Табель учета служебного (рабочего) времени (С. Валова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2014 г.)

Табель учета служебного (рабочего) времени

Сотрудники силовых министерств и ведомств порой исполняют свои служебные обязанности не только в дневное время, но и в выходные и праздничные дни, а также в ночное время. Поэтому в учреждениях силовых министерств и ведомств должен вестись учет рабочего (служебного) времени. В статье мы поговорим о табеле учета рабочего времени.

Отметим, что в первую очередь ведение учета рабочего (служебного) времени обеспечивает своевременность оплаты рабочих часов отработанного времени по сотрудникам учреждения. Для данных целей необходим табель учета рабочего (служебного) времени. Формы табеля утверждены Приказом Минфина РФ N 173н*(1). Они являются унифицированными и должны применяться всеми государственными (муниципальными) учреждениями, включая силовые министерства и ведомства, на что в свое время указывал Минфин в Письме от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

В настоящее время Приказом Минфина РФ N 173н для учета рабочего времени и расчета оплаты труда для организаций государственного сектора предусмотрены две формы:

- табель учета рабочего времени N Т-13 (ф. 0301008, утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 1*(2)) (далее - табель (ф. 0301008);

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421, разработанная Минфином (далее - табель (ф. 0504421))).

Поскольку нормативным актом Минфина установлены две формы, возникает вопрос: какую форму табеля должны использовать государственные (муниципальные) учреждения?

Минфин в Письме от 06.06.2014 N 02-06-05/27550 привел следующие разъяснения. В соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются согласно бюджетному законодательству РФ. Данными полномочиями в силу ст. 165 БК РФ наделен Минфин. В частности, он осуществляет методологическое руководство по бухгалтерскому учету и отчетности.

По мнению Минфина, государственные (муниципальные) учреждения могут использовать обе формы табеля для учета рабочего времени. Однако в п. 2 Постановления Госкомстата РФ N 1 разъяснено, что табель (ф. 0301008) бюджетными учреждениями не применяется. С точки зрения автора, положения этого пункта распространяются на все государственные (муниципальные) учреждения. Таким образом, для использования в работе необходимо применять табель (ф. 0504421).

Силовые министерства и ведомства в своей работе руководствуются и ведомственными документами. Отдельные ведомства в своих нормативных актах дают конкретные разъяснения по поводу применения тех или иных форм. Например, в Приказе Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации" прямо говорится о применении в учете табеля (ф. 0504421).

Необходимо отметить, что в силовых министерствах и ведомствах могут трудиться и работники, с которыми заключены трудовые договоры, следовательно, по ним также должен вестись табель учета рабочего времени.

Ниже приведем общие для всех учреждений рекомендации по заполнению табеля (ф. 0504421) согласно Приказу Минфина РФ N 173н.

Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Он ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц. Записи по сотрудникам производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использованию рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда).

Обратите внимание, что в табеле (ф. 0504421) регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего (служебного) времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки проставляются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного сотрудника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.

В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля (ф. 0504421), определяет общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.) с записью их в соответствующие графы (в графы 35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которого возложена обязанность по его ведению.

Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (по графам 41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель (ф. 0504421) используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (расчетной ведомости (ф. 0301010)).

Отметим, что в некоторых случаях форма табеля учета служебного времени может устанавливаться ведомственным документом. Например, Приказом МВД РФ N 961*(3) утверждена рекомендуемая форма табеля учета служебного времени сотрудников ОВД. Она применяется в целях учета продолжительности выполнения сотрудниками служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, а также в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни в органах, организациях, подразделениях МВД. Продолжительность выполнения сотрудником служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени определяется на основании табеля учета служебного времени. Правомерность данной переработки подтверждается на основании выписок из правового акта либо его копии, рапорта с резолюцией руководителя (начальника) органа, организации подразделения МВД.

В приложении к Приказу МВД РФ N 961 приводятся рекомендации по заполнению табеля.

Табель ведется ежемесячно и открывается за два-три дня до начала учетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

При учете продолжительности выполнения служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни в верхней строке в графах указывается время начала и окончания выполнения сотрудником служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, а также в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, а в нижней - количество отработанных часов.

В графе "Компенсировано дополнительным временем отдыха, дополнительными днями отдыха, или выплачена денежная компенсация" проставляется дата предоставления дополнительного времени отдыха, дополнительных дней отдыха либо номер приказа о присоединении дополнительных дней отдыха к отпуску или о выплате денежной компенсации. Записи в названной графе ведутся с использованием кодов условных обозначений: дополнительное время отдыха - ДВО, дополнительный день отдыха - ДДО.

Табель заполняется вручную чернилами черного или синего цвета без помарок и подчисток. Исправления в табеле могут быть произведены путем зачеркивания ошибочных данных и вписывания необходимых сведений. Каждое такое исправление заверяется подписью лица, ответственного за ведение табеля.

Следовательно, организации и подразделения МВД могут применять обозначенную форму табеля учета служебного времени на основании ведомственного документа. В то же время не будет нарушением применение унифицированной формы, рекомендованной Минфином в Приказе N 173н.

С. Валова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(3) Приказ МВД РФ от 19.10.2012 N 961 "Об утверждении Порядка привлечения сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации к выполнению служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, а также в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, предоставления сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации дополнительных дней отдыха".