Вопрос: Работник 02.06.2014 подал заявление в бухгалтерию на выдачу аванса для отправки корреспонденции на срок до 30.06.2014. С 03.06.2014 по 09.06.2014 работник болел. А с 16.06.2014 по 29.06.2014 он находится в отпуске. Когда работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию - 11.06.2014 (перед уходом в отпуск) или 30.06.2014 (после выхода из отпуска)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2014 г.)

Работник 02.06.2014 подал заявление в бухгалтерию на выдачу аванса для отправки корреспонденции на срок до 30.06.2014. С 03.06.2014 по 09.06.2014 работник болел. А с 16.06.2014 по 29.06.2014 он находится в отпуске.

Когда работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию - 11.06.2014 (перед уходом в отпуск) или 30.06.2014 (после выхода из отпуска)?

Срок предоставления сотрудником авансового отчета напрямую зависит от срока, на который выдана подотчетная сумма.

Так, Авансовый отчет (форма 0504049) и соответствующие подтверждающие документы должны быть предъявлены не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают предельных сроков, на которые наличные денежные средства могут выдаваться под отчет сотрудникам госучреждения. Следовательно, учреждение вправе самостоятельно утвердить эти сроки в учетной политике или другом локальном нормативном акте.

Независимо от наличия (отсутствия) вышеуказанных положений (локальных актов) аванс выдается по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, а также расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, п. 213 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н).

Обратите внимание: отсутствие в заявлении подотчетного лица и решении (резолюции) руководителя учреждения конкретного срока, на который выдается аванс на хозяйственно-операционные расходы, может явиться основанием для претензий со стороны контролирующих органов.

Так, например, специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отметили: если приказа руководителя организации с указанием срока, на который выдан аванс, в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В рассматриваемой ситуации аванс был выдан сотруднику на срок до 30.06.2014. Соответственно, Авансовый отчет (форма 0504049) и соответствующие подтверждающие документы должны быть предъявлены сотрудником не позднее трех рабочих дней после истечения данной даты.

В заключение отметим, что законодательство о ведении кассовых операций устанавливает максимальный срок предоставления авансового отчета и не запрещает подотчетному лицу отчитаться об использовании выданных ему средств до истечения срока, на который они были выданы. Соответственно, требовать от работника авансового отчета до истечения срока, на который были выданы подотчетные средства, нельзя, но при наличии у подотчетного лица такого желания подать авансовый отчет раньше возможно.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Определение госучреждением срока, на который выдаются подотчетные суммы;

- Энциклопедия решений. Срок предоставления сотрудником госучреждения авансового отчета и окончательного расчета по нему;

- Энциклопедия решений. Выдача денежных средств под отчет в конце финансового года в казенном учреждении;

- Энциклопедия решений. Определение размера подотчетных сумм, выдаваемых госучреждением.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

Ответ прошел контроль качества

20 июня 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.