Дистанционные ("Делопроизводство и кадры", N 6, июнь 2014 г.)

Дистанционные

Не так давно Трудовой кодекс легализовал понятие дистанционной работы, однако компании не спешат принимать удаленных сотрудников или вносить изменения в трудовые договоры тех, кто фактически работает удаленно. Сложно сказать, отчего это происходит, но очевидно, что при правильном подходе дистанционные работники могут серьезно помочь работодателю, потребляя меньше ресурсов и не требуя расходов на аренду офисных площадей.

Дистанционная работа - это работа вне места нахождения работодателя, любого его обособленного подразделения и стационарного рабочего места, территории или объекта, находящейся под контролем работодателя, для выполнения которой, равно как и для связи работника и работодателя используется Интернет. От надомного работника работник дистанционный отличается тем, что, во-первых, его рабочее место не имеет жесткой привязки к дому, во-вторых, надомный работник, в отличие от дистанционного, создает осязаемый конечный продукт или часть его, в-третьих, обязательным элементом взаимоотношений дистанционного работника и работодателя является Интернет. Регулирование труда дистанционных работников осуществляется главой 49.1 Трудового кодекса РФ.

Стоит сразу заметить, что дистанционные работники входят в число так называемых фрилансеров - т.е. людей, работающих без привязки к стационарному рабочему месту или одному работодателю. Кроме собственно-дистанционных работников-штатников, среди фрилансеров есть и работники-внештатники, и микропредприниматели, и так называемые "солисты", специалисты в узкой области, переходящие от проекта к проекту. Вообще дистанционные работники чаще всего используются в проектной работе и в медиа, но, как вы понимаете, серьезная дистанционная работа - это совсем не фриланс. Последний все же лежит в сфере гражданско-правовых отношений и представляет собой возмездное оказание услуг, а значит отличается от дистанционной работы. Собственно отличия заключаются в трех основных моментах:

1. Дистанционный работник получает ежемесячную заработную плату, а не разовый гонорар.

2. Дистанционный работник выполняет трудовую функцию (рисует интерфейсы, переводит с немецкого на русский технические тексты), а фрилансер занимается индивидуально-определенным заданием (рисует конкретный интерфейс по ТЗ от конкретного заказчика, переводит конкретную книгу).

3. Дистанционный работник конечно, куда свободнее, чем обычный штатник, но все же не свободен в своем труде - он подчиняется правилам организации (начиная от времени работы и заканчивая конкретным инструментарием), фрилансер же организует свой труд, как ему заблагорассудится.

Про удаленную работу сегодня написана масса материала, и мы постараемся, опираясь на собственный опыт (автор 3 года работает в свободном офисе и видит своих сотрудников по праздникам и на редких собраниях) и опыт отечественных и зарубежных компаний, собрать в одной статье универсальные правила и принципы работы с удаленными сотрудниками.

Оно нам надо?

Если вы соберетесь разогнать сотрудников по домам и работать с ними удаленно, нужно взвесить все за и против. Одно дело, когда компании нужно закрыть пару специфических позиций при работе над уникальным проектом, а к темпорари стаффингу прибегать смысла нет, другое, когда такие изменения меняют структуру управления компанией в целом.

Принимая решения о передаче какой-либо работы фрилансеру, нужно сразу обращать внимание на следующие вопросы:

1. Насколько длительными будут эти отношения и постоянной потребность в услугах фрилансера?

2. Предусматривается ли соответствующая должность в штатном расписании организации и есть ли необходимость в его изменении?

3. Потребуется ли привлекать фрилансера после завершения работы?

Очевидно, что в случае постоянной потребности в услугах фрилансера (например, техническое обслуживание сайта или перевод литературы, корреспонденции и документов с иностранного языка) организация должна рассматривать его как дистанционного работника и заключить с ним трудовой договор. В случае, если услуга, оказанная фрилансером, будет разовой (например, разработка проекта сайта, бизнес-плана, верстка номера журнала вместо заболевшего сотрудника редакции), вместо трудового договора обычно может быть заключен гражданско-правовой. В третьем случае услуги фрилансера будут необходимы и после сдачи проекта или выполнения определенного задания (например, разработка дизайна новых страниц на сайте, эпизодическое техническое обслуживание сайта), но их объем и регулярность будут сильно зависеть от обстоятельств, поэтому заключать трудовой договор с таким работником будет нецелесообразно.

