Внутренний порядок регистрации счетов-фактур подтвердит вычет НДС в более позднем периоде (Р.В. Юропов, "Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.)

Внутренний порядок регистрации счетов-фактур подтвердит вычет НДС в более позднем периоде

Минфин позволяет заявить вычет по опоздавшему счету-фактуре. Порядок регистрации счетов-фактур безопаснее утвердить в "учетке". Журнал входящих писем не докажет право на вычет без конверта.

Компания-продавец выставляет счет-фактуру в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Наличие счета-фактуры является одним из условий принятия покупателем НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Нередко продавец выставляет счет-фактуру в одном налоговом периоде, а покупатель получает его только в следующем квартале. Вычет налога в такой ситуации нередко вызывает претензии у контролеров (см. врезку справа).

По мнению Минфина России, компания вправе заявить вычет по "опоздавшему" счету-фактуре (письма от 04.04.13 N 03-07-09/11071, от 09.07.13 N 03-07-11/26592 и от 03.05.12 N 03-07-11/132). Но дату поступления счета-фактуры в организацию безопаснее подтвердить документально.

Счет-фактуру компания регистрирует в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. приложением к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 N 1137) и книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением N 1137). Однако ни журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, ни книга покупок не содержат реквизита "Дата поступления счета-фактуры". Суды подтверждают, что регистрация счета-фактуры в книге покупок не свидетельствует о дате его получения (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.09.12 N А43-20510/2011).

В связи с этим момент получения счета-фактуры компании подтверждают следующими документами:

- соответствующей записью в журнале входящей корреспонденции;

- почтовым штемпелем с указанием даты на конверте, в котором поступил документ;

- распиской курьера или отчетом службы доставки.

Компании целесообразно разработать внутренний регламент регистрации счетов-фактур (см. образец на с. 33). В этом случае определить дату получения счета-фактуры можно будет на основании штампа и регистрационного номера входящего документа.

/-\

|1|Утвержден приказом руководителя

\-/(приложение N 4 к учетной политике от 09.01.13)

   ООО "Компания" В.И. Лукьяненко

   от 10.01.13 N 10-01/2014

Регламент приема, учета, регистрации и прохождения

поступающих счетов-фактур

/-\

|2|1. Прием счетов-фактур производит сотрудник канцелярии (секретарь).

\-/

/-\

|3|2. При вскрытии конвертов сотрудник канцелярии (секретарь)   проверяет

\-/соответствие адресата, целостность упаковки   , наличие      вложений,

сопроводительного  письма и приложений к нему, а также наличие подписи на

сопроводительном    письме.       При обнаружении повреждения, отсутствия

документов или приложений необходимо сообщить об этом в бухгалтерию.

/-\

|4|3. Конверты от поступившей   корреспонденции    сотрудник   канцелярии

\-/сохраняет.

/-\

|5|4. Счета-фактуры,    поступившие   по    ТКС,    сотрудник   IT-отдела

\-/распечатывает     с  приложением уведомления отправителя (уведомлением

оператора ТКС) об отправке и передает на регистрацию в канцелярию.

/-\ /-\

|2|,|6|5. В   правом    нижнем   углу сопроводительного письма (а при его

\-/ \-/отсутствии   на    счете-фактуре) сотрудник канцелярии (секретарь)

проставляет     регистрационный штамп и личную подпись с расшифровкой. На

штампе   указывается     дата поступления документа и порядковый входящий

номер.

    Сотрудник канцелярии (секретарь) регистрирует полученный счет-фактуру

в     журнале входящей корреспонденции в течение того рабочего дня, когда

указанный счет-фактура был получен.

/-\

|6|6. Все    поступившие счета-фактуры сотрудник канцелярии   (секретарь)

\-/регистрирует только один раз. Если один и тот же счет-фактура поступил

от поставщика   по   почте и доставлен курьером (курьерской службой), его

необходимо зарегистрировать под одним порядковым номером.

