Журнал учета командированных работников (И. Баринова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2014 г.)

Журнал учета командированных работников

В некоторые компании в командировку прибывают более 2000 человек в год. Как выполнить требования приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н, как вести Журнал учета, сколько его хранить, как оформлять отметки на командировочных удостоверениях, как можно распределить обязанности? Автор делится опытом оптимизации работы по регистрации командированных работников.

Что нужно делать?

Все организации с выходом приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" обязаны вести учет:

- командируемых работников в Журнале выбытия (полностью он называется "Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации") и

- прибывших в командировку работников в Журнале прибытия (полностью - "Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы").

Формы обоих журналов утверждены приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.

Итак, после выхода данного приказа Минздравсоцразвития в номенклатуре дел должны быть два новых дела, наименования которых совпадают с официальными полными наименованиями журналов, срок хранения каждого из них - 5 лет. Он отсчитывается после окончания рабочего года, в котором сделана последняя регистрационная запись в журнале (например, если она датируется 23.12.2013, то первым годом хранения будет 2014-й, а последним (пятым) - 2018 год).

Кроме того, организации были обязаны издать приказ с назначением одного или нескольких ответственных лиц за ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если объем работы большой, то делить его между разными лицами лучше не по потокам (прибывающих и убывающих в командировку), а по подразделениям вашей организации (в которые прибывают и из которых выбывают в командировку) - так удобнее. Если организация использует стандартную форму журналов, то это нужно указать в своем приказе, сославшись на приложения N 2 и N 3 приказа Минздравсоцразвития России. Уменьшать состав регистрируемой информации нельзя, но расширить можно (в этом случае дополненную форму лучше утвердить тем же приказом по организации).

Фрагмент документа

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы"

Приложение N 2

Приложение N 3

Сосредоточим внимание именно на Журнале прибытия. В ОАО "Куйбышевский нефтеперерабатывающий завод" приезжает более 2000 командированных специалистов в год, поэтому без оптимизации работы по их регистрации не обойтись.

Если регистрировать "по старинке"

По прибытии работник направляется в канцелярию, где в Журнал прибытия на основании данных, указанных в командировочном удостоверении, делается запись, затем в командировочном удостоверении проставляются отметки. Все это несложно, когда в организацию прибывает небольшое количество работников.

А если они исчисляются тысячами? Каждого прибывшего работника необходимо внести в Журнал прибытия, затем проставить отметки в командировочном удостоверении - и так множество раз за год. Российская промышленность еще не научилась выпускать журналы, которые сохраняли бы свой первозданный вид, как бы вы аккуратно ими не пользовались при такой нагрузке. Уже ко второму кварталу отрывается корешок, и для его восстановления в ход идут скотч и зажимы. Листы журнала тоже изнашиваются.

А о расшифровке рукописных записей, сделанных на скорую руку, и о поиске в журнале нужной информации (если не знаешь дату прибытия командированного) можно просто легенды слагать.

Для получения информации Журналом прибытия пользуются работники разных подразделений, в т.ч. копируют его листы, распластав на стекле копировального аппарата и почти разрывая его на две части, чтобы надпись возле корешка на копии получилась четкой.

И вот уже к середине года, заполняя такой потрепанный журнал в присутствии работников, прибывших в командировку, чувствуешь, что имидж организации страдает.

Как задействовать Excel?

В приказе Минздравсоцразвития России ничего не сказано о надлежащей форме журнала (бумажной или электронной). Да и собирать подписи в журнале ведомство не требовало. Поэтому его можно вести в доступной программе Microsoft Excel и в конце года распечатывать на бумагу.

Можно расширить состав граф (см. Пример 1), добавив:

- наименование города, из которого прибыл сотрудник,

- наименование подразделения и Ф.И.О. работника, к которому прибыл командированный.

Пример 1. Журнал прибытия в Microsoft Excel

"Рис. 1"

Практика работы показала востребованность этой информации, которую в Excel потом удобно автоматически находить, сортировать, фильтровать.

