Покупка, учет и хранение трудовых книжек (А. Прыжицкий, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2014 г.)

Покупка, учет и хранение трудовых книжек

Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

Примечание. О том, как провести проверку трудовых книжек, читайте на стр. 49.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей *(1). Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" (далее - Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них*(2).

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным правонарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

- на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;

- на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Пример 1. Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью "Премьер"

Приказ

13.01.2014

N 4

г. Ставрополь

О назначении лица, ответственного за покупку,

ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

1. Назначить с 20.01.2014 ответственным за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них инспектора по кадрам Самохину А.А.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по управлению персоналом Артемина Д.А.

Генеральный директор             Тимошин      И.И. Тимошин

С приказом ознакомлены:

Заместитель генерального         Артемин      Л.А. Артемин     13.01.2014

директора по управлению

персоналом

Инспектор по кадрам              Самохина     А.А. Самохина    13.01.2014

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

<...>

3.4. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях.

<...>

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Пример 3. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

                                      Главному бухгалтеру ООО "Галатея"

                                      А.А. Григорьевой

                                      инспектора по кадрам Маликовой Д.И.

Заявка

27.01.2014 N 7

на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Прошу выдать под отчет следующие бланки:

1) трудовые книжки - 8 (Восемь) шт.;

2) вкладыши в трудовые книжки - 2 (Две) шт.

Инспектор по кадрам               Маликова                  Д.И. Маликова

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

Пример 4. Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Общество с ограниченной ответственностью "Азалия"

                                               Утверждаю

                                               Директор ООО "Азалия"

                                               Степанов     Д.И. Степанов

                                               30.01.2014

Акт

30.01.2014

N 3/ок

Об уничтожении испорченных бланков
трудовых книжек и вкладышей в них

Место составления: г. Рязань, ул. Интернациональная, д. 22, склад N 1.

Комиссия, назначенная приказом от 30.01.2014 N 07, в составе:

1) председатель комиссии - Ивашин Г.И., заместитель директора по управлению персоналом,

2) член комиссии - Крапинова А.Т., главный бухгалтер,

3) член комиссии - Васина У.О., начальник отдела кадров,

составила настоящий акт о том, что 30.01.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

- трудовые книжки - 1 (Один) бланк - серия ТК-III N 457812;

- вкладыши в трудовые книжки - 1 (Один) бланк - серия ВТ N 782345.

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Заместитель директора по       Ивашин       Г.И. Ивашин        30.01.2014

управлению персоналом

Главный бухгалтер              Крапинова    А.Т. Крапинова     30.01.2014

Начальник отдела кадров        Васина       У.О. Васина        30.01.2014

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении N 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Образец заполнения см. в Примере 5.

Пример 5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

N	Дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, N и дата)	Приход			Расход
	число	месяц	год			Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
						трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	10	01	2014	ООО "Бланки"	Договор от 10.01.2014 N 1	50 шт.: серия - TK-IV, номера с 401215 по 401264	-	6 000,00	-	-	-
2	21	01	2014	ООО "Бланки"	Договор от 10.01.2014 N 1	-	10 шт.: серия - ВТ, номера с 301201 по 301210	1 000,00	-	-	-
3	31	01	2014	Инспектор по кадрам Т.К. Гаврилова	Заявка от 31.01.2014 N 1	-	-	-	10 шт.: серия - TK-IV, номера с 401215 по 401224	2 шт.: серия - ВТ, номера с 301201 по 301202	1 400,00

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Пример 6. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Отчет
об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них за январь 2014 г.

Количество бланков на начало месяца:

Название бланка	Бланки (серия, номер)	Количество (шт.)
Трудовые книжки	ТК III N 525413, ТК IV N 401215	2
Вкладыши в трудовые книжки	ВТ N 101412	1

Количество полученных бланков в течение месяца:

Название бланка	Бланки (серия, номер)	Количество (шт.)
Трудовые книжки	ТК-IV номера с 301250 по 301252	3
Вкладыши в трудовые книжки	ВТ-I N 204564	1

Количество использованных бланков трудовых книжек в течение месяца: 2 (Два).

N п/п	Бланк (серия, номер)	Кому выдан (Ф.И.О.)	Удержанная стоимость бланка (руб.)	Приходно-кассовый ордер (дата, номер)
1	ТК-III N 525413	Испорчен (акт об уничтожении от 09.01.2014 N 1)	-	-
2	ТК-IV N 401215	Иванов Иван Иванович	120,00	15.01.2014 N 14

Количество использованных бланков вкладышей в трудовые книжки в течение месяца: 1 (Один).

N п/п	Бланк (серия, номер)	Кому выдан (Ф.И.О.)	Удержанная стоимость бланка (руб.)	Приходно-кассовый ордер (дата, номер)
1	ВТ N 101412	Старцева Галина Леонидовна	100,00	17.01.2014 N 15

Количество бланков на конец месяца:

Название бланка	Бланки (серия, номер)	Количество (шт.)
Трудовые книжки	ТК-IV номера с 301250 по 301252	3
Вкладыши в трудовые книжки	-	-

Начальник отдела кадров       Борисова       В.В. Борисова     03.02.2014

К сведению. Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

Учет трудовых книжек и вкладышей

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил).

Пример 7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

N п/п	Дата приема на работу, заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее	Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее	Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8
1	09	01	2014	Панин Игорь Олегович	серия - АТ-VIII, N 254678	каменщик 5-го разряда	бригада N 2
2	13	01	2014	Маркова Анастасия Петровна	серия - ТК-IV, N 142524	рабочий зеленого строительства 1-го разряда	бригада N 4
3	20	01	2014	Шестеркин Иван Иванович	серия - АТ-VII, N 124573	заместитель директора по капитальному строительству	администрация
4	27	01	2014	Вербов Сергей Дмитриевич	серия - ВТ-I, N 251125	производитель работ	бригада N 4

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)	Подпись работника в получении трудовой книжки
9	10	11	12	13
приказ от 09.01.2014 N 1-к	Подпись		06.03.2014	Подпись
приказ от 13.01.2014 N 5-к	Подпись	100
приказ от 20.01.2014 N 13-к	Подпись	100
приказ от 27.01.2014 N 25-к	Подпись	100

К сведению. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

- трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;

- документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.

А. Прыжицкий,

инспектор по кадрам ООО "Солано"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляет работодатель в том же порядке, что и трудовую книжку (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

*(2) http://www.goznak.ru/about/press/news/2821/?sphrase_id=3067.