О некоторых сведениях, предоставляемых учреждениями (Л.В. Куревина, "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 10, октябрь 2014 г.)

О некоторых сведениях, предоставляемых учреждениями

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций предоставлять определенную информацию в различные государственные органы: налоговую инспекцию, территориальные органы ПФР и ФСС, военкомат и т.д. Основная работа по формированию отчетов и направлению их в соответствующий орган, как правило, ложится на плечи сотрудников бухгалтерии и отдела кадров. В этой статье рассмотрим, какие сведения и в какие сроки направляют кадровики в службу занятости населения и в военкоматы, а также какая ответственность предусмотрена за нарушение данной обязанности.

Информируем службу занятости

Одним из органов, с которым работодатели систематически взаимодействуют, является служба занятости населения.

Законодательство о занятости населения основывается на Конституции РФ и состоит из Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (далее - Закон N 1032-1), федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ и субъектов РФ.

В направления деятельности службы занятости населения входит содействие гражданам в поиске подходящей работы и работодателям в подборе необходимых работников, а также контроль за обеспечением государственных гарантий в области занятости населения.

Органы службы занятости запрашивают сведения, необходимые для предоставления государственных услуг в области содействия занятости населения, находящиеся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций.

В статье 25 Закона N 1032-1 перечислены сведения, которые работодатель обязан предоставлять в службу занятости. Такие сведения можно разделить на две группы. Первая связана с трудоустройством граждан, а вторая - с некоторыми мероприятиями, проводящимися в организации.

К информации, связанной с трудоустройством граждан, относится:

1. Информация о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей. Данная информация предоставляется ежемесячно (конкретные сроки определяют субъекты РФ) - по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 03.07.2006 N 513*(1) или по форме, утвержденной региональным органом занятости.

2. Сведения, касающиеся трудоустройства инвалидов, в частности:

- о рабочих местах, созданных или выделенных для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах;

- о выполнении квоты для приема на работу инвалидов. Напомним, что работодателям, численность работников которых превышает 100 человек, законодательство субъекта РФ устанавливает квоту для приема на работу инвалидов в размере от 2 до 4% среднесписочной численности работников. Работодателям, численность работников которых составляет не менее 35 и не более 100 человек, законодательство субъекта РФ может устанавливать квоту для приема на работу инвалидов в размере не выше 3% среднесписочной численности работников (ч. 1 ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

- необходимые для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.

Перечисленная информация подается по форме, предоставляемой региональной службой занятости, или в произвольной форме ежемесячно. Однако региональными центрами занятости могут быть предусмотрены особые порядок, сроки и формы подачи указанных сведений о выполнении квоты (ст. 7.1-1 Закона N 1032-1). Например, работодатели, осуществляющие деятельность на территории Москвы, предоставляют сведения о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) для приема на работу инвалидов, а также о выполнении установленной квоты по их трудоустройству по форме и приложению к ней, установленных Приказом ДТиЗН г. Москвы от 29.08.2013 N 449*(2). При этом данные сведения подаются не ежемесячно, а ежеквартально.

3. Информация о приеме или об отказе в приеме на работу лица, направленного органом занятости. При приеме на работу гражданина по направлению органа занятости работодатель должен вернуть в орган занятости направление с указанием дня приема гражданина на работу. Срок возврата уведомления - пять календарных дней со дня приема на работу. Если кандидат не подошел, то в направлении службы занятости делается отметка об отказе в приеме на работу. При этом нужно указать день явки гражданина для трудоустройства и причину отказа в приеме на работу. Затем направление возвращается безработному.

К сведению. Граждане, имеющие направление службы занятости, не имеют привилегий в трудоустройстве по сравнению с остальными претендентами (ч. 1 ст. 36 Закона N 1032-1).

К упомянутым мероприятиям, проводящимся в организациях, относятся:

1. Ликвидация организации и сокращение численности или штата работников. Так, при принятии работодателем решения о ликвидации организации или сокращении численности или штата работников организация не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий должна сообщить об этом в органы службы занятости. При этом указываются сведения о каждом работнике: должность, профессия, специальность, квалификационные требования, условия оплаты труда. Если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, сведения подаются не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях (ч. 1 ст. 82 ТК РФ). При отсутствии таких критериев следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 N 99 "Об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения" (далее - Постановление N 99), согласно которому к ним относятся:

а) ликвидация предприятия любой организационно-правовой формы с численностью работающих 15 и более человек;

б) сокращение численности или штата работников предприятия в количестве:

- 50 и более человек в течение 30 календарных дней;

- 200 и более человек в течение 60 календарных дней;

- 500 и более человек в течение 90 календарных дней;

в) увольнение работников в количестве 1% общего числа работающих в связи с ликвидацией предприятий либо сокращением численности или штата в течение 30 календарных дней в регионах с общей численностью занятых менее 5 000 человек.