Если же речь идет о коренной переделке компании, нужно будет обратить внимание на ряд вопросов:

1. Риски и преимущества перехода на удаленную работу - от потери контроля над производственными процессами до прироста производительности труда всего пара шагов;

2. Наличие в штате адекватных менеджеров для решения проблемы с удаленным управлением коллективом и качество сотрудников, поскольку одних работа дома расхолаживает, а других наоборот стимулирует;

3. Систематизация учета рабочего времени сотрудников, обеспечение дисциплины труда.

В некоторых случаях, если хочется что-то поменять в сложившемся офисном мире, проще будет сменить концепцию организации офисного пространства, перейти к openspase-офису или наоборот, рассадить работников по кабинетам, отражающим их иерархическое положение в компании.

Попробуем сжато представить плюсы и минусы привлечения дистанционных работников.

Итак, в активе мы имеем: для работодателя:

1. Снижение расходов на офисные помещения, оргтехнику, обслуживающий персонал и заработную плату работникам, поскольку столичная компания может нанять сотрудника из провинции.

2. При верном планировании и хорошем управлении - повышение эффективности работы компании и её сотрудников.

3. Неограниченный кадровый резерв.

4. Улучшение климата в компании и лояльности персонала.

5. Гибкость структуры компании - нанять новую команду для работы над перспективным проектом или расширить существующий бизнес проще ввиду п. 1.

Для работника:

1. Возможность реализовать себя наиболее полно - рынок труда и список вакансий куда больше, чем в родном городе.

2. Есть возможность работать в крупной компании из столицы без затрат на аренду жилья.

3. Никаких трат времени, нервов на дорогу на работу.

4. Возможность создать себе идеальные условия работы.

5. Возможность избавиться от тимбилдинга, кучи начальников, мерзнущих в +30 коллег и прочих прелестей офисной жизни.

6. Совмещение разных должностей.

7. Время для самообразования и самосовершенствования (собственно последнее - обязательное для дистанционщика занятие).

В пассив смело записываем обоюдные страхи сторон:

1. Незащищенность от неисполнения обязательств.

2. Отсутствие единых критериев оценки работы сотрудников.

3. Отсутствие живого общения с коллегами.

4. Долгое время на отлаживание работы команды дистанционных работников.

5. Проблемы с взаимодействием членов команды и с взаимодействием офисных и дистанционных сотрудников.

Оценив риски и разработав схему, по которой будет организовываться работа компании, можно провести эксперимент в ограниченном объеме: отпустить на удаленную работу несколько сотрудников или позволить всем работать несколько дней в месяц из дома. По итогам этого эксперимента можно будет делать выводы и переходить к юридической стороне вопроса.

Работник, которого не видно

Трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен как в общем, "бумажном" порядке, т.е. в соответствии с требованиями главы 11 Трудового кодекса РФ, так и с использованием электронных документов. В первом случае работник и работодатель лично заключают письменный трудовой договор, работник лично предоставляет работодателю необходимые для заключения трудового договора документы, работодатель вносит соответствующие записи в трудовую книжку, знакомит работника под роспись с обычным пакетом документов. Во втором случае трудовой договор может быть заключен путем обмена электронными документами. Здесь важно соблюдать следующий алгоритм и помнить о том, что электронные документы, обычно требующие наличия на них собственноручной подписи, должны иметь усиленные квалифицированные электронные подписи лица, поступающего на работу, работодателя и работника. Гражданин может получить такую подпись вместе с Универсальной электронной картой (УЭК), юридическое лицо же согласно положениям Федерального закона N 63-ФЗ "Об электронной подписи" должно обратиться за ней в удостоверяющий центр, списки которых есть на сайте Министерства связи и массовых коммуникаций России.

1. Все документы, необходимые при приеме на работу согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работником могут быть предоставлены в электронном виде. При этом, если иного не предусмотрено договором, работник обязан лично предоставить или направить по почте работодателю трудовую книжку для внесения в неё соответствующих записей. Работодатель также имеет право требовать переслать ему заказным письмом с уведомлением их нотариально заверенные бумажные копии.