Дополнительные столбцы перед распечаткой журнала для дальнейшего хранения можно удалить, но в течение года часто обращаться к ним. Журнал прибытия размещается в сетевой папке организации для общего доступа в режиме "только чтение". Таким образом, все работники могут ознакомиться с содержимым, а вносить изменения в журнал могут только ответственные лица, знающие пароль.

Если в организацию прибывает большое количество работников, то целесообразно издать распорядительный документ о назначении в каждом подразделении ответственного за ведение Журнала прибытия и предоставить доступ "для редактирования". Но ответственным за проставление отметок в командировочных удостоверениях оставить одного работника отдела кадров, который проставляет их после того, как увидит заполненными сведения о прибывшем лице в журнале.

С целью сокращения времени работника на проставление отметок в командировочном удостоверении в организации можно использовать штамп, в котором указать все необходимые данные, вручную останется проставить лишь дату. Использование такого штампа не только экономит время, но и обеспечивает четкость прочтения данных (см. Пример 3).

На этой отметке должен быть проставлен оттиск печати. Если активно использовать основную печать организации, то это ускорит ее износ и приблизит дату необходимости замены на новую. При большом потоке командированных целесообразно изготовить специальную печать для командировочных удостоверений (ее использует ОАО "Малахит" в Примерах 2 и 3) и назначить ответственным за ее использование того же, кто работает с данными документами в вашей организации.

Пример 2. Отметка о прибытии в командировочном удостоверении (на обороте)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из ЗАО "Изумруд",  г. Екатеринбург Прибыл в ОАО "Малахит", г. Пермь

         -------------------------------          -----------------------

         "05" мая 2014 г.                         "05" мая 2014 г.

         -----------------                        -----------------

Секретарь          Бажова                Специалист ОК      Гумушкина

----------   ------------------          -------------  -----------------

(должность)   (личная подпись)            (должность)   (личная подпись)

Печать               И.О. Бажова         Печать        Д.И. Гумушкина

ЗАО "Изумруд"  ------------------------  ОАО "Малахит" ------------------

                (расшифровка подписи)    для команд.     (расшифровка

                                         удостоверений     подписи)

Пример 3. Отметка о прибытии заполнена при помощи наборного штампа

Выбыл из ЗАО "Изумруд",  г. Екатеринбург Прибыл в ОАО "МАЛАХИТ", Г. ПЕРМЬ

         -------------------------------          -----------------------

         "05" мая 2014 г.                         "05" мая 2014 г. 

         -----------------                        -----------------

Секретарь          Бажова                СПЕЦИАЛИСТ ОК      ГУМУШКИНА

----------   ------------------          -------------  -----------------

(должность)   (личная подпись)            (должность)   (личная подпись)

Печать               И.О. Бажова         Печать        Д.И. ГУМУШКИНА

ЗАО "Изумруд"  ------------------------  ОАО "Малахит" ------------------

                (расшифровка подписи)    для команд.     (расшифровка

                                         удостоверений     подписи)

По окончании года ответственный работник отдела кадров распечатывает электронный Журнал прибытия, в котором страницы уже пронумерованы. Получается аккуратно заполненный, чистый журнал, который необходимо прошить и на обороте сшива на узел ленты либо нити наклеить листок, оформив на нем заверяющую сшив надпись (см. Пример 5). Еще одну заверительную надпись принято оформлять внутри ниже последней заполненной регистрационными данными строки (см. Пример 4). В принципе все сведения из этих двух надписей можно объединить и указать при заверении сшива, если их подписывает одно лицо (как это показано в Примере 6).

Пример 4. Заверительная надпись в конце журнала под последней строкой с регистрационными данными

В 2013 году внесено 2 354 (Две тысячи триста пятьдесят четыре) записи.