В случае массового высвобождения работников при ликвидации или в связи с сокращением штата в территориальный орган занятости по местонахождению работодателя нужно представить две формы: "Информация о массовом высвобождении работников" (подается за три месяца) и "Сведения о высвобождаемых работниках" (подается за два месяца, и в ней конкретизируется информация по каждому работнику). Данные формы приводятся в приложениях к Постановлению N 99.

Если массового высвобождения работников не происходит, сведения могут подаваться или по форме, предоставленной региональным центром занятости, или по форме "Сведения о высвобождаемых работниках", утвержденной Постановлением N 99, или в произвольной форме, с включением в нее сведений, установленных в ч. 2 ст. 25 Закона N 1032-1 (должность, профессия, специальность и т.д.).

2. Применение к работодателю процедуры о несостоятельности (банкротстве). Работодатель должен подавать сведения о применении в отношении него процедур о несостоятельности (банкротстве). Такие сведения подаются ежемесячно. Если в отношении работодателя сначала ввели процедуру наблюдения, об этом нужно сообщить сразу. Если в следующем месяце данная процедура продолжается, об этом сообщаем опять. Если после наблюдения ввели иную процедуру, например внешнее управление, сообщаем уже об этом. Информация представляется в произвольной форме либо по форме, утвержденной в регионе.

3. Введение в организации режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также приостановка производства. Данную информацию работодатель обязан предоставить в письменной форме в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий. Сообщение направляется по форме, установленной региональными нормативными актами (местным органом занятости), или в произвольной форме, с указанием численности простаивающих работников или работников, которым устанавливается неполное рабочее время.

Напомним, что в силу ст. 74 ТК РФ в случаях, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, происходит массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

Обратите внимание! Обязанность по сообщению этой информации отсутствует, если неполное рабочее время устанавливается согласно ст. 93 ТК РФ: по просьбе работника или по соглашению между работником и работодателем (Письмо Роструда от 17.05.2011 N 1329-6-1).

Предоставляем сведения военкомату

Напомним, что воинский учет граждан осуществляют военные комиссариаты через их структурные подразделения по муниципальным образованиям. Полномочия по осуществлению воинского учета на территориях, где отсутствуют структурные подразделения военных комиссариатов, передаются соответствующим органам местного самоуправления поселений и органам местного самоуправления городских округов (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (далее - Закон N 53-ФЗ)).

Ответственность за ведение воинского учета несет руководитель организации, который может передавать эти полномочия другому сотруднику. Если организация небольшая и количество работников, состоящих на воинском учете, менее 500, заниматься воинским учетом может работник по совместительству - как правило, это сотрудник отдела кадров. Если военнообязанных работников больше, обязанности по воинскому учету должен выполнять один освобожденный работник или более. Такое требование установлено Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (далее - Положение).

Независимо от того, кто будет этим заниматься, руководитель должен возложить полномочия по ведению воинского учета соответствующим приказом, согласовав его с военным комиссаром муниципального образования либо с органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ (далее - Рекомендации)).

В обязанности работника, ответственного за ведение воинского учета, входит направление в соответствующие военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления определенных сведений. Перечислены они в п. 32 Положения и п. 29 Рекомендаций. К ним относятся:

- сведения о работниках, подлежащих воинскому учету и принятию или увольнению с работы. Срок направления составляет две недели. Сведения предоставляются по форме согласно приложению 9 к Рекомендациям;

- сведения о работниках, состоящих на воинском учете, а также о работниках, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете. Сведения подаются по форме согласно приложению 10 к Рекомендациям и направляются также в двухнедельный срок, но по запросам соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления;

- списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста - представляются ежегодно в сентябре по форме согласно приложению 11 к Рекомендациям;

- списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, - до 1 ноября и в соответствии с приложением 3 к Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе, утвержденной Приказом Минобороны РФ от 02.10.2007 N 400. Кроме того, вместе со списком граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, руководители образовательных учреждений представляют в военный комиссариат анкеты, заполненные согласно приложению 4 к инструкции;

- сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете. Форма приведена в приложении 13 к Рекомендациям. Срок уведомления - две недели.

