Составляем рекомендательное письмо (Е. Кожанова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2014 г.)

Составляем рекомендательное письмо

Написание рекомендательного письма на практике вызывает немало сложностей. Вроде бы и человек, которому посвящается рекомендация, прекрасный, и работник он незаменимый, однако облечь свое отношение к нему в вербальную форму с деловым акцентом совсем не просто. Вы узнаете, о чем писать и где взять необходимую информацию, формулировки. Вы поймете секреты создания рекомендательного письма, которое произведет нужное впечатление на потенциального работодателя. Как всегда, вас ожидает несколько примеров полностью оформленных документов. К тому же рекомендации могут быть полезны и вам как работнику. Тесты и прочие вступительные испытания - это, несомненно, важные составляющие процесса выбора будущего работника, но рекомендации производят особенное впечатление. Поэтому, если вы увольняетесь спокойно и без скандала, оставляя о себе положительные воспоминания, не поленитесь постараться ради себя и уйти из компании с рекомендательным письмом.

В первую очередь определимся, для чего вообще нам нужно написать рекомендательное письмо? Как правило, оно требуется кандидату на вакансию при собеседовании с будущим руководителем, с кадровиком, который проводит собеседование.

Рекомендация может представить своего героя как в позитивном и доброжелательном ключе, так и в нейтральном или даже в негативном. Первые встречаются чаще всего. Ко вторым прибегают тогда, когда о работнике совсем нечего сказать или же нет ничего хорошего, но и сложностей человеку создавать тоже не хочется. Ну а третьи обычно предоставляются только по запросам из различных государственных служб.

Структура рекомендательного письма

Структура этого документа мало чем отличается от структуры обычного делового письма. Прокомментируем реквизиты, на которые вам стоит обратить особое внимание.

Наименование организации и справочные данные о ней обязательно должны присутствовать на бланке.

Адресат письма неизвестен, поэтому данный реквизит не оформляется. При этом не нужно, как в справке, писать здесь "Для предъявления по месту требования".

Вместо заголовка к тексту, который обычно формулируется так, чтобы отвечать на вопросы "о ком?", "о чем?", в этом письме уместно написать разновидность документа "Рекомендательное письмо" - такова практика делового оборота. Набрать его лучше прописными буквами.

Текст рекомендации (как, впрочем, и любой текст) состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Более подробно разберем их ниже.

Приложения к рекомендательному письму создаются редко. Это могут быть копии благодарственных писем, приказов о выплате премий за какие-либо заслуги или почетных грамот. В подобных случаях реквизит "Отметка о наличии приложений" оформляется так же, как и в обычном деловом письме.

Подписать рекомендательное письмо должен (в идеале) генеральный директор организации, но тут все будет зависеть от наработанных внутри компании связей. Подписантом письма может выступить и начальник подразделения, и топ-менеджер по направлению.

Печать на рекомендации не обязательна, но и не будет лишней. Оттиск основной печати организации (или подразделения) придаст весомости и увеличит степень доверия к письму.

Подписанное письмо желательно зарегистрировать, присвоив ему номер и обозначив дату. Эти реквизиты тоже придают ему весомости.

Впечатлять получателя рекомендательного письма должны не только реквизиты и содержание документа, но и то, как вы с ним "обращаетесь". Подать рекомендацию нужно по возможности эффектно. Она непременно должна быть распечатана на фирменном бланке работодателя, замечательно, если на ней будет красоваться "живая"*(1) подпись генерального директора, а вложить письмо лучше всего в элегантную папку или же в чистый незапечатанный конверт из плотной бумаги.

Как составить текст?

Рекомендательное письмо пишется от лица руководителя, который говорит о своем подчиненном.

Вступительная часть текста обычно содержит:

- информацию о том, кого рекомендуют (имя, должность);

- короткую общую оценку.

Как правило, все это умещается в одно предложение (см. Примеры 1-3).

Пример 1

Рекомендую вам Петрову Светлану Геннадьевну, занимавшую в нашей компании должность главного специалиста отдела документационного обеспечения управления и проявившую себя как трудолюбивый, аккуратный и добросовестный работник.

Пример 2

Имею честь рекомендовать вам Жигалина Леонида Викторовича, высококвалифицированного специалиста и опытного руководителя, в течение трех лет занимавшего пост технического директора ООО "Город-строй".

Пример 3

Рекомендую вам Лебедеву Наталью Борисовну, которая являлась главным маркетологом компании "Финансовый мир" и проявила себя честным и талантливым специалистом.

