Разрабатываем положение о служебных поездках (Л.А. Козырева, "Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, июль-август 2014 г.)

Разрабатываем положение о служебных поездках

Водители транспортных компаний и экспедиторы, в отличие от других категорий сотрудников, ездят не в командировки, а в служебные поездки, нормативному регулированию которых уделено мало внимания. В результате на практике возникают различные вопросы, которые приходится решать, что называется, на месте: сегодня - так, а завтра - по-другому. Упорядочить расчеты с водителями и экспедиторами может самостоятельно разработанное положение о служебных поездках. Автор статьи дает рекомендации по разработке такого положения и его применению.

Что брать за основу при разработке положения?

Приходится констатировать, что именно нормативных документов, которые можно было бы взять за основу при разработке положения, а не писем и разъяснений чиновников, имеющих рекомендательный характер, не так много. В первую очередь это Трудовой кодекс, а именно ст. 168.1. В ней прописан перечень основных возмещаемых работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также связанных с работами экспедиционного характера. Список можно дополнить теми расходами, которых в нем нет, но которые возмещаются с разрешения или ведома работодателя. Например, это расходы на сотовую связь или на оплату запасных частей, используемых для ремонта ТС в пути.

Еще один документ, который может оказаться небесполезным, - это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки*(1). Его не нужно переписывать, следует обратить внимание на ценные рекомендации, которые могут в какой-то степени относиться к служебным поездкам. Еще один документ - Налоговый кодекс, в котором также уделено внимание командировкам, а не служебным поездкам. Тем не менее ориентироваться есть на что, а уж применять эти нормативные документы при разработке положения или нет - право хозяйствующего субъекта. Кроме того, можно также использовать сложившуюся практику и обычаи делового оборота. Напомним, что обычаем признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Не применяются обычаи, противоречащие обязательным для участников отношения положениям законодательства, договору (ст. 5 ГК РФ).

Определяем содержание (структуру) документа

Любой документ понятен и лучше воспринимается, если он имеет четкую структуру, тем самым он дает ответы на наиболее важные вопросы той сферы, которую он регулирует. Поэтому для начала определим возможные основные разделы положения о служебных поездках:

I. Список сотрудников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер.

II. Правила направления работников в служебные поездки.

III. Порядок выдачи подотчетных денежных средств "разъездным" сотрудникам.

IV. Размер возмещения расходов указанной выше категории персонала.

V. Правила представления отчетов о расходах в служебных поездках.

VI. Действия по возврату персоналом неиспользованных сумм (неподтвержденных затрат).

VII. Расчеты в безналичном порядке в служебной поездке работников.

Каждый из названных разделов может иметь подразделы, но автор предлагает сосредоточиться не на структуре положения о служебных поездках, а на его сути (содержании).

Список "разъездных" сотрудников

Очевидно, что в данный список в первую очередь включаются водители и экспедиторы транспортных компаний.

Законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). Для водителей и экспедиторов данное условие выполняется в полной мере. К сотрудникам с разъездным характером работы можно отнести и снабженца, который не только связывается с поставщиками для обеспечения всем необходимым, но и сам вместе с водителем большую часть времени проводит в разъездах, в ходе которых приобретаются нужные материалы.

Пожалуй, это основные профессии, связанные с работой, осуществляемой в пути. Причем ст. 57 ТК РФ предусматривается в качестве обязательного условия для включения в трудовой договор, определяющего в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), отражение в заключенном с работником договоре того, что его работа носит разъездной характер. Кроме того, не лишним будет закрепить в должностных обязанностях то, что трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень "разъездных" работников нужно закрепить в коллективном договоре, соглашениях или локальных актах (в частности, в положении о служебных поездках).

Правила направления в поездки

При рассмотрении этого вопроса воспользуемся Положением об особенностях направления работников в служебные командировки и отдельные его нормы применим к служебным поездкам. Сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, направляются в служебные поездки по распоряжению руководителя на определенный срок для перевозки (организации перевозки) грузов (пассажиров) из пункта отправления в пункт назначения, которые указываются в распорядительном документе - приказе (распоряжении) о направлении работника в служебную поездку. При этом выписывать командировочное удостоверение не обязательно.