/-\

|2|7. Зарегистрированный в журнале входящей корреспонденции  счет-фактуру

\-/сотрудник     канцелярии (секретарь) передает в бухгалтерию. Сотрудник

бухгалтерии     регистрирует      полученный счет-фактуру в журнале учета

полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок.

Руководитель ООО "КОМПАНИЯ"     Лукйяненко      В.И. Лукьяненко

                              --------------

1. Регламент регистрации счетов-фактур целесообразно утвердить в учетной политике. Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов для внутренней бухгалтерской отчетности, а также правила документооборота и технологию обработки учетной информации компания закрепляет в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.08 N 106н). Поэтому, несмотря на то что счета-фактуры не являются первичными документами (это налоговые документы, подтверждающие факт реализации для целей учета НДС) и на них не распространяется законодательство о бухгалтерском учете, порядок регистрации полученных счетов-фактур компания вправе разработать самостоятельно и утвердить в приложении к учетной политике. Тем более что порядок регистрации счетов-фактур Минфин России позволяет налогоплательщику определить самостоятельно (письмо от 02.07.13 N 03-07-09/25177).

2. В регламенте регистрации счетов-фактур важно указать должность ответственного сотрудника (или подразделения). На практике почтовые отправления, как правило, поступают в канцелярию или секретариат. Поэтому обязанности по регистрации полученных счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции можно возложить на эти подразделения (тем самым разгрузив бухгалтерию). Кроме того, целесообразно указать ФИО сотрудника, который зарегистрировал полученный документ. Это поможет компании избежать споров в том случае, если счет-фактура будет зарегистрирован позднее, чем он фактически поступил в компанию.

В регламенте регистрации счетов-фактур можно также закрепить ответственность работника за нарушение правил регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрированные входящие документы ответственный сотрудник незамедлительно передает в бухгалтерию для их регистрации в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок. При необходимости секретарь может сделать копии с зарегистрированного документа, но оригинал необходимо сразу после регистрации передать в бухгалтерию.

Отметим, что регистрацию счетов-фактур в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок небезопасно доверять секретарю. Поскольку в этом случае ответственный сотрудник должен иметь профессиональные знания в налоговой сфере. Ведь от порядка регистрации счета-фактуры в указанных регистрах зависит право компании на вычет "входного" НДС. Так, в одном из дел компания подтвердила право на вычет по налогу на добавленную стоимость записями в журнале регистрации счетов-фактур, в котором были зарегистрированы спорные документы (постановление ФАС Центрального округа от 16.09.13 N А54-5894/2012).

В другом споре организация не представила журнал учета полученных счетов-фактур. В результате суд посчитал, что документы, свидетельствующие о правомерности заявленного вычета, отсутствуют, и передал дело на новое рассмотрение (постановление ФАС Центрального округа от 25.10.13 N А64-1330/2012).

Примечание. Суд не всегда принимает журнал входящей корреспонденции в качестве доказательства периода получения счета-фактуры.

3. В регламенте регистрации счетов-фактур безопаснее закрепить необходимость визуального исследования полученных документов. Нередко ошибки при заполнении счетов-фактур приводят к отказу в вычете НДС*(1). Сотрудник канцелярии, не обладая бухгалтерскими знаниями, вряд ли сможет выявить существенные ошибки поставщика в оформленном счете-фактуре. Однако если секретарь обнаружит отсутствие сведений в том или ином поле документа и сообщит об этом в бухгалтерию, он существенно облегчит работу бухгалтера. Последний сразу свяжется с поставщиком с просьбой уточнить или исправить неверно оформленный счет-фактуру.

