Что нужно учесть при составлении положения о премировании (П. Лисицына, "Новая бухгалтерия", выпуск 10, октябрь 2014 г.)

Что нужно учесть при составлении положения о премировании

Одним из главных инструментов мотивации сотрудников к добросовестной и эффективной работе на благо компании является правильно построенная система премирования. Работник, уверенный в том, что его старания будут вознаграждены, может показать более высокие результаты. А для того, чтобы выплаченные премии не пропали для налогообложения, порядок их начисления должен быть документально оформлен. Кроме того, четкая система премирования, с которой может ознакомиться каждый работник, избавит от ненужных споров.

Согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата должна быть установлена трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда. При этом системы оплаты труда, в том числе и премирования, определяются коллективными договорами, соглашениями или локальными нормативными актами. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право поощрить работника за добросовестное исполнение трудовых обязанностей. А одним из способов поощрения является выплата премии.

Как видно из нормы закона, выплачивать премии - это право, а не обязанность работодателя. Другими словами, если компания не собирается вознаграждать работников, положение о премировании окажется ненужным. Если же планируется выплата премий, для их начисления необходим документально подтвержденный порядок. Конечно же его можно отразить в трудовом либо коллективном договоре. Но гораздо удобнее разработать единый документ - положение о премировании. В этом случае в каждом трудовом договоре указывать виды премий и порядок их начисления необязательно. Достаточно дать ссылку на то, что премия будет начисляться в соответствии с принятым положением о премировании (фрагмент трудового договора дан в приложении 1). Соответственно, перед подписанием трудового договора нужно ознакомить работника с положением о премировании под роспись.

Приложение 1. Фрагмент трудового договора, содержащего ссылку на положение о премировании

3.1. Работодатель обязуется выплачивать работнику должностной оклад в размере 30 000 руб. в месяц. Работнику могут выплачиваться премии в порядке и размерах, предусмотренных положением о премировании, утвержденным работодателем.

Если же организация утверждает положение о премировании уже после того, как трудовые договоры заключены, то вначале также следует ознакомить работников с новым документом, получив от них подписи. Затем необходимо внести изменения в трудовые договоры, оформив дополнительные соглашения.

Отметим, что выплачивать премии без документов, обосновывающих их размер, только на основании приказа руководителя рискованно. Во-первых, проверяющие могут признать выплаты необоснованными расходами и не принять их. Ведь расходы на оплату труда, в том числе и премии, должны быть обоснованы нормами законодательства или трудовыми договорами (ст. 255 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Во-вторых, не исключены спорные ситуации, при которых несогласные с начисленными суммами вознаграждения работники обратятся в трудовую инспекцию. И тогда работодателю придется давать дополнительные объяснения по поводу порядка определения премий.

По какой форме составляется положение

Форма положения о премировании законодательно не утверждена. Нет и установленных рекомендаций по составлению данного документа. Поэтому в принципе организация вправе использовать любую удобную форму и включить в положение пункты по своему усмотрению. Однако обычно организации утверждают положения о премировании, содержащие следующие разделы:

1) общие положения;

2) виды премий и основания премирования;

3) порядок определения суммы премий;

4) порядок начисления и выплаты премий;

5) виды нарушений, при которых премии могут быть снижены;

6) заключительные положения.

При необходимости компания добавит дополнительные разделы или, наоборот, исключит те, которые для ее деятельности не подходят.

Положение утверждает руководитель организации. Пример положения о премировании дан в приложении 2. Предлагаем рассмотреть далее некоторые вопросы, которые часто возникают у работодателей при составлении положения о премировании.

Приложение 2. Пример положения о премировании

                                                               Утверждаю:

                                                     Генеральный директор

                                                             ООО "Корсар"

                                        Васильев            Васильев С.И.

                                                        11 января 2014 г.

Положение
о премировании работников ООО "Корсар"

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение о премировании работников ООО "Корсар" (далее - положение) разработано в соответствии законодательством РФ и является локальным нормативным актом ООО "Корсар" (далее - организация). Положение устанавливает порядок и условия материального поощрения работников организации.

1.2. Цель премирования - мотивация работников на улучшение результатов и повышение эффективности деятельности организации.

1.3. Положение распространяется на всех сотрудников организации с первого дня работы и до расторжения трудового договора, работающих как по основному месту, так и на условиях совместительства.

1.4. В положении под премированием следует понимать выплату работникам денежных сумм сверх оклада и установленных надбавок за условия работы, отклоняющиеся от нормальных.

2. Виды премий и основания премирования

2.1. Положение предусматривает текущие премии и единовременные.

2.2. Текущие премии начисляются по результатам работы за месяц при достижении определенных показателей.

2.2.1 Для работников отдела продаж премии выплачиваются при условии выполнения установленного для каждого работника плана по продажам.

2.2.2. Для работников отдела закупок премия выплачивается при условии своевременной поставки покупных товаров в течение месяца и отсутствия сбоев.

2.2.3. Для работников финансовой службы премия выплачивается при условии своевременной подготовки и сдачи отчетности для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, органов, а также внутренней управленческой отчетности.

2.2.4. Для работников администрации, отдела кадров и обслуживающих отделов премия выплачивается при выполнении организацией плана по прибыли.

2.3. К текущим премиям применяются следующие коэффициенты за длительную работу в организации:

- коэффициент 1,3 - при условии стажа работы в организации от 5 лет;

- коэффициент 1,5 - при условии стажа работы в организации от десяти лет.

2.4. Единовременные премии выплачиваются работникам за выполнение задания в установленный срок, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, а также ко дню рождения работников.

3. Порядок определения суммы премий

3.1. Размер текущих премий определяется в следующем порядке.

3.1.1. Для работников отдела продаж при выполнении плана на 100-120% начисляется премия в размере 50% от величины должностного оклада. При выполнении плана более чем на 120% сумма премии определяется в размере 60% от величины должностного оклада.

3.1.2. Для работников отдела закупок сумма премии равна 40% от величины должностного оклада.

3.1.3. Для работников финансовой службы размер премии составляет 50% от величины должностного оклада.

3.1.4. Для работников администрации, отдела кадров и обслуживающих отделов может выплачиваться премия в размере от 20 до 60% от величины должностного оклада. Размер премии определяется непосредственным руководителем в зависимости от личного вклада работника.

3.2. При определении размера текущей премии учитываются коэффициенты, указанные в п. 2.3.

3.3. Текущие премии начисляются пропорционально отработанному за прошедший месяц времени.

3.4. Единовременная премия за выполнение задания в установленный срок определяется в размере 10% от величины должностного оклада.

3.5. Единовременная премия за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливается в размере 50% от величины должностного оклада.

3.6. Единовременная премия ко дню рождения работника начисляется в размере 5000 руб.

4. Порядок начисления и выплаты премий

4.1. Для начисления текущих премий руководители отделов обязаны не позднее второго числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляются вознаграждения, подать руководителю организации служебные записки по формам, данным в приложении к положению.

4.2. Для начисления единовременных премий руководители отделов обязаны не позднее последнего числа месяца, за который начисляются премии, подать руководителю организации служебные записки в свободной форме.

4.3. Руководитель организации обязан принять решение о начислении премий в течение двух рабочих дней после получения служебных записок от руководителей отделов.

4.4. Бухгалтерия на основании служебных записок с визой руководителя организации должна издать приказы о премировании и начислить соответствующие суммы премий работникам.

4.5. Премии выплачиваются вместе с заработной платой за прошедший месяц.

5. Виды нарушений, при которых премии могут быть снижены

5.1. За систематические опоздания премия снижается на 20%.

5.2. За прогул премия может быть снижена на 40-80%. Точная сумма, на которую будет снижена премия, определяется руководителем отдела на основании его служебной записки.

5.3. За появление на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения работник лишается премии.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящее положение действует со дня утверждения его руководителем организации и до введения нового документа.

6.2. Контроль за исполнением положения возлагается на главного бухгалтера организации.

6.3. С текстом положения необходимо ознакомить работников организации под роспись.

Что указывается в общих положениях

В этом разделе обычно фиксируют цели, для которых разработано положение о премировании и выплачиваются премии работникам организации. В качестве примера цели премирования можно предложить следующее:

- мотивация работников;

- рост производительности труда;

- повышение эффективности работы организации.

Кроме того, в разделе рекомендуется указать, на каких работников распространяется положение. Например, премии полагаются либо только штатным работникам, либо как штатным, так и совместителям. Это подтвердит обоснованность расходов на выплату премий работникам и избавит от ненужных вопросов при проверке. Кроме того, можно предусмотреть порядок начисления премий вновь принятым работникам, а также тем, кто планирует увольнение.

Как правильно выбрать виды премий

Премии обычно разделяют на текущие и единовременные. Текущие премии начисляются периодически по итогам каждого месяца, квартала или года. Единовременные премии могут быть приурочены к какому-либо событию или полагаются за какие-то определенные заслуги. Как правило, текущие премии назначаются для различных групп работников на основании выбранных именно для этой группы оснований. И выбрать следует те показатели премирования, на которые тот или иной сотрудник действительно может воздействовать. Например, для работников, занятых в торговле, рекомендуется установить премии за выполнение плана по продажам или увеличение объема продаж. Тогда условием выплаты премии будет достижение определенной суммы выручки от реализации или установленный уровень роста объема продаж.

Для производственных работников целесообразно ввести премии за выполнение плана по производству продукции или рост производительности труда. Премии будут выплачиваться, если работник выполнит установленный ему план или увеличит свою производительность на определенный процент.

Для административных работников предусматривают премии за достижение определенного уровня прибыли организации, для бухгалтерии - за выполнение финансового плана или своевременную сдачу отчетности. Сотрудников, занятых закупками, можно вознаградить за своевременную поставку покупных товаров, сырья или материалов и недопущение сбоев процессов производства и торговли. Работников, непосредственно общающихся с клиентами, вознаграждают за качественное обслуживание и отсутствие жалоб.

При выборе премий и условий их выплаты рекомендуем указывать не общие (типа "за эффективную работу"), а точные формулировки, чтобы работники достоверно знали, при достижении каких результатов они вправе рассчитывать на вознаграждение.

К единовременным премиям относят вознаграждения за выполнение задания в установленный срок, за совмещение профессий, за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, выслугу лет, достижение пенсионного возраста, а также приуроченные к праздникам и личным событиям в жизни работника. Несколько слов об учете "праздничных" премий в расходах. Обычно налоговики против снижения базы по налогу на прибыль на подобные траты. Данные премии относят к необоснованным расходам, так как выплаты не связаны с производственной деятельностью. Такого мнения придерживается Минфин России (письма от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283 и от 15.03.2013 N 03-03-10/7999). Однако если премии предусмотрены во внутреннем документе, к которым относится положение о премировании, их обоснованность можно доказать в суде. Так, положительные для налогоплательщиков решения принял ФАС Московского округа (постановления от 30.11.2011 N А40-127128/10-127-729 и от 17.06.2009 N КА-А40/4234-09) и Уральского округа (постановление от 05.09.2011 N Ф09-5411/11).

К сведению. Некоторые работодатели желают наказать своих сотрудников за курение в течение рабочего дня или за опоздания, вводя систему штрафов. Однако это незаконно. Работодатель вправе применять только меры дисциплинарной (ст. 192 ТК РФ) или материальной ответственности (ст. 238 ТК РФ), к которым штрафы не относятся. Вместо штрафов компания может предусмотреть дополнительные премии. Например, сотрудников, кто приходит на работу вовремя, целесообразно премировать за соблюдение трудовой дисциплины. А тех, кто не ходит в течение дня на перекуры, - за рациональное использование рабочего времени.

Как указать размеры премий

Рекомендуем внимательно отнестись к вопросу определения размеров премии. Так как в противном случае будет сложно доказать налоговикам при проверке, что та или иная премия не является завышенной.

В положении можно указать фиксированный размер премии. Например, такой вариант подходит для премии за выполнение срочного задания или за соблюдение трудовой дисциплины. Для текущих премий за трудовые показатели, как правило, устанавливают порядок расчета. В частности, процент и базу для начисления. Кроме того, процент премии может отличаться в зависимости от установленных показателей. Например, используются такие формулировки. "За выполнение плана по продажам полагается премия в размере 50% от суммы должностного оклада работника. Кроме того, при перевыполнении на 10-20% устанавливается дополнительная премия, равная 20% от величины оклада. При перевыполнении плана больше чем на 20% дополнительная премия составит 30% от должностного оклада".

В отдельных случаях указывают не конкретный процент, а диапазон. Тогда процент премии для каждого работника будет устанавливаться по решению непосредственного руководителя отдела. И это также следует указать в положении.

Разовые премии можно установить как в фиксированном размере, так и в процентах от оклада или прочих выплат. Например, за выслугу лет сумма премии определяется в размере пяти должностных окладов.

Кроме размеров премий, в положение вводят повышающие коэффициенты. Скажем, работникам, которые трудятся в компании больше пяти лет, назначаются премии с учетом повышающего коэффициента 1,3. Если же стаж работы достигает десяти лет, повышающий коэффициент увеличивается до 1,5.

Какие выплаты учесть при начислении премий

При составлении положения о премировании следует выбрать, какие выплаты будут включаться в базу для расчета премий, а какие нет. Самый простой способ - устанавливать премии в процентном соотношении от величины должностного оклада. Но некоторые компании, к примеру, используют районные коэффициенты или надбавки. В подобной ситуации работодатель должен решить, учитывать доплаты и надбавки при начислении премий или нет.

Кроме того, попутно следует решить такие вопросы. Например, определять суммы премий от размера оклада или начислять с учетом отработанного времени? Включать в расчет премии суммы, начисленные за время, когда работник находился в отпуске, командировке, на больничном? Ответ на них зависит от политики премирования, выбранной организацией. Если начислять премии исходя из всех вознаграждений в пользу работника, расходы на их выплату возрастут, но повысится и заинтересованность сотрудников в достижении результатов. Если премии будут только за отработанное время, работодатель сможет сэкономить.

Как определить порядок назначения премий

Порядок назначения премий необходим, чтобы упорядочить документооборот при начислении вознаграждений. В положении следует предусмотреть, какие документы в какой срок должны подаваться руководителю организации для назначения премий, а также назначить ответственных за составление этих документов. На практике целесообразно сделать ответственными руководителей отделов и подразделений, чьи работники подлежат премированию. Кроме того, можно разработать и дать в приложении к положению о премировании формы документов, которые будут составлять ответственные лица. Пример такого документа дан в приложении 3.

Приложение 3. Пример служебной записки, составленной для начисления премии работникам отдела продаж

ООО "Корсар"

Отдел продаж

Генеральному директору

ООО "Корсар"

Васильеву С.И.

Служебная записка N 15 от 03.10.2014
о результатах работы отдела продаж
за сентябрь 2014 г.

Прошу вас на основании представленной информации о результатах работы отдела продаж начислить премии следующим работникам:

N п/п	Должность	ФИО	План по продажам, руб.	Фактический объем продаж, руб.	% выполнения плана	Размер премии в соответствии с положением о премировании
1	Менеджер по продажам	Захаров А.В.	138 000	1 54 000	111,6	50% от величины должностного оклада
2	Старший менеджер по продажам	Краснов С.П.	1 38 000	1 69 000	122,5	60% от величины должностного оклада

Начальник отдела продаж      Киселев         С.И. Киселев

Также в положении следует указать срок, в течение которого руководитель должен вынести свое решение о назначении премии. На основании полученных документов с визой директора бухгалтерия будет рассчитывать премиальные, готовить приказы о начислении вознаграждений и производить необходимые начисления. Отметим, что для назначения премии можно составить приказ по формам N Т-11 (если приказ издается на каждого сотрудника) или Т-11а (если приказ будет на несколько работников), утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Однако, так как унифицированные формы документов с 1 января 2013 г. применять не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), удобнее будет использовать свою форму приказа, утвержденную внутренним документом по организации.

Как предусмотреть возможность лишения премии или снижения ее размера за определенные нарушения

Если в положении не указать, в каком случае работнику можно снизить премию или вовсе лишить его вознаграждения, это будет означать, что премию следует начислить при выполненных условиях и достижении установленных показателей независимо от других факторов. Однако этот вариант устраивает не всех работодателей. Как правило, руководители организаций и начальники отделов (подразделений) желают лишить премии или хотя бы снизить ее размер для работников, нарушающих трудовую дисциплину или допустивших какие-то другие провинности.

В этом случае возможность снижения премии или вовсе ее лишения следует предусмотреть в положении о премировании. Иначе недовольные работники, не получившие положенную, по их мнению, премию, могут обратиться в трудовую инспекцию, заявив, что их права оказались нарушены. Если же причины снижения премии будут четко перечислены в положении о премировании, действия работодателя, лишившего премии провинившегося работника, будут правомерны. Ведь работодатель вправе устанавливать любой порядок премирования и депремирования работников. Это подтверждают и суды (см. определения Ленинградского областного суда от 10.03.2011 N 33-1207/2011 и Верховного суда Удмуртской республики от 04.04.2011 N 33-1160/11).

Отметим, что во избежание конфликтов лучше указать в положении все возможные основания для уменьшения размера премий и депремирования. Так, премию обычно снижают за неисполнение служебных обязанностей, серьезные нарушения трудовой дисциплины (например, прогулы, систематические опоздания, появление на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения), нарушение правил внутреннего распорядка и т.п. Соответственно, если какое-либо нарушение не указано в положении, лишить премии работника, допустившего это нарушение, будет не правомерно.

К сведению. Если возможность лишения сотрудника премии или снижение ее размера не предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе организации, за неправомерное лишение премии работодателю грозит административная ответственность. Ведь несоблюдение порядка и сроков выплаты заработной платы является нарушением трудового законодательства (ст. 142 и 236 ТК РФ). Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам организации, нарушившей нормы трудового законодательства, грозит административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб. Кроме того, для юридического лица также предусмотрены меры ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до 90 суток. Это подтверждают и суды (см., например, решение Арбитражного суда г. Москвы от 04.05.2006, 15.05.2006 N КА-А40/11424-06).

Как быть, если в положение о премировании требуется внести корректировки

Положение о премировании не нужно менять ежегодно, его можно разработать один раз и использовать в течение всего периода деятельности организации. Однако бывают ситуации, когда необходима корректировка каких-либо пунктов положения о премировании. В этом случае составляется документ, в котором содержатся изменения, вносимые в положение. Если изменений много, то целесообразно будет издать положение в новой редакции. Изменения или положение о премировании в новой редакции утверждаются руководителем организации. Затем с измененным документом следует ознакомить всех работников (которых оно касается) под роспись.

П. Лисицына,

налоговый консультант

"Новая бухгалтерия", выпуск 10, октябрь 2014 г.