Основная часть текста должна раскрывать общую оценку, уже подробно осветив профессиональные и личные качества рекомендуемого. Чтобы облегчить себе работу по написанию этой части, соберите информацию о герое вашего письма у его руководства и опытных коллег. Узнайте, в частности:

- сколько лет человек трудился в компании;

- имеет ли он профильное образование, посещает ли семинары и курсы повышения квалификации по своей специальности;

- получал ли повышение в должности;

- навыками и знаниями каких смежных специальностей с "рекламируемой" он обладает (если они полезны и выгодно отличают его профессиональную ценность из общей массы);

- в каких проектах и процессах был задействован;

- выигрывали ли проекты компании, которыми руководил этот человек, какие-либо конкурсы, тендеры, гранты;

- является ли человек признанным профессионалом своего дела (выступает на профильных конференциях, преподает в институте, является автором учебно-методических пособий, статей, книг по своей профессиональной тематике).

Затем здесь же напишите десять качеств, которые важны именно для той должности, которую занимает рекомендуемый. Ведь мы представляем работника в самом лучшем свете? Значит, всеми этими качествами он обладает.

Пример 4

Качества, которые украсят любого кадрового работника, выглядят так:

- отличное знание правил кадрового делопроизводства, норм трудового законодательства,

- умение работать в системе электронного документооборота,

- умение обращаться с компьютером на уровне продвинутого пользователя,

- грамотная устная и письменная речь,

- развитое аналитическое мышление,

- умение выстраивать доброжелательные отношения с людьми,

- стрессоустойчивость,

- высокая обучаемость,

- инициативность,

- аккуратность,

- исполнительность, добросовестность.

Работая над основной частью текста, старайтесь смотреть на работника глазами потенциального работодателя. Что для него ценно? Какого человека он принял бы на работу? Об этом можете расспросить и нынешнего руководителя работника, для которого составляется рекомендация. На свои предпочтения можете ориентироваться, только если работали в той сфере, в которой трудится характеризуемое лицо (главное - не написать глупостей, поэтому попросите сведущих людей проверить подготовленный вами текст перед подписанием письма).

Еще один эффективный источник информации, особенно когда вы составляете рекомендательное письмо для себя, - это банк резюме ваших коллег, тех, кто:

- пытался устроиться на работу в ваше подразделение либо

- выкладывал свое резюме, например, в Интернете в поисках работы (можете зайти на сайты http://www.hh.ru, http://www.job.ru и т.п. ресурсы).

Посмотрите, какими профессиональными успехами хвастаются те, кто претендует на должность, аналогичную занимаемой вами. Ведь из скромности вы можете что-то недооценивать в себе или просто забыть это упомянуть. А прочтя удачные формулировки в чужом резюме, вы поймете, что из описанного касается и вас, заметите наиболее удачные формулировки. Вот эти-то найденные элементы и можно позаимствовать.

Можно почитать и описание вакансий, которые вас интересуют: в них работодатель прямо говорит, что для него ценно в работнике.

А описание выполняемых на текущем месте задач можно позаимствовать из должностной инструкции. Конечно, все их переписывать не стоит - выберите наиболее интересные.

Собранная информация - практически готовое рекомендательное письмо. Осталось только связать добытые сведения в текст.

Пример 5

Петрова Ульяна Сергеевна работала в должности старшего делопроизводителя в ООО "Новый свет" в течение последних трех лет и за это время проявила себя только с хорошей стороны. Придя в компанию выпускницей факультета делопроизводства Челябинского государственного исторического университета, она начала карьеру с места секретаря и уже через два года была переведена в канцелярию. Госпожу Петрову отличает постоянное стремление развиваться в своей профессии, она активно посещает профильные тренинги и семинары, положительный результат от которых был налицо!

В течение последнего года Ульяна Сергеевна была руководителем рабочей группы по внедрению в ООО "Новый свет" системы электронного документооборота. Благодаря ей компания смогла выйти на новый уровень работы с документами и значительно укрепить исполнительскую дисциплину в компании. Госпожа Петрова смогла наладить процесс обучения наших сотрудников новым принципам работы с документами и лично разработала ряд методических пособий, которые ежедневно используются во всех отделах нашей компании.

Среди личных и деловых качеств Петровой Ульяны Сергеевны хотелось бы выделить ответственность и инициативность, способность быть не только аккуратным и скрупулезным исполнителем, но и управлять порученным проектом.

В заключение, как положено, обобщаем все сказанное и делаем вывод, основная мысль которого такова: автор письма сожалеет о том, что расстался со столь блестящим специалистом и искренне рад за его нового работодателя.