Почему? Потому что оно в большей степени подтверждает прибытие и убытие работника в пункт назначения по отметкам принимающей стороны. Но при осуществлении перевозок их может и не быть, а подтверждающими выполнение служебного задания документами у водителя являются транспортная накладная (товарная накладная) и (или) путевой лист, у экспедитора - поручение, расписка в принятии груза и иные экспедиторские документы.

Срок служебной поездки определяется условиями договора (в части перевозок грузов - транспортной накладной) с учетом объема, сложности и других нюансов служебного поручения. Днем выезда в служебную поездку вполне можно считать дату отправления грозового автомобиля, автобуса или другого транспортного средства от автопарка, а днем приезда - дату возвращения водителя или экспедитора в автопарк организации. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в служебную поездку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Время нахождения водителя или экспедитора в служебной поездке считается обычным рабочим временем, которое учитывается работодателем в табеле рабочего времени или в ином документе, используемом для контроля за работой сотрудника и начисления ему зарплаты. Наверное, это основные организационные моменты, связанные со служебными поездками.

Выдача средств на поездку

При составлении данного раздела положения о служебных поездках за основу можно взять правила, которыми установлена выдача денег на расходы в командировке, только изменить в отдельных местах формулировки. Например, работнику при направлении его в служебную поездку выдается денежный аванс на оплату расходов по приобретению ГСМ, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с перевозками (организацией перевозок) грузов и багажа.

О направлении работников в служебную поездку бухгалтерию нужно заблаговременно известить (за несколько дней) до даты выдачи наличных денег. Но можно этого требования и не вводить, а взамен наличных выдать работнику корпоративную карту (дебетовую, кредитную, дебетовую карту с установленным лимитом кредита). С расчетного счета на карту деньги можно перечислить в любой операционный период работы кредитной организации. Также средства для оплаты расходов в служебной поездке могут быть перечислены на зарплатную карту.

Сумма аванса указывается в распоряжении руководителя о направлении в служебную поездку, а сами денежные средства выдаются в подотчет на срок служебной поездки. Если денежных средств по тем или иным причинам не хватило, то на банковскую карту можно перечислить еще, в противном случае работнику придется добавлять свои деньги, которые затем по прибытии из служебной поездки возмещаются бухгалтерией.

Виды и размер возмещения затрат

Согласно ст. 168.1 ТК РФ водителям и экспедиторам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Все расходы (на приобретение ГСМ, оплату проживания, услуги связи) возмещаются в размере фактических затрат.

Отдельные правила установлены для суточных. Они возмещаются работнику за каждый день нахождения в служебной поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте и иных документах, имеющихся у водителей (экспедиторов). В случае вынужденной задержки в пути (например, по причине поломки ТС или в связи с задержкой на таможне, в терминале) суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Читатель, возможно, догадался, что эти нормы взяты из п. 11, 18, 19 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Почему бы их не применить к служебным поездкам. При направлении в служебную поездку на территорию иностранного государства следует предусмотреть возмещение дополнительных расходов, в частности, связанных с оформлением заграничного паспорта, визы и других выездных документов, с оплатой сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта, с оформлением медицинской страховки и иными обязательными платежами и сборами.

Напомним, в целях налогообложения для суточных, выплачиваемых в служебной поездке, не установлено ограничений, как это сделано для таких же выплат при направлении работника в командировку (п. 3 ст. 217 НК РФ). Само название - суточные - говорит о том, что такие выплаты определяются в зависимости от количества суток, проведенных в разъездах. Между тем за указанный период разные водители могут проехать разное расстояние и, соответственно, в разный срок доставить груз. Поэтому в качестве бонуса водителям могут устанавливаться суточные в определенной сумме за каждый километр пробега автомобиля. Начисление суточных производится один раз в месяц дифференцированно в разрезе каждого водителя, а основанием для их начисления являются данные по пробегу путевых листов за месяц. Такой порядок начисления суточных описан в Письме Минфина РФ от 05.07.2013 N 03-04-06/25956. Чиновники не видят нарушений в подобном порядке компенсации суточных и не ограничивают их обложением НДФЛ.

Кстати, трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих разные должности (Письмо Минтруда РФ от 14.02.2013 N 14-2-291). Но это касается служебных командировок, в них могут быть отправлены разные категории персонала. В служебные поездки направляются работники равных или сопоставимых должностей, и устанавливать кому-то меньше или больше не стоит, это может привести к спорам, а в сфере трудовых отношений дискриминация запрещена (ст. 2 ТК РФ).