Так, регистрируя полученные счета-фактуры в журнале полученной корреспонденции, секретарь может выявить отсутствие подписи поставщика на счете-фактуре (проставление факсимиле) или получение копии счета-фактуры. По мнению Минфина России, вычет возможен лишь при получении оригинала счета-фактуры (письмо от 01.06.10 N 03-07-09/33). Поэтому налоговики нередко отказывают компании в вычете НДС на основании счета-фактуры, полученного по факсу или подписанного факсимиле (письмо УФНС России по г. Москве от 07.10.10 N 16-15/104968@, постановления ФАС Северо-Западного от 11.04.12 N А56-69600/2010, Поволжского от 07.06.08 N А55-11510/2007 и от 18.03.08 N А55-11507/2007-31 округов).

Вместе с тем некоторые суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 N А48-3632/2010, Московского от 14.10.09 N КА-А40/10645-09 и Северо-Западного от 30.08.07 N А42-4217/2006 округов).

4. Ответственному сотруднику важно сохранять конверты, в которых были получены счета-фактуры. Почтовый штемпель на конверте дополнительно подтвердит дату поступления указанного документа в организацию. Если счета-фактуры доставлены курьером поставщика или курьерской службой, об этом целесообразно сделать соответствующую отметку в журнале полученной корреспонденции. При этом на полученном конверте проставить дату, должность курьера и его подпись с расшифровкой.

В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 19.09.13 N А81-3853/2012 признал правомерным отказ компании в вычете НДС. В этом деле организация получила счета-фактуры в более позднем периоде, чем они были составлены. По мнению компании, вычет невозможно было заявить ранее, поскольку счета-фактуры поступили позже. Это подтверждали журнал учета входящих счетов-фактур и журнал регистрации входящей корреспонденции, в которых были зарегистрированы спорные документы. Суд отклонил этот довод компании, поскольку факт получения счетов-фактур позже указанных в них дат документально подтвержден не был.

По мнению суда, журналы входящей корреспонденции и журналы регистрации счетов-фактур являются односторонними (внутренними) документами компании и не доказывают дату получения счетов-фактур. Возможно, если бы компания дополнительно представила и иные документы, подтверждающие момент получения счетов-фактур (почтовые конверты, отчеты службы доставки корреспонденции), суд согласился бы с периодом применения спорного вычета.

5. В регламенте регистрации счетов-фактур необходимо прописать порядок отражения даты поступления электронных счетов-фактур. Датой получения электронного счета-фактуры является дата направления оператором электронного документооборота покупателю файла счета-фактуры (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 N 50н).

Чтобы документально зафиксировать дату поступления электронного счета-фактуры, компании целесообразно закрепить, что секретарь или сотрудник IT-отдела распечатывает на бумаге полученный счет-фактуру и подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры и передает указанные документы в канцелярию. Впоследствии секретарь в общем порядке регистрирует указанный документ в журнале входящей корреспонденции и делает отметку о том, что счет-фактура получен в электронном виде.

Примечание. Дату получения счета-фактуры докажет почтовый штамп, отчет курьера и подтверждение электронного оператора.

6. В регламенте регистрации счетов-фактур целесообразно обозначить порядок и сроки регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрировать поступивший документ безопаснее в течение одного рабочего дня. Ведь если дата получения счета-фактуры, указанная на почтовом штампе, будет отличаться от даты регистрации входящего документа, компания не сможет обосновать период применения вычета. Есть риск, что налоговики откажут компании в вычете налога, аргументируя это своевременным получением счета-фактуры. Кроме того, если счет-фактура поступит в последний день налогового периода, а зарегистрирован он будет позже, компания сможет получить вычет лишь в следующем квартале.

Кроме того, необходимо каждому полученному счету-фактуре присвоить входящий номер. Это позволит облегчить поиск нужного документа. При этом пронумеровывать входящие документы по общим правилам документооборота следует в хронологическом порядке

Р.В. Юропов,

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

"Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее читайте в статье "Какие ошибки или неточности в счете-фактуре налоговики считают существенными нарушениями и поэтому отказывают в вычете НДС" // РНК, 2013, N 20.