2. После заключения трудового договора путем обмена электронными документами (собственно текстом договора, документами, необходимыми при его заключении) работодатель в течение трех дней с момента заключения такого договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом бумажный трудовой договор.

3. Если было достигнуто соглашение об отказе от заполнения трудовой книжки (это сэкономит время при расторжении трудового договора), экземпляр трудового договора, направленный работнику, является для него основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже.

4. Работник также имеет право требовать выдачи документов, связанных с работой, в бумажном или электронном виде.

5. Обязанность получить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования в случае заключения трудового договора путем обмена электронными документами лежит на лице, впервые заключающем трудовой договор.

6. Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работодателя вносить записи в трудовую книжку работника либо заводить трудовую книжку для лица, поступающего на работу впервые.

7. Местом заключения трудового договора с дистанционным работником будет место нахождения работодателя.

8. В договор следует обязательно включать основания его расторжения по инициативе работодателя.

9. Ознакомление работника с инструкциями, приказами, правилами, распоряжениями, производимое под подпись, может быть произведено в электронном виде.

Трудовые отношения между дистанционным работником и работодателем имеют некоторые особенности. В частности, все заявления, объяснения работника могут быть предоставлены работодателю в электронном виде. При получении таких документов одна сторона в установленные законом сроки уведомляет другую сторону о факте получения. В трудовой договор может быть внесено условие об обязанности работника использовать при исполнении своих обязанностей оборудование, программно-технические средства систем защиты данных и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем. Также в трудовой договор включаются условия о дистанционной работе с оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, о порядке и сроках представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также о порядке возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов. Работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами шестнадцатым, девятнадцатым и двадцатым части второй статьи 212 настоящего Кодекса, а также осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Как правило, режим рабочего времени и времени отдыха устанавливается работником самостоятельно. В остальном на дистанционного работника распространяются общие нормы трудового законодательства.

Отдельно стоит закрепить пункты о способе оплаты договора и порядке расчетов. Такими способами могут быть условный депозит, наличный и безналичный расчет после выполнения работы на основании акта приемки, внесение на счет подрядчика аванса и т.д. Наиболее безопасным, но довольно затратным для обеих сторон способом оплаты договора является условный депозит. Также в тексте договора должны быть прописаны условия по оплате работы, выполненной сверх оговоренных условий.

Кроме того, в заключаемый договор целесообразно включить условия, согласно которым заказчик будет вносить изменения в проект. Например, указать, что внесение существенных изменений в первоначальное задание приведет к заключению нового договора. При необходимости в текст договора могут быть включены пункты о порядке устранения выявленных впоследствии недостатков, дальнейшем техническом обслуживании сданного проекта.

Следует также учитывать и особенности, вытекающие из выбранного способа расчета суммы оплаты за выполненную работу или оказанные услуги. Например, при почасовой системе определения вознаграждения стоит указать в тексте договора, во-первых, предельное время выполнения задания (например, 80 часов в течение 10 рабочих дней), во-вторых, предусмотреть способ контроля за потраченным на выполнение задания временем. В случае, если вознаграждение выплачивается исходя из объема проведенной работы, в договоре следует указать единицу, по которой будет рассчитываться итоговое вознаграждение.

В отношении договоров с лицами, исполняющими задание дистанционно, важно указать в тексте договора ответственность исполнителя за неисполнение в надлежащий срок задания заказчика и определить подсудность в случае возникновения споров. Особенно это выручит вас, если работник работает дистанционно в прямом смысле слова - вы находитесь в Москве, а он во Владивостоке или Карловых Варах.

Важно помнить, что согласно ст. 158-165 Гражданского кодекса договоры, кроме особых случаев, могут заключаться как в устной, так и в письменной форме. Разумеется, рассматриваемые нами соглашения целесообразнее заключать в письменной форме. Такой договор может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При этом электронные цифровые подписи либо аналоги собственноручной подписи используются в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. То есть, если заключается договор в электронном виде, то его форма, а также договоренность использовать и признавать ЭЦП или АСП в отношении как самого договора, так и иных документов, сопутствующих исполнению договора, обязательно закрепляется в тексте договора. Гражданин может получить ЭЦП вместе с Универсальной электронной картой (УЭК), юридическое лицо же согласно положениям Федерального закона N 63-Ф3 "Об электронной подписи" должно обратиться за ней в удостоверяющий центр, списки которых есть на сайте Министерства связи и массовых коммуникаций России.