Отчетность по поездкам

Отчетность "разъездного" сотрудника включает в себя два основных вида документов:

- подтверждающий оказание транспортных и экспедиторских услуг;

- подтверждающий произведенные подотчетным лицом расходы.

В положении о служебных поездках уделить внимание нужно обоим видам, но автор скажет несколько слов об авансовом отчете (ф. АО-1)*(2), форма которого пусть и не является обязательной для применения, но в то же время она привычна - бухгалтеры не собираются от нее отказываться. Ведь в недавно принятом документе - Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, посвященном новому порядку ведения кассовых операций, авансовый отчет назван тем документом, который подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Если применить сказанное к служебным поездкам, то трехдневный срок для представления авансового отчета следует исчислять с момента возвращения из такой поездки.

Отдельный срок устанавливается для проверки представленного отчета, к которому прилагаются подтверждающие произведенные расходы документы (чеки и квитанции АЗС, гостиниц, операторов по приему платежей, документы, выдаваемые на таможенных постах, и т.д.). Если подтверждающих документов нет, то это является основанием для того, чтобы использованные суммы посчитать доходом работника, облагаемым НДФЛ. Правомерность такой позиции подтверждается судебными решениями*(3). Поэтому водители и экспедиторы, не вернувшие в срок неиспользованные суммы или потерявшие оправдательные документы, подтверждающие расходы, пусть пеняют сами на себя, а не на бухгалтера, насчитавшего НДФЛ с неподтвержденных затрат.

Расчеты по безналу

В настоящее время водители и экспедиторы рассчитываются в служебных поездках не только наличкой, но с помощью банковских карт, как выданных на самих сотрудников (зарплатные карты), так и эмитентированных банком на имя компании (корпоративные карты). На данный момент специальных требований к совершению операций по банковским картам как для физических лиц, так и для организаций не установлено, поэтому порядок осуществления таких операций определяет держатель карты (с учетом условий договора, заключенного с банком) самостоятельно.

При этом не нужно утверждать отдельный документ. Достаточно добавить раздел к внутреннему положению о служебных поездках. Что же нужно указать в таком разделе?

Во-первых, то, что корпоративная банковская карта, оформленная на компанию (юридическое лицо), предназначена для оплаты расходов в служебной поездке. Основанием для выдачи карты является распоряжение руководителя о направлении водителя или экспедитора в поездку.

Во-вторых, то, что работники бухгалтерии отправляют в банк поручение на перечисление на корпоративную карту денег с расчетного счета в размере аванса, утвержденного руководителем. Если карта кредитная, то денежные средства на нее перечисляются с расчетного счета в пределах предоставленного лимита после осуществления подотчетным лицом расходов в поездке.

В-третьих, то, что авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в общем порядке. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы производится согласно трудовому законодательству.

В-четвертых, то, что ответственность за сохранность корпоративной карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель карты (водитель или экспедитор). Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в бухгалтерию, которая связывается с эмитентом карты - кредитной организацией с целью блокирования операций по утерянной карте.

Пожалуй, это основные требования, направленные на укрепление дисциплины сотрудников транспортных и экспедиционных компаний при использовании платежных карт в служебных поездках.

Возврат неиспользованных сумм

В каком порядке возвращать неиспользованные суммы? Такой вопрос может возникнуть, если подотчетникам выдается аванс наличными или денежные средства перечисляются на зарплатную карту. Практика показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтерия не торопится принимать меры по возврату неиспользованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и не возвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а бухгалтер получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций.

Чтобы не доводить до этого, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной поездкой, производится удержание из заработной платы. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в судебном порядке.

* * *

Итак, в статье автор не представил готового варианта положения о служебных поездках, так как у каждой транспортной или экспедиторской компании такое положение может составляться по-своему. В то же время выделены основные разделы, из которых должно состоять положение о служебных поездках персонала, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, рассмотрены основные вопросы и подвопросы. Надеемся, это поможет бухгалтеру разработать такой непростой и нужный внутренний документ.

Л.А. Козырева,

эксперт журнала "Транспортные услуги:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, июль-август 2014 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.

*(3) См., например, Постановление ФАС ЗСО от 23.12.2013 N А27-1862/2013.