Специалист отдела кадров          Гумушкина                Д.И. Гумушкина

30.12.2013                Печать

                         отдела кадров

                       ОАО "Малахит"

Пример 5. Заверение сшива распечатанных листов Журнала прибытия

"Рис. 5"

Пример 6. Оформление на обороте сшива Журнала прибытия заверительной надписи расширенного содержания

"Рис. 6"

Обычно регистрацию документов осуществляют несколько сотрудников подразделения, тогда заверительные надписи на журнале оформляет его руководитель. Если в организации есть конкретное лицо, ответственное за ведение Журнала прибытия, именно оно по логике и должно оформить эти надписи, подписав их. Если ведением этого журнала в электронном виде занимаются сотрудники разных подразделений, то заверить содержимое журнала может и ответственный сотрудник отдела кадров.

Если бы журнал велся в купленной сброшюрованной книге, то прошивать ее не было бы необходимости, достаточно было бы оформить заверительную надпись внутри под последней строкой (как в Примере 4).

Далее в архив сдается распечатанный заверенный журнал, а в сетевой архивной папке электронный журнал продолжает храниться тоже в течение 5 лет, но имеет для всех доступ "только чтение".

Теперь подытожим, что необходимо отразить в приказе организации, распределяющем обязанности по регистрации прибывающих в командировку между несколькими должностными лицами:

- необходимо назначить ответственных за ведение Журнала прибытия в каждом подразделении организации, куда сторонние специалисты прибывают в командировку. Если вы используете стандартную форму Журнала прибытия, утвержденную приказом Минздравсоцразвития России, то достаточно сослаться на его приложение N 3; а если разработали собственную форму, то ее необходимо утвердить данным приказом по организации и оформить как приложение к нему;

- необходимо назначить ответственное лицо в кадровой службе, на которое возложить:

- проставление отметок в командировочных удостоверениях на основании информации, уже внесенной в Журнал прибытия;

- заверение этих отметок конкретной печатью, за надлежащее использование и сохранность которой оно отвечает;

- распечатку в конце каждого года электронного Журнала прибытия на бумажный носитель и его заверение, при этом отдельно необходимо оговорить, оттиск какой печати здесь будет проставляться (обратите внимание: если на командировочных удостоверениях ответственное лицо из отдела кадров проставляет печать "для командировочных удостоверений", то при заверении распечатки журнала ее использовать некорректно, здесь уже нужен оттиск печати отдела кадров, а если таковой не имеется, то печати организации).

* * *

Преимуществ ведения электронного Журнала прибытия в Microsoft Excel по сравнению с рукописным журналом масса.

Уменьшается время на обработку данных прибывших работников. Например, при прибытии одновременно нескольких работников из одной организации с одинаковыми датами после заполнения строки по первому человеку ее можно скопировать, заменив в последующих, как правило, только Ф.И.О. Если работник прибывает неоднократно в течение года, то при заполнении первых букв Excel предлагает полный вариант содержимого ячейки, ориентируясь на заполненные выше строки, а вы уже соглашаетесь с его предложением либо правите. Например, поэтому инициалы лучше указывать после фамилии (речь идет о второй колонке журнала, см. Пример 1).

Нахождение журналов в сетевой папке уменьшает время на поиск данных о прибывших работниках, повышает качество выдачи информации в печатном виде. При поиске работники не занимают рабочее время ответственного, а самостоятельно со своих рабочих мест могут зайти в сетевую папку и получить все необходимое.

При распечатке Журнала прибытия по истечении года страницы уже пронумерованы, все данные легко читаемы. Главное здесь - правильно заверить распечатку.

Использование современной техники и грамотная организация работы отдела кадров избавляют от очередей вновь прибывших (ведь данные в Журнале прибытия заполняют несколько лиц, а ответственному работнику остается лишь сделать отметку в командировочном удостоверении, при помощи штампа это происходит еще быстрее).

И. Баринова,

специалист Управления делами

ОАО "Куйбышевский нефтеперерабатывающий завод"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2014 г.