Дистанционный работник: вопросы и ответы
В настоящее время многие организации заключают трудовые договоры с работниками, исполняющими свои трудовые обязанности вне офиса - дистанционно. Напомним, что на законодательном уровне такая возможность появилась больше года назад благодаря Федеральному закону от 05.04.2013 N 60-ФЗ.
Из статьи вы узнаете о том, что включает в себя понятие "дистанционная работа", какие работники считаются дистанционными, возникает ли по месту нахождения дистанционного работника обособленное подразделение в целях налогообложения, учитываются ли по налогу на прибыль расходы на командировки дистанционных работников, включаются ли в доход дистанционного работника, подлежащий обложению НДФЛ, выплаченные суммы по возмещению командировочных расходов, а также о том, какой районный коэффициент применяется в отношении дистанционных работников - по месту нахождения компании или по месту их нахождения.
Определение дистанционной работы
Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
Какие работники признаются дистанционными?
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
Важно отметить, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.
Порядок взаимодействия работодателя с дистанционным работником
Взаимодействие работодателя с дистанционным работником может осуществляться путем обмена электронными или бумажными документами (ст. 312.2 ТК РФ).
При электронном документообороте используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника. При этом каждая из сторон при получении электронного документа обязана направлять подтверждение о его получении в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
В случае, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под подпись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.
В случаях, если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа.
Страховое обеспечение по социальному страхованию
Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы соответствующих документов по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).
Порядок выдачи копий документов
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Порядок оформления трудовой книжки
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе.
При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).
Обратите внимание! Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами с лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно, а затем представляет его в электронном виде работодателю.
Возникает ли обособленное подразделение?
В соответствии с п. 2 ст. 11 НК РФ для целей НК РФ и иных актов законодательства о налогах и сборах обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Возникает ли у организации обособленное подразделение для целей налогообложения при приеме на работу дистанционного работника? Нужно ли организации вставать на учет в налоговых органах по месту проживания (нахождения) работника?
Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенное в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
В определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, указанных в п. 2 ст. 11 НК РФ.
В соответствии с п. 9 ст. 83 НК РФ в случае возникновения у налогоплательщика затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе решение на основе представленных им сведений принимается налоговым органом.
Налогоплательщик вправе обратиться в налоговый орган по месту нахождения организации или налоговый орган по месту осуществления деятельности организации, который принимает указанное решение исходя из представленных организацией документов о выполнении ее работниками дистанционной работы (письма Минфина России от 17.07.2013 N 03-02-07/1/27861, от 04.07.2013 N 03-02-07/1/25829, от 01.07.2013 N 03-02-07/1/24992).
Таким образом, несмотря на то что в определении понятия "дистанционная работа" имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации (в связи с чем ответ, казалось бы, очевиден: обособленное подразделение по месту нахождения дистанционного работника не возникает), тем не менее последнее слово Минфин оставляет за налоговым органом.
Отправляем дистанционного работника в командировку
Является ли поездка дистанционного работника к месту нахождения работодателя командировкой? Учитываются ли в этом случае расходы на возмещение командировочных расходов в целях обложения налогом на прибыль и НДФЛ? Рассмотрим данные вопросы по порядку.
Налог на прибыль. В связи с производственной необходимостью организация направляет дистанционного работника в командировку в различные населенные пункты, в том числе в место нахождения работодателя. Учитываются ли в целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки дистанционных работников?
Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения. В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой, значит, на работника в соответствии со ст. 167 ТК РФ распространяются гарантии при направлении работника в служебные командировки, установленные данной статьей ТК РФ.
Исходя из ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения, суточные или полевое довольствие.
Таким образом, расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении базы по налогу на прибыль организаций (см. письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).
Налог на доходы физических лиц. Включаются ли в доход дистанционного работника, подлежащий обложению НДФЛ, суммы оплаты расходов на проезд к месту командировки и обратно, а также расходов по найму жилого помещения?
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды предусмотренных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
По разъяснениям Минфина, если поездка работника, выполняющего работу дистанционно, для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов работника применяются нормы п. 3 ст. 217 НК РФ (см. письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).
Таким образом, возмещение командировочных расходов, понесенных в связи с производственной необходимостью дистанционным работником, НДФЛ не облагаются.
Если дистанционный работник - иностранец...
Компания заключила трудовой договор о дистанционной работе с гражданином Республики Казахстан. Все трудовые обязанности по договору будут исполняться исключительно на территории Республики Казахстан. Облагаются ли НДФЛ доходы дистанционного работника в виде вознаграждения за выполнение им трудовых обязанностей?
В соответствии с п. 1 ст. 207 НК РФ плательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.
Согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ.
Таким образом, физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, в отношении доходов в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей, в том числе по трудовому договору о дистанционной работе, полученных от источников за пределами РФ, плательщиками НДФЛ не признаются (Письмо Минфина России от 31.03.2014 N 03-04-06/14026).
О применении районных коэффициентов
Обязан ли работодатель применять к выплатам дистанционному работнику районный коэффициент за работу в особых климатических условиях?
Из Обзора ВС РФ практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях*(1), следует, что районный коэффициент и процентная надбавка начисляются к заработной плате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник.
В качестве примера ВС РФ привел следующую ситуацию. Работница обратилась в суд с иском к организации о взыскании невыплаченного районного коэффициента и процентной надбавки.
Судом установлено, что истец работала по трудовому договору в должности территориального менеджера в отделе региональных продаж организации, местом нахождения которого является территория, не относящаяся к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям.
Свои трудовые обязанности истец исполняла в Петрозаводске (Республика Карелия), отнесенном Постановлением Правительства РФ от 25.02.1994 N 155 к местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Общение с работодателем происходило дистанционно через Интернет.
Заработная плата истцу выплачивалась в размере должностного оклада без учета районного коэффициента 15% и без учета процентной надбавки к заработной плате в размере 50%. Кроме того, ей не предоставлялся дополнительный отпуск продолжительностью 16 календарных дней, установленный ст. 115 ТК РФ и ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1. Отпускные также рассчитывались без учета районного коэффициента и северных надбавок.
Установив, что истец по трудовому договору осуществляла трудовую функцию в местности, где к заработной плате применяются районный коэффициент и процентная надбавка, суд пришел к выводу, что районный коэффициент к заработной плате истца должен составлять 15%. При этом суд указал, что отсутствие в трудовом договоре условий о применении районного коэффициента и процентной надбавки (в нарушение требований действующего законодательства) не лишает работника права требовать выплаты заработной платы, установленной законодательством.
Таким образом, если труд отдельных работников организуется вне места нахождения работодателя, его представительства, филиала, иного обособленного структурного подразделения и выполнение работником трудовой функции осуществляется в районе Крайнего Севера или местности, приравненной к районам Крайнего Севера, суды, принимая во внимание фактическое место работы работника, приходят к выводу о начислении к его заработной плате соответствующего коэффициента и процентной надбавки.
Верховный суд также сообщил, что такая практика однозначно сложилась в судах Республики Карелия, Республики Коми, Челябинской области, Иркутской области, Приморского края, Новгородской области.
* * *
В заключение хотелось бы обратить внимание на следующие моменты.
С дистанционным работником может быть заключен только трудовой договор, поэтому должность, на которую принимается дистанционный работник, обязательно должна быть в штатном расписании организации.
С учетом того, что изменения в ТК РФ о регулировании труда дистанционных работников внесены в 2013 году и вступили в законную силу только с 19.04.2013, соответствующие должности в штатном расписании организации могут быть предусмотрены только с указанной даты.
Перевод работника на дистанционную работу (в том числе временный) также возможен только с указанной даты. В этом случае трудовые отношения не прекращаются, а заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.
Что касается отпусков, то порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
И последнее: не стоит путать дистанционных работников и надомников, деятельность которых регулируется гл. 49 ТК РФ.
Н.Л. Шелестова,
эксперт журнала "Актуальные вопросы
бухгалтерского учета и налогообложения"
"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 21, ноябрь 2014 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Утвержден Президиумом ВС РФ 26.02.2014.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"