В договоре должно быть зафиксировано примерно следующее:

"Договор заключается в письменной форме в виде файла **** с ЭЦП сторон договора. Каждый документ, отправленный сторонами и требующий подписи направляющей или (и) принимающей стороны, должен быть подписан ЭЦП владельца сертификата ключа направляющей или (и) принимающей стороны.

Стороны признают, что получение документа, подписанного ЭЦП владельца сертификата ключа стороны, направившей документ, юридически равнозначно получению соответствующего документа на бумажном носителе...".

Важно хранить электронные договора с ЭЦП не только на локальных компьютерах, но и на серверах тех служб, с помощью которых стороны ими обменивались. В случае возникновения спорных ситуаций для подтверждения подлинности ЭЦП потребуются соответствующие сертификаты ключа подписи, действовавшие на момент подписания договора, а также файлы, содержащие образец собственноручной подписи лица.

Особенности организации работы

В принципе, возможны две ситуации, требующие разных систем организации работы дистанционных работников:

- все сотрудники компании работают дистанционно,

- часть сотрудников работает в офисе, часть дистанционно.

Оба варианта имеют свою специфику, однако для начала мы остановимся на общих принципах работы с сотрудником-дистанционщиком. Существует масса патентованных методик разной сложности и стоимости внедрения, призванных сделать работу с дистанционными сотрудниками максимально эффективной. В реальности все держится на трех китах и несложных механизмах, заставляющих мир вертеться.

Киты - это ответственность за задачу, компетентность сотрудника и подотчетность. Объяснять, что значит компетентность сотрудника, сегодня уже не надо, но с остальными понятиями нет-нет да и возникают проблемы. Ответственность за задачу означает постановку её настолько четко и детализировано и в таком ключе, чтобы работник сам принимал участие в планировании и выборе способов её решения. Поскольку дистанционный сотрудник, а тем более команда отличается некоторой степенью разобщенности и информационного дефицита, при постановке задачи нужно освещать максимальное число вопросов, даже те, ответы на которые обычно команда, работающая в офисе, находит самостоятельно. Въедливость тимлида или менеджера, его умение и желание отвечать на вопросы, учитывать предложения своих подчиненных при дистанционной работе приобретает решающее значение. Мы советуем принять в компании единые требования к постановке типовых задач - это облегчит жизнь в дальнейшем. Кроме того, менеджменту нужно четко различать период, на который ставится задача: удаленному сотруднику также важно иметь четкие задачи как на день, так и на неделю и на весь проект.

С нетиповыми задачами ситуация сложнее. Здесь на выручку придут "виртуальные офисы", о которых мы расскажем ниже.

Вопрос с ответственностью естественным образом связан с системой трудовой дисциплины на предприятии. В случае с удаленными сотрудниками применять меры поощрения или взыскания придется куда чаще, чем с офисными служащими. Поэтому работник должен четко представлять, что он должен и чего он не должен делать, а также рамки, в которых находится его вина и его ответственность. Чрезвычайно важно развивать в команде коллективную ответственность за результат. Это не означает, что ошибка одного сотрудника аукается всем, это означает, что каждый сотрудник может обращать внимание на ошибки коллег без доклада руководству, то есть в команде должно быть развито общение между её членами и поощряться взаимопомощь и чувство локтя.

В вопросе подотчетности возможны две крайности: первая - работник тратит на заполнение отчетов время, сравнимое с временем, которое ему отводится на работу в течение дня, вторая - отчетности почти нет. В связи с этим есть две принципиальных позиции:

1. Отчет, на написание которого тратится больше 20 минут, - повод уволить того, кто его придумал.

2. Отчет должен быть честным и проблемно-ориентированным. Здесь прослеживается четкая связь с ответственностью работника за задачу.

Проблемно-ориентированный отчет представляет собой не банальный список: цели - достижения, а анализ проделанной работы с указанием возможных и реальных проблем. Скажем, задержка сдачи одного элемента проекта или внесение в него изменений может послужить причиной срыва срока исполнения проекта целиком, потому что другому работнику придется переделывать свою часть с нуля. Делать отчеты реже, чем раз в день, нет смысла - дистанционный работник начинает терять чувство начальника, но и требовать постоянного присутствия и рапортования о проделанной работе нет смысла. Идеальным решением представляется сплав из высылаемого в назначенный менеджером час отчета и системами удаленного контроля работника, ведения общей документации для всех сотрудников и т.д. Последняя рекомендация: отчет должен рассылаться всем связанным сотрудникам и всем, кто работает над одним проектом.

