О компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и не только (Р.Т. Рыбакова, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2014 г.)

О компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и не только

Увольнение работника всегда хлопотно: нужно оформить необходимые документы, внести в трудовую книжку и личную карточку соответствующие записи, ознакомить с ними работника, а также выплатить причитающиеся ему суммы. Довольно часто работодатели задерживают такие выплаты, а иногда и вовсе игнорируют данное требование Трудового кодекса. Об одной из выплат, полагающихся работнику при увольнении, - компенсации за неиспользованный отпуск - поговорим сегодня. В частности, расскажем, как правильно определить количество дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсированию, какая ответственность предусмотрена за задержку этой выплаты, а также приведем примеры расчета такой компенсации.

Согласно ст. 114 и 115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Однако некоторым категориям работников предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск большей продолжительности - например, несовершеннолетним работникам полагается минимум 30 календарных дней (ст. 267 ТК РФ).

Кроме ежегодного основного отпуска некоторым работникам в зависимости от условий труда или режима работы предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска. К тем, кому полагаются такие отпуска, относятся (ст. 116 ТК РФ):

- сотрудники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда или в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

- сотрудники, имеющие особый характер работы или ненормированный рабочий день;

- иные сотрудники в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев (ст. 122 ТК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

В силу ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

А теперь перейдем к ответам на поступившие вопросы.

Сотрудник работает в организации с 17.03.2010 и собирается увольняться 25.06.2014. За какое количество дней неиспользованного отпуска ему полагается компенсация, если за время работы он был в ежегодном оплачиваемом отпуске в 2010 году 14 календарных дней, в 2010-м - 21 день, в 2012-м - 32 дня, в 2013-м - 18 дней?

За период работы с 17.03.2010 по 16.03.2014 сотруднику полагается 112 дней:

- с 17.03.2010 по 16.03.2011 - 28 дней;

- с 17.03.2011 по 16.03.2012 - 28 дней;

- с 17.03.2012 по 16.03.2013 - 28 дней;

- с 17.03.2013 по 16.03.2014 - 28 дней.

Из этих дней он отгулял 85 дней. Соответственно, денежная компенсация ему полагается за 27 дней (112 - 85). Однако с 17.03.2014 до увольнения работник трудился еще 3 месяца, поэтому ему дополнительно полагается компенсация за 6,99 дня (3 мес. х 28 дн. / 12 мес.). Поэтому при увольнении работнику необходимо рассчитать компенсацию за 33,99 дня неиспользованного отпуска.

Отметим, что при расчете количества дней неиспользованного отпуска могут получаться дробные числа, как в нашем примере.

Что с ними делать? Можно ли их округлять? Ответ на этот вопрос дало Минздравсоцразвития в Письме от 07.12.2005 N 4334-17: при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Между тем данное ведомство указало, что если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника. Такое решение обычно оформляется в локальном нормативном акте организации (учетная политика, правила внутреннего трудового распорядка и пр.) или коллективном договоре.

Провизор работает у нас с 2008 года. Всегда использовала ежегодные отпуска полностью, а вот в 2013 году не получилось, так как у аптеки не было возможности предоставить его. Сейчас провизор собирается в отпуск в июне и принесла заявление с просьбой выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Мы предложили присоединить неиспользованный отпуск к отпуску в 2014 году, но она отказывается. Можем ли мы выплатить такую компенсацию?

Нет, и вот почему. В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Поясним данную норму. Например, сотруднику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день - 3 дня. Так вот, компенсацией можно заменить лишь 3 дня, которые приходятся на период дополнительного отпуска. При этом не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

Поскольку вашему провизору не полагается дополнительный оплачиваемый отпуск, компенсировать нечего.

Вы можете только присоединить весь отпуск за 2013 год или его часть к отпуску в 2014-м или последующих годах либо выплатить компенсацию за него при увольнении.

Сотрудница принята в аптеку 10.04.2013. В 2013 году ей было предоставлено 20 дней отпуска без сохранения заработной платы. В апреле 2014 года она обратилась с заявлением об увольнении по собственному желанию, согласно которому ее последний рабочий день - 28.04.2014. За какое количество дней неиспользованного отпуска ей полагается компенсация?

