Разбираемся с выдачей трудовой книжки работнику (А. Бычков, "Арсенал предпринимателя", N 9, сентябрь 2014 г.)

Разбираемся с выдачей трудовой книжки работнику

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель должен обеспечивать сохранность данного документа и нести ответственность за его утрату. Трудовая книжка хранится у работодателя до того момента, когда работник решит его покинуть. В настоящее время ее нельзя выдавать работнику на руки, он вправе только по мере необходимости запрашивать у работодателя ее заверенные копии. Однако в скором времени сотрудники смогут получать трудовую книжку на руки для оформления всех необходимых документов по поводу своего социального обеспечения.

О том, как в связи с предстоящими изменениями следует оформлять выдачу трудовых книжек сотрудникам и на что работодателю следует обращать внимание при получении от работников запросов на выдачу документов, связанных с их профессиональной деятельностью, мы расскажем в статье.

Основной документ о труде

Работодатель принимает от работника трудовую книжку при его трудоустройстве и хранит ее весь период, пока сотрудник трудится у него. В ней он отражает сведения о выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора, сведения о награждениях за успехи в профессиональной деятельности. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ).

Поскольку работодатель ведет учет всех сведений, связанных с осуществлением сотрудником трудовой деятельности, путем заполнения трудовой книжки, он ее и должен хранить. На руки работнику в период его деятельности работодатель трудовую книжку не выдает, но обязан предоставлять заверенные копии ее страниц, если к нему поступает такая просьба.

При этом он не вправе удерживать с работника какие-либо суммы в счет платы за изготовление копий или требовать предварительной оплаты своих услуг, поскольку ТК РФ такой возможности не предусматривает. Напротив, в ст. 62 ТК РФ на этот счет сказано, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться сотруднику безвозмездно.

Трудовая книжка возвращается работнику на руки под личную подпись в книге учета движения трудовых книжек в день его увольнения. Ее можно выдать на руки не самому работнику, а его представителю при условии, что тот представит от сотрудника нотариально удостоверенную доверенность, в которой будет указано право на получение от его имени трудовой книжки.

В такой ситуации работодатель в книге учета движения трудовых книжек делает отметку о том, что трудовая книжка выдана не самому работнику, а его представителю по доверенности, и указывает все ее реквизиты (дату, реестровый номер, кем и когда удостоверена). Кроме того, работодателю следует забрать доверенность или ее нотариальную копию, приобщив к своим документам.

На практике возможна ситуация, когда работник свою трудовую книжку в день увольнения не забрал. Тогда работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку либо дать свое согласие о ее направлении по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (апелляционное определение Саратовского областного суда от 03.07.2014 по делу N 33-3820/2014).

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, коммерсант обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ст. 84.1 ТК РФ).

Уведомляем о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку работодатель может направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении с описью вложения. По указанному в ней номеру почтового идентификатора на сайте Почты России можно будет выяснить прохождение письма и его статус: "Вручено адресату", "Адресат отказался от получения" и т.д.

К сведению. Законодательством не установлены требования к форме уведомления сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку либо дать согласие на ее отправку по почте. Поэтому работодатель вправе отправить такое уведомление по электронной почте. Сделать это можно, если в трудовом договоре с работником или в локальном акте, доведенном до его сведения, оговорена возможность отправки документов посредством электронной почты с указанием адресов сторон трудовых отношений. Адреса электронной почты работодателя и работника следует прописать в трудовом договоре, можно также добавить их в заявление работника о приеме на работу, в локальный акт об использовании средств коммуникаций в работе. На листе ознакомления с таким локальным актом сотрудник рядом со своей подписью может указать адреса электронной почты.

В трудовой договор помимо адресов электронной почты необходимо также включить условие о том, что стороны соглашаются с использованием электронного документооборота в работе и признают его обязательную юридическую силу. Такое же условие должно быть в локальном акте (например, в коллективном договоре, в правилах внутреннего трудового распорядка и т.д.).

В случае спора работодатель сможет представить в суд простые распечатки с электронной почты и заявить ходатайство об ознакомлении с содержимым электронного почтового ящика непосредственно в судебном заседании. Суд принимает такие распечатки в качестве доказательств по делу. Примером тому может служить одно из судебных решений.

Судебная практика. Отказывая работнику банка в иске о признании незаконным приказа об объявлении выговора за невыполнение инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса в банке, выразившееся в одобрении выдачи кредита лицу, предоставившему не соответствующие действительности сведения о себе, суд отклонил его довод о том, что данная инструкция не представлялась ему для ознакомления.

При этом арбитры приняли во внимание, что согласно выписки из архива электронной почты директора департамента безопасности банка данная инструкция направлялась истцу с целью ознакомления. Доступ к электронной почте имел только истец, что он не оспаривал. С порядком использования корпоративной электронной почты истец был ознакомлен, что подтверждалось его подписью в листе ознакомления с локальными нормативными актами банка (определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 по делу N 33-1126).

Помимо этого при направлении работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой предприниматель тоже вправе использовать иные средства связи для оперативности (мобильный телефон, факс и т.д.). Возможность их использования также следует оговаривать в трудовом договоре с работником и в локальных актах, которые доводят до его сведения под личную подпись. Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку может выглядеть так:

Пример 1

Кому: Ивану Ивановичу Иванову

107143, г. Москва, Открытое шоссе, д. 22, корп. 41, кв. 33

От: ИП Тимирязева А.С.

119571, г. Москва, Ленинский проспект, д. 143, стр. 1А

Уведомление от 01 сентября 2014 года N 1
о необходимости явиться за трудовой книжкой

Уважаемый Иван Иванович!

Уведомляю Вас о том, что 14.08.2014 у Вас был последний рабочий день и с Вами был произведен окончательный расчет. Однако Вы уклонились от получения своей трудовой книжки без объяснения причин.

Вам необходимо явиться за ней по адресу: г. Москва, Ленинский проспект, д. 143, стр. 1А, 1 этаж в любое время работы (понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, перерыв - с 13.00 до 13.45) либо дать нам согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Индивидуальный предприниматель        Тимирязева          А.С. Тимирязева

Если уведомление отправляют по почте, то необходимо будет составить опись вложения, чтобы потом подтвердить, что уведомление действительно было отправлено. Его можно составить так:

Пример 2

Опись вложений в письмо

Кому: Иванову Ивану Ивановичу

Куда: 107143, г. Москва, Открытое шоссе, д. 22, корп. 41, кв. 33

N	Наименование предмета	Кол-во страниц	Кол-во экземпляров	Объявленная ценность
1	Уведомление от 01 сентября 2014 года N 1 о необходимости явиться за трудовой книжкой	1	1
	Итого:			10 рублей

Отправитель: ИП Тимирязева А.С.

Откуда: 119571, г. Москва, Ленинский проспект, д. 143, стр. 1А

Проверил:

___________________________    ___________________   ____________________

         должность                   подпись                 ФИО

Ответственность за не выдачу трудовой книжки

Работодателю следует иметь в виду, что в случае не выдачи трудовой книжки в установленный срок он несет перед работником материальную ответственность.

Так, в ст. 234 ТК РФ и постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" прописана обязанность работодателя возместить сотруднику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения возможности трудиться. В частности, при задержке работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Трудовое законодательство расценивает как препятствие к трудоустройству сам факт отсутствия у работника трудовой книжки, незаконное лишение его возможности заниматься своей профессиональной деятельностью в результате несвоевременной выдачи ему трудовой книжки (апелляционное определение Свердловского областного суда от 08.04.2014 по делу N 33-4726/2014).

Помимо этого работодатель также может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Фрагмент документа. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Если работодатель своевременно выдал трудовую книжку работнику или направил ему уведомление о необходимости забрать ее при увольнении, то за задержку трудовой книжки перед работником он уже не отвечает (определение Московского городского суда от 03.06.2014 N 4г/8-5086). Предприниматель не будет привлечен к ответственности в случае, если задержка произошла из-за самого работника, который уклоняется от ее получения, пытаясь тем самым создать искусственную ситуацию для взыскания неполученного заработка. Например, в п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" разъяснено, что при рассмотрении дел о восстановлении на работе следует иметь в виду, что при реализации гарантий, предоставляемых ТК РФ, работником в случае расторжения с ними трудового договора должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом.

Выдача копий документов работнику

Помимо трудовой книжки работодатель по требованию сотрудника должен выдавать ему на руки надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с его трудовой деятельностью. При заверении копий документов, включая трудовую книжку, необходимо учитывать, что ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения в соответствии с постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Заверить копию трудовой книжки можно так, как показано в Примере 3.

Пример 3

Верно

Индивидуальный предприниматель         Тимирязева         А.С. Тимирязева

Дата: 01 сентября 2014 года            Печать ИП

                                    Тимирязевой А.С.

Коммерсант должен выдать копии запрашиваемых документов не позднее 3 рабочих дней с даты, когда сотрудник обратился к нему с соответствующим заявлением. Согласно ст. 62 ТК РФ работник вправе, в частности, запрашивать у работодателя заверенные копии следующих документов:

- приказа о приеме на работу;

- приказов о переводах на другую работу;

- приказа об увольнении с работы;

- выписок из трудовой книжки;

- справок о заработной плате;

- справок о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

- справок о периоде работы у данного работодателя и др.

Однако работники должны учитывать, что их право на получение копий касается только таких документов, которые связаны с их трудовой деятельностью. Иные документы они запрашивать не вправе, поскольку трудовым законодательством такая обязанность для работодателей не установлена.

В частности, работники не вправе требовать представления локальных нормативных актов. С ними, а также с коллективным договором работодатель обязан лишь ознакомить работника, а не выдавать ему их копии (апелляционное определение Саратовского областного суда от 03.07.2014 по делу N 33-3777).

Судебная практика. Так, в одном деле работодатель отказал сотруднику в выдаче заверенной копии акта об уничтожении дел, поскольку данный документ не относится к числу тех, которые работодатель обязан ему выдать, и не содержит какой-либо информации в отношении самого сотрудника (определение Санкт-Петербургского городского суда от 12.03.2014 N 33-3697/2014).

Выдача трудовой книжки на руки работнику

В скором времени у работодателя появится обязанность выдавать работникам трудовые книжки на руки для оформления документов, связанных с их обязательным социальным страхованием.

С 1 января 2015 года Трудовой кодекс будет дополнен рядом новых положений на основании ст. 18 Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии".

Для удобства все нововведения мы представили в следующей таблице:

Действующая редакция

Будущая редакция

Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). К опии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Как видим, работодатели по требованию сотрудников будут обязаны выдавать им на руки трудовые книжки для оформления социальных выплат. По завершении этих мероприятий у работника будет ровно 3 рабочих дня на возврат трудовой книжки.

Данная норма введена для упрощения процедуры оформления отношений по поводу социального обеспечения с целью защиты прав и законных интересов работников.

Как быть дальше?

Работодатель, получив от сотрудника такое требование, обязан его выполнить и не вправе при этом требовать от него подтверждения того, что он действительно собирается использовать трудовую книжку для заявленных целей (для оформления социальных выплат), поскольку ст. 62 ТК РФ такой возможности не предусматривает.

Выдачу работнику трудовой книжки необходимо отражать в книге учета движения трудовых книжек, взяв с работника личную подпись. С этой даты работодатель освобождается от материальной ответственности перед работником за утрату его трудовой книжки.

При длительном не представлении работником трудовой книжки (например, более полугода с даты ее выдачи под личную подпись), когда становится очевидным, что он ее уже не представит, работодатель вправе завести на нее дубликат либо потребовать представления дубликата от работника, указав в нем все соответствующие сведения.

К сведению. В связи с новой обязанностью по выдаче трудовых книжек коммерсанту лучше всего внести дополнения в локальные нормативные акты, в которых следует отразить необходимость возврата трудовой книжки, и ознакомить с этим новшеством всех своих сотрудников под личную подпись.

При неисполнении работником данной обязанности предприниматель вправе привлечь его за это к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины, а также депремировать, если в компании используется премиальная система оплаты труда. Указанные меры могут оказаться эффективными и действенными, стимулировать работника к возврату трудовой книжки.

Ознакомившись с порядком выдачи трудовой книжки, а также с возможными последствиями, которые могут наступить, коммерсант сможет без труда ее оформить, учитывая при этом, как обезопасить себя от недобросовестных действий своих сотрудников.

А. Бычков,

начальник юридического отдела ЗАО "ТГК "Салют"

"Арсенал предпринимателя", N 9, сентябрь 2014 г.