Теперь обратимся к механике работы. Её можно описать в пяти принципах:

1. Группировка и типизация задач для сотрудников,

2. Периодическое (видео)общение между членами команды,

3. Многомерная коммуникация,

4. Обратная связь,

5. Смена обстановки.

Теперь по порядку. Группировка и типизация задач означает ни что иное, как исполнение менеджером или руководителем группы обязанности давать своим сотрудникам однородные задачи. Переключаться между написанием статьи об отдыхе на Гоа и политический ситуацией в Индонезии сложно. Такое переключение требует времени, а время стоит денег. Поэтому не заваливайте сотрудников массой разных дел хотя бы до того момента, пока они не закончат работу над чем-то крупным.

Видеообщение между членами команды может реализовываться по-разному - от ежеутренних митингов (если позволяют часовые пояса) до неформального общения в свободное от работы время. Видеообщение сближает. Если ваша компания работает с клиентами напрямую, необходимо дать возможность клиентам и сотрудникам общаться напрямую через корпоративные средства связи. Как не парадоксально это звучит, но общение в формате видеосвязи между людьми, ранее никогда друг с другом не встречавшими, укрепляет отношения между ними точно так же как и обычное общение в оффлайн. Видеосвязь также позволяет сотрудникам в штате осязать тех, кто находится за его пределами - девиртуализировать дистанционных работников. Часто дистанционный работник, которого не видно, воспринимается как человек, которого не существует. Так не должно быть. Коллектив, даже находящийся в 7 разных городах, все равно должен быть коллективом.

Многомерная коммуникация предполагает как минимум 5 каналов общения: видеосвязь (Skype, GoToMeeting), обычный телефон, электронная почта, системы совместной работы (TeamViewer или элементарный Удаленный рабочий стол), виртуальный офис.

На электронной почте будет находится вся официальная переписка работников. Она должна соответствовать трем требованиям: настраиваться по одному часовому поясу, реализовываться на одном провайдере или сервисе почтовых ящиков, папка входящие должна постоянно обновляться. Это спасет вас от задержки в прохождении писем, разночтений во вложениях, ошибочных сроков постановки задач и т.д.

Телефонная связь, как правило, остается аварийной связью, по которой решаются экстренные и важные вопросы. При этом коллеги должны четко представлять себе границы рабочего и нерабочего времени. С 9 до 18 уместно обсуждать проблемы с низкими продажами, но с 18 до 22 часов уместнее вести разговоры на отвлеченные темы. Если вы работаете с западными партнерами, то разделение пространства и времени на рабочее и личное будет ещё более выражено.

Системы совместной удаленной работы созданы для того, чтобы не терять важный механизм рабочего общения - способности начальника ткнуть пальцем в ошибку и на пальцах же объяснить, как её устранить. Если вам кажется это излишним, вспомните, как вы последний раз настраивали знакомым новый телефон или компьютер, не видя того, что происходит на экране.

Виртуальный офис, вроде Битрикс 24 или HipChat - это виртуальный мир общения ваших сотрудников. Здесь должно быть место для совещательной комнаты, профессиональных междусобойчиков, курилки и неформального общения. Нужно понимать, что отлаженный проект работает на такой высокой скорости, что оперативность, легкость и удобство коммуникации будут так же важны, как товарищеские отношения в коллективе и четкое планирование работы.

Существует также специфичная сторона, связанная с деятельностью компании. Для групп программистов жизненно необходим багтрекер, система обмена данными, доступ к общей документации и возможность бэкапить свои проекты. Журналистам важнее иметь единую информационную систему с доступом к нужным данным и быть на прямой и тесной связи с редакцией.

Помните: комфортное общение между коллегами, между менеджером и подчиненными всегда увеличивает КПД коллектива и улучшает рабочую обстановку. Полчаса живой беседы с успехом заменяют килобайты электронной переписки.

Обратная связь - отдельная тема для разговора. Коротко её можно заключить в два процесса: отклика руководства на отчеты ("Что? За весь день всего двенадцать сенсационных новостей?" "Молодец, хорошая работа") и отклика сотрудников на проблемы. Это должно быть частью корпоративной культуры. Начальство должно давать подчиненным понять, что читает их отчеты и держит руку на пульсе. Подчиненные не должны бояться честно признаваться в ошибках, проблемах и возможных их последствиях.

Самый простой пример - срыв сроков исполнения какой-то части работы. Часто предстоящий пожар ощущается работником за пару дней до его возникновения. Сообщить о проблеме начальству - дать шанс ему её решить и помочь в устранении. Не сообщить - значит, гипотетически, усугубить её.

Смена обстановки для удаленных работников заключается в трех вещах:

- им нельзя все время работать дома. Люди все же социальны и смена мест, живое общение идут на пользу сотруднику. Исключение - глубокие интроверты.

- им нельзя не появляться в офисе. Хотя бы раз в три месяца дистанционный сотрудник должен появляться рядом с теми, с кем работает, особенно если компания сочетает труд дистанционных и штатных сотрудников. Это появление продуктивно скажется на работе.

- им нельзя не общаться в неформальной обстановке. Старая журналистская байка гласит: если у редакции нет любимого кабака - это не редакция. Разоритесь раз в год, соберите сотрудников в одном месте. Совместные выходные, профессиональный праздник сделают для команды больше, чем старательные усилия специалистов по тимбилдингу.

Особенности увольнения дистанционных работников

Основания прекращения трудового договора с дистанционным работником ограничиваются двумя условиями:

1. Расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.

2. По смыслу статьи 72.1 и 312.1 Трудового кодекса представляется сомнительным расторгнуть трудовой договор на основании пункта 9 части 1 статьи 77, поскольку дистанционный работник не перемещается вместе с организацией.

В остальном применяется общий порядок и перечень оснований расторжения трудовых договоров.

Условия расторжения трудового договора работодателем, вносимые в трудовой договор, имеют, исходя из характера трудовых отношений с дистанционным работником, некоторые особенности. В частности, представляется проблематичным уволить дистанционного работника за прогул, в случае появления работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, совершения по месту работы хищения, нарушение требований охраны труда. С другой стороны необходимо указать в тексте трудового договора следующие основания для его расторжения по инициативе работодателя:

1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

6) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника;

7) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;

8) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора.

В качестве формулировки основания для расторжения трудового договора по инициативе работника в трудовой книжке, личной карточке и приказе об увольнении указывают: по основаниям, предусмотренным трудовым договором согласно пункту 1 статьи 312.5 Трудового кодекса РФ.

При проведении процедуры увольнения следует помнить о том, что работник имеет право предоставить работодателю необходимые заявления, объяснения как в бумажном, так и в электронном виде. При этом все предусмотренные для каждого из случаев прекращения трудового договора сроки начинают течь с момента вручения соответствующего письма или получения соответствующего электронного документа с требованием, заявлением или объяснением работником или работодателем. Получение бумажной корреспонденции подтверждается уведомлением о вручении, электронной - обязательным уведомлением, отправленным принимающей стороной.

Процедура увольнения может происходить как в традиционном, бумажном порядке, когда работник лично либо с помощью почтовых отправлений ознакомляется с приказом об увольнении, записью в трудовой книжке, получает необходимые документы и окончательный расчет, так и в электронном. Предпочтительным, но не всегда возможным, является первый вариант. Выходное пособие работнику выплачивают в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовым договором или иными локальными нормативными актами организации. Остальные выплаты производятся в общем порядке, описанном в статье 140 Трудового кодекса РФ.

В случае если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе. Тем же письмом можно направить работнику уведомление о необходимости дать согласие на отправку по почте его трудовой книжки. Если работник увольняется по собственному желанию либо по соглашению сторон, целесообразно внести пункт о согласии на пересылку трудовой книжки почтой в заявление об увольнении или соглашение о расторжении трудового договора.

Как только согласие на пересылку будет получено, работодатель сможет внести реквизиты уведомления и ответа на него в графы 12 и 13 книги движения трудовых книжек и выслать трудовую книжку по почте, в противном случае трудовую книжку нужно будет хранить до востребования.

"Делопроизводство и кадры", N 6, июнь 2014 г.