В соответствии с Письмом Роструда от 14.06.2012 N 853-6-1 рабочий год, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, составляет 12 месяцев и, в отличие от календарного, исчисляется с даты поступления на работу.

Для того чтобы правильно рассчитать количество дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации при увольнении, обратимся к ст. 121 ТК РФ, согласно которой в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Как видим, в стаж для оплаты отпуска включаются лишь 14 календарных дней нахождения работницы в административном отпуске. Поэтому окончание первого рабочего года необходимо "сдвинуть" на количество дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14, в нашем случае - на 6. Таким образом, рабочий год сотрудницы начался 10.04.2013 и закончится 15.04.2014.

С 16 по 28 апреля сотрудница проработала еще 13 дней, однако их мы не принимаем в расчет, так как в силу п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины, округляются до полного месяца. Аналогичное мнение высказано в письмах Роструда от 18.12.2008 N 6966-ТЗ и от 02.07.2009 N 1917-6-1.

Поскольку за рабочий год работнику полагается 28 дней отпуска, именно такое количество и подлежит компенсации.

Дополнительно отметим, что если бы сотрудница аптеки не брала такой длительный неоплачиваемый отпуск, то компенсировать пришлось бы 30,33 дня (28 + 2,33), так как с 10.04.2013 по 28.04.2014 сотрудница проработала 1 год и 19 дней, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.

Работник, которому установлен ненормированный рабочий день, уходит в отпуск с 12.05.2014 по 08.06.2014 (28 дней). За работу в режиме ненормированного рабочего дня ему предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого согласно коллективному договору составляет 4 дня. Работник написал заявление о замене дополнительных дней отпуска денежной компенсацией.

Расчетный период (с 01.05.2013 по 30.04.2014) отработан работником полностью. Сумма заработной платы, начисленной за расчетный период, составила 300 000 руб.

Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск?

Согласно положениям ст. 126 ТК РФ именно дни дополнительного отпуска могут быть заменены денежной компенсацией по заявлению работника (за исключением случаев, указанных в этой же статье).

Расчет суммы денежной компенсации осуществляется в том же порядке, что и расчет отпускных, то есть на основании ст. 139 ТК РФ и Положения N 922*(1).

В рассматриваемом случае продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска составляет 4 дня.

В силу ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат, в том числе заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, пп. "а" п. 2 Положения N 922).

В данном случае средний дневной заработок равен 853,24 руб. (300 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Таким образом, компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск составит 3 412,96 руб. (853,24 руб. x 4 дн.).

Работник принят в организацию 13.06.2012, увольняется 01.04.2014. За период с 13.06.2012 по 12.06.2013 он полностью использовал ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период отработан полностью. Оклад работника составляет 25 000 руб., других начислений у него не было.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск (из расчета 29,4 или 29,3) в связи с принятием Федерального закона от 02.04.2014 N 55-ФЗ?

Для расчета количества дней не использованного работником отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, необходимо определить, за какой период работы накопились неиспользованные дни отпуска.

Напомним, что рабочий год составляет 12 полных месяцев и, в отличие от календарного года, исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю (письма Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1, от 01.03.2007 N 473-6-0).

В данном случае работник отработал один полный рабочий год (с 13.06.2012 по 12.06.2013) и использовал 28 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Последний рабочий год, начавшийся 13.06.2013, отработан не полностью. На момент увольнения работника (01.04.2014) в этом рабочем году им отработано 9 месяцев и 20 дней и не использовано ни одного дня ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Поэтому компенсация выплачивается работнику за дни отпуска, не использованные им в последний рабочий год.

Как было отмечено выше, излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Соответственно, в данном случае компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из 10 месяцев работы в последнем рабочем году.

Если рабочий год отработан не полностью, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (п. 28, 29 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Количество неиспользованных дней отпуска определяется исходя из расчета 2,33 дня отпуска за один месяц работы (28 дн. / 12 мес.) (письма Роструда от 31.10.2008 N 5921-ТЗ и от 23.06.2006 N 944-6). То есть в данном случае работнику причитается компенсация за 23,33 неиспользованных дня отпуска (28 дн. / 12 мес. x 10 мес.).

Допустим, что округление получившегося результата в организации не предусмотрено.

В рассматриваемой ситуации расчетным периодом является период с 01.04.2013 по 31.03.2014. При определении среднего заработка используется средний дневной заработок (абз. 2 п. 9 Положения N 922).

С 02.04.2014 средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Соответствующие изменения в ТК РФ были внесены п. 13 ст. 2 Федерального закона N 55-ФЗ. Отметим, что до 02.04.2014 среднемесячное число календарных дней было равно 29,4. Поскольку изменения вступили в силу только 02.04.2014 (п. 1 ст. 3 указанного закона), 01.04.2014 расчет должен производиться еще по старым правилам.

Средний дневной заработок равен 850,34 руб. (25 000 руб. х 12 мес. / 12 мес. / 29,4 дн.).

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск работника составит 19 838,43 руб. (850,34 руб. х 23,33 дн.).

Мы увольняем фармацевта аптечной базы за прогул. Полагается ли ему компенсация за неиспользованный отпуск, если он проработал 3 месяца?

Статьей 81 ТК РФ установлены основания для прекращения трудового договора по инициативе работодателя. Одним из таких оснований, считающимся грубым нарушением трудовой дисциплины, является прогул - отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности или отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены). Увольнение за такое нарушение предусмотрено пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Согласно ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом все работники, проработавшие менее 5,5 месяца, имеют право на пропорциональную компенсацию за неиспользованный отпуск независимо от причин увольнения (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1, согласно которому компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания увольнения.

В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Следовательно, при увольнении фармацевта за прогул работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск за 6,99 дня (3 мес. х 2,33 дн.).

Согласно трудовому договору одной из наших сотрудниц полагается 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска и 8 календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска. Проработав 6 месяцев, сотрудница решила уволиться. Нужно ли учитывать дополнительный оплачиваемый отпуск при определении дней неиспользованного отпуска или это касается только ежегодного основного оплачиваемого отпуска? Как рассчитать количество дней, подлежащих компенсации?

В силу ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска. Как видим, законодатель не сделал исключение для каких-либо видов отпуска. Следовательно, при определении количества дней неиспользованного отпуска необходимо учитывать и дополнительные отпуска.

Для расчета дней отпуска, подлежащих компенсации, нужно сложить продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков и полученную сумму разделить на 12. Таким образом мы определим количество дней, подлежащих компенсации за месяц. Для нашей ситуации это будет 3, а не 2,33 дня ((28 + 8) дн. / 12 мес.).

Поскольку сотрудница проработала 6 мес., в последний рабочий день ей необходимо выплатить компенсацию за 18 дней (3 дн. х 6 мес.).

Работница уволилась 18 апреля. В течение какого времени после увольнения она может обратиться в суд с иском о взыскании компенсации за неиспользованный отпуск? Предусмотрена ли ответственность за ее невыплату?

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, в том числе компенсации за неиспользованный отпуск, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах причитающихся работнику сумм работодатель обязан выплатить не оспариваемую им сумму в указанные сроки. Таковы требования ст. 140 ТК РФ.

На основании ст. 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

Исходя из данной нормы начальным моментом течения срока обращения в суд является момент, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении трудовых прав, а именно с того момента, когда работодатель при увольнении не выплатил компенсацию за отпуск (Апелляционное определение Новгородского областного суда от 27.03.2014 по делу N 2-7393/13-33-602/14). То есть в рассматриваемой ситуации работница может обратиться в суд до 18 июля.

Согласно ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обратите внимание, что обязанность выплаты такой денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Для производства временных работ в аптеке мы принимали сотрудника на 1,5 месяца. Должны ли мы выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск?

Отметим, что нужно как можно скорее выплатить работнице компенсацию и не доводить дело до судебных разбирательств, так как помимо этой компенсации суд может присудить выплатить компенсацию за задержку выплаты, а также компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Да, должны. В силу ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Причем данная норма не ставит такую выплату в зависимость от срока трудового договора или основания увольнения.

Согласно ст. 291 ТК РФ работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета 2 рабочих дня за месяц работы.

Таким образом, при увольнении работодатель обязан выплатить увольняющемуся компенсацию за 3 дня (1,5 мес. х 2 дн.).

Р.Т. Рыбакова,

эксперт журнала "Аптека:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".