Пример 6

Как руководитель, я сожалею о том, что Ирина Васильевна Строгина покинула наш коллектив в связи со сменой места жительства. И выражаю уверенность в том, что на новом месте работы она быстро вольется в команду, раскрыв свои лучшие человеческие и профессиональные качества.

Пример 7

Подытоживая сказанное, хочу подчеркнуть, что Владимир Николаевич Степанов - грамотный специалист, перспективный менеджер и достойный кандидат на руководящую должность, способен принести огромную пользу вашей компании.

Пример 8

Вне всяких сомнений, госпожа Белова в самое ближайшее время найдет новое место работы, где сможет в полной мере проявить свой талант руководителя.

Как видите, ничего сложного в составлении рекомендательного письма нет. Все дело в подготовке: нужно лишь знать, где и какую информацию собирать о характеризуемом человеке. Первую рекомендацию можете написать для себя - заодно и потренируетесь. Это как раз тот случай, когда следует позабыть о ложной скромности и представить себя в самом выгодном свете. При этом важно писать честно, ведь информация из письма достаточно легко может быть проверена.

В заключение приведем образцы трех полностью оформленных рекомендательных писем: для начальника службы ДОУ (Пример 9), специалиста отдела кадров (Пример 10) и личного помощника руководителя (Пример 11).

Пример 9. Рекомендательное письмо начальнику службы ДОУ

                  ЭкоПарк

               -------------

   Открытое акционерное общество "ЭкоПарк"

  Ул. Ветеранов, д. 234-а, г. Пенза, 456789.

Тел. +7 (464) 323-00-00, http://www.ecopark.com

     ИНН 4546896301, КПП 450123007, ОГРН

       4893567012330, ОКПО 83456920

   29.01.2014     N       01/2014-03

----------------    ---------------------

На _____________ от _____________________

Рекомендательное письмо

Настоящим рекомендую вам высококвалифицированного специалиста, грамотного руководителя, добросовестного работника и порядочного человека - Васильеву Оксану Николаевну, в течение пяти последних лет проработавшую в ОАО "ЭкоПарк" на должности начальника службы документационного обеспечения управления.

За время, что Оксана Николаевна руководила службой ДОУ, система делопроизводства нашей организации, сохранив лучшее от корпоративных традиций, была выведена на новый уровень. В частности, по инициативе госпожи Васильевой организован процесс обучения новых работников компании правилам делопроизводства, разработана эффективная система контроля исполнения документов, которая лежит в основе материального стимулирования сотрудников предприятия. Бизнес-процессы по документационному обеспечению управления полностью регламентированы, организация переведена на систему электронного документооборота.

Талантливый менеджер, Оксана Николаевна создала прекрасный сплоченный коллектив в своем подразделении. Ее отличают терпение и настойчивость, умение добиваться своего и грамотно руководить подчиненными.

Госпожа Васильева - признанный специалист своего дела. Она успешно совмещает работу и научную деятельность, являясь преподавателем кафедры документоведения Пензенской гуманитарной академии. Мы гордимся тем, что наш работник является автором популярной в деловом мире книги "Делопроизводство с нуля", вышедшей тиражом в 5000 экземпляров в издательстве "Иронтос".

Подытоживая сказанное, подчеркну, что Оксана Николаевна Васильева - достойный кандидат на должность руководителя службы ДОУ в крупной организации. Ее профессиональные умения и навыки вызывают искреннее восхищение и уважение.

                             /-           -\

Директор по административным |   Печать    |    Миронов      К.Г. Миронов

вопросам                     |ОАО "ЭкоПарк"|

                             \-           -/

Пример 10. Рекомендательное письмо специалисту отдела кадров

                   Закрытое акционерное общество

                   "Ростовский молочный комбинат"

-------------------------------------------------------------------------

Ярославская область, г. Ростов, ул. Полевая, д. 3,  тел. (35865) 8-56-12,

      факс 8-56-51, http://www.rmk.ru ИНН/КПП 1368457923/135796345,

                ОГРН/ОКПО 1045793202468/37956841

 20.01.2014       N           04

----------------    ---------------------

На _____________ от _____________________

Уважаемые господа!

Имею честь рекомендовать вам Свиридову Аллу Алексеевну, занимавшую должность специалиста отдела кадров в ЗАО "Ростовский молочный комбинат" на протяжении последних четырех лет и проявившую себя как трудолюбивый, исполнительный и ответственный работник.

Будучи профессиