрации отклонений во всех перечисленных случаях.

Нетрудоспособность

Подтвердить факт нетрудоспособности можно только больничным листом. В программе для этого есть документ с одноименным названием. Оплата и учет времени, в течение которого сотрудник отсутствовал, производится в зависимости от причины нетрудоспособности:

- заболевание или травма (кроме производственных);

- отпуск по беременности и родам;

- производственная травма, профзаболевание;

- уход за больным ребенком;

- уход за взрослым членом семьи;

- карантин;

- протезирование в стационаре;

- долечивание в санаторно-курортных учреждениях.

Для расчета пособия нужна информация о стаже. Ее можно внести непосредственно в документ Больничный лист, а можно в личную карточку сотрудника - закладка Трудовая деятельность. Стаж регистрируется единожды на конкретную дату (к примеру, на начало работы в организации, или начало отсчета стажа). Далее он вычисляется автоматически. Если стаж был указан при заполнении Больничного листа, то он сохраняется в справочнике сотрудников и в дальнейшем используется при расчетах в больничных.

У сотрудника в трудовой деятельности могли быть периоды, когда он не подлежал обязательному социальному страхованию, тем не менее, они, включаются в его страховой стаж: военная служба по призыву и по контракту; служба в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.

В поле Общий стаж указывается только страховой стаж. А расширенный стаж указывается в поле Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов (с 2010 года). Тут следует обратить внимание, что в бумажном бланке также есть поля Общий стаж и Стаж нестраховых периодов. Но там общий стаж - расширенный, а нестраховые периоды указываются в том числе.

В документе Больничный лист на закладке Начислено суммы оплаты больничного листа за счет работодателя и за счет ФСС указаны целиком, без выделения доли расходов, финансовое обеспечение которых осуществляется из федерального бюджета, предоставляемых бюджету ФСС РФ. Распределение можно увидеть в колонке 5 Таблицы 2 отчета 4-ФСС (рис. 1).

"Рис.1. Распределение сумм начисленных пособий по источникам финансирования"

При расчете среднего заработка используются данные за два года, включая начисления от других страхователей. Чтобы программа учитывала заработок предыдущих страхователей, нужно установить соответствующий флажок на закладке Оплата и ввести данные из справок, выданных другими страхователями (рис. 2).

"Рис. 2. Ввод данных о заработке на основании справок от других работодателей"

Данные для расчета среднего заработка подбираются автоматически, но при необходимости их можно скорректировать, нажав на кнопку Изменить на закладке Главное. Внесенные вручную данные можно использовать одним из двух способов. Первый - только для расчета больничного листа. Второй - для расчета больничного, а также отпускных, командировочных и др.

Расчетный период среднего заработка по умолчанию Стандартный, определяется автоматически. Эту настройку можно изменить - указать Задается вручную.

Если локальными нормативными актами предусмотрена доплата до 100% среднего заработка, то сформировать приказ и выполнить такое начисление позволит соответствующий флаг.

Если на период болезни сотрудника его обязанности возлагались на другого, то приказ о совмещении должностей можно Создать на основании документа Больничный лист. В этом случае удобно, что программа "знает" одновременно период на который оформляется приказ, оклады отсутствующего и заменяющего сотрудников. Это дает возможность выбора вариантов начисления доплаты: суммой, процентом от своего оклада, процентом от оклада отсутствующего или доплатой разницы в окладах. Документ будет принят к учету только после того как на закладке Главное будет установлен флажок Документ рассчитал.

Отпуск

Отпуск регистрируется одноименным документом. В процессе подготовки приказа на отпуск, можно посмотреть отчет об использовании отпусков и их остатках, нажав на ссылку Как сотрудник использовал отпуск на закладке Основной отпуск. Одновременно с отпускными можно начислить:

- материальную помощь к отпуску;

- полный расчет зарплаты, в случае, когда отпуск продолжается до конца месяца.

Данные для расчета среднего заработка, так же как и в документе Больничный лист, подбираются автоматически и могут быть изменены, а в дальнейшем использованы для расчета среднего заработка в других начислениях.

На закладке Дополнительные отпуска в табличной форме можно внести несколько отпусков. Так как стандартная печатная форма Т-6 не предусматривает несколько дополнительных отпусков в одном приказе, то информация о них распечатывается в виде приложения к приказу.

Если на период отпуска обязанности сотрудника возлагаются на другого человека, то приказ о совмещении должностей можно Создать на основании документа Отпуск. При этом, так же как и при создании такого приказа на основании Больничного листа удобно то, что программа "видит" одновременно данные для расчета замещаемого и заместителя. Документ будет принят к учету и станет недоступным к изменению, после того как на закладке Основной отпуск будет установлен флажок Расчет утвердил.

Для создания приказа о предоставлении отпуска нескольким работникам (форма Т-6а) нужно использовать документ Отпуск сотрудников (рис. 3).

"Рис. 3. Создание документа "Отпуск сотрудников"

Далее можно либо для всех одновременно или для каждого в отдельности Оформить отпуска нажав соответственно кнопку под списком для всех или в каждой строчке.

Можно сказать, что документ Отпуск сотрудников предназначен для того, чтобы получить форму приказа Т-6а и создать с его помощью отдельные документы Отпуск на каждого из сотрудников, в которых производятся и хранятся все начисления по отпускам. Когда в документе Отпуск у сотрудника будет произведен расчет, в документе Отпуск сотрудников в соответствующей строке в колонке Учет отсутствия кнопка Оформить отпуск меняется на ссылку Отпуск учтен, начисления выполнены. По этой ссылке можно перейти из документа Отпуск сотрудников к документу Отпуск одного сотрудника.

Командировка

Командировка может оформляться аналогично отпуску групповым документом Т-9а Командировка группы. Из этого документа, нажатием на кнопку Оформить отсутствия, можно создать для каждого сотрудника документ Командировка, в каждом из которых есть ссылка для перехода к групповому документу.

Документ Командировка похож на другие документы расчета по среднему заработку. В нем можно отредактировать средний заработок, назначить доплату за совмещение, утвердить флажком расчет. Из расчета среднего заработка оплачиваются только рабочие дни в соответствии с графиком.

Если работа в командировке планируется в календарный выходной день, то надо изменить график и перенести его на другой день. Тогда этот календарный выходной становится рабочим днем сотрудника по его индивидуальному графику и оплачивается по среднему. Если работа оказалась внеплановой, срочной, то она подлежит оплате согласно приказу о работе в выходной день в двойном размере. Если, находясь в командировке, сотрудник отдыхал в выходной, то такой день не оплачивается (здесь идет речь об оплате рабочего времени, а не о суточных, которые, безусловно, начисляются за каждый день командировки).

Командировка может быть оформлена не на целый день, а на несколько часов. Для этого на закладке Главное нужно установить флаг внутрисменной командировки.

Выполнение государственных обязанностей и вынужденный прогул

Дни выполнения государственных обязанностей, также как и вынужденного прогула, оплачиваются по среднему заработку и регистрируется в программе документом Оплата по среднему заработку (рис. 4). Примеры государственных обязанностей: явка в суд, в налоговые органы, исполнение обязанностей связанных с воинским учетом, сдача крови и т.п.

"Рис. 4. Создание документа "Оплата по среднему заработку"

К вынужденным прогулам можно отнести отсутствие на работе по причине незаконного увольнения с последующим восстановлением на работе. Фильтр при выборе начислений определяется Назначением начисления. Если есть необходимость ввести новое начисление, оплачиваемое как государственные обязанности, то в поле Назначением начисления нужно выбрать Оплата времени сохраняемого среднего заработка.

Уход за детьми-инвалидами

В соответствии со статьей 262 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) по его письменному заявлению для ухода за детьми-инвалидами предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним родителей либо разделены между ними. Оплата каждого дополнительного дня производится в размере среднего заработка. Уход за детьми регистрируется документом Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.

Неоплачиваемые неявки

К неоплачиваемым невыходам относятся:

- отпуск без сохранения оплаты;

- прогул;

- отсутствие по невыясненным причинам.

Отпуск без сохранения оплаты (рис.5) регистрируется одноименным документом. Он уменьшает начисление на указанное в документе неотработанное время.

"Рис. 5. Создание документа "Отпуск без сохранения заработной платы"

Прогул и отсутствие по невыясненным причинам можно внести в программу соответствующим документом - Прогул, неявка. Они могут быть целодневными и внутрисменными. Переключатель прогул и отсутствие по невыясненным причинам определяет каким видом расчета будет зарегистрирован в программе невыход.

Ознакомиться с конкретными примерами неявок можно, просмотрев лекторий на тему "1С:Зарплата и управление персоналом 8" - расчет и учет неявок (болезнь, отпуск, командировка) на практических примерах", который состоялся 4 сентября. Запись лектория находится на сайте ИС 1С:ИТС http://its.1c.ru/lector/.

"БУХ.1С", N 10, октябрь 2014 г.