Примечание. Сведения подаются обо всех работниках, подлежащих воинскому учету, в том числе работающих по совместительству или по срочному трудовому договору.

В силу пп. "г" п. 30 Положения ответственный работник также должен информировать военные комиссариаты об обнаруженных в документах воинского учета работников неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях неисполнения работниками обязанностей в области воинского учета.

К сведению. При приеме документов воинского учета от граждан работники, осуществляющие воинский учет в организациях, выдают расписку по форме, установленной в приложении 14 к Рекомендациям (п. 30 Рекомендаций).

Следует отдельно отметить информацию, передаваемую организацией в целях возмещения работодателю расходов, связанных с исполнением работниками воинской обязанности. Согласно п. 2 ст. 5 Закона N 53-ФЗ гражданам, участвующим в мероприятиях по обеспечению исполнения воинской обязанности, по месту их постоянной работы:

- выплачивается средний заработок;

- возмещаются расходы, связанные с наймом (поднаймом) жилья и оплатой проезда в другую местность и обратно, а также командировочные расходы.

Однако данные расходы работодателю компенсируются за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на эти цели Минобороны и ФСБ. Правила компенсации расходов, понесенных организациями и гражданами РФ в связи с реализацией Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе", утверждены Постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 N 704 (далее - Правила). Согласно п. 5 Правил, чтобы получить компенсацию расходов, работодатель должен предоставить сведения о размере фактических расходов (с указанием банковских реквизитов счетов для перечисления компенсации). Для подтверждения расходов организации представляют заверенные в установленном порядке копии соответствующих документов (справки из военкомата, приказа об освобождении работника от работы в связи с прохождением военных сборов, расчета среднего заработка, платежной ведомости и т.д.).

Организация подает указанные сведения в военкомат на официальном бланке, документ скрепляется подписью руководителя (заместителя руководителя) и основной печатью организации.

Ответственность за несообщение сведений

Кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за непредоставление работодателем необходимых сведений.

При этом в отношении нарушения порядка подачи информации в органы службы занятости действует общая норма - ст. 19.7 КоАП РФ, предусматривающая ответственность за непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде. Данные нарушения влекут предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц от 300 до 500 руб., на юридических лиц - от 3 000 до 5 000 руб.

Статьей 5.42 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неисполнение работодателем (конкретно - должностным лицом) обязанности по созданию или выделению рабочих мест для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, а также отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты - наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.

За несообщение руководителем или другим ответственным за военно-учетную работу должностным лицом организации в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о принятых на работу (учебу) либо об уволенных с работы (отчисленных из образовательных учреждений) гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, ответственность установлена ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ. Размер административного штрафа в данном случае составляет от 300 до 1 000 руб.

Статьей 21.1 КоАП РФ определена аналогичная ответственность за непредставление руководителем или другим должностным лицом организации в установленный срок в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

* * *

В заключение отметим: конечно, кадровикам приходится представлять сведения и в другие органы, в том числе при проведении проверок инспекцией по труду, прокуратурой, ПФР, налоговыми инспекциями и т.д. Несмотря на довольно небольшие штрафы за непредоставление сведений, установленных законодательством, думаем, что лишние проблемы не нужны никому, поэтому рекомендуем соблюдать требования законодательства и не забывать, что для каждого отчета установлен свой срок подачи. Его нарушение чревато административной ответственностью. Кроме того, работодатель может привлечь ответственного работника к дисциплинарной ответственности за недобросовестное исполнение обязанностей. В связи с этим функциональные обязанности работников кадровой службы, в том числе по предоставлению сведений службе занятости, следует прописать в их должностной инструкции. А обязанность подавать сведения в военкоматы возникает, если работник назначен ответственным за ведение воинского учета в силу приказа руководителя.

Л.В. Куревина,

редактор журнала "Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 10, октябрь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по труду и занятости по предоставлению государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям в подборе необходимых работников".

*(2) "Об организации региональной статистической отчетности в области квотирования рабочих мест для инвалидов и молодежи" (вместе с Указаниями по заполнению формы регионального государственного статистического наблюдения N 1-квотирование "Сведения о выполнении установленной квоты и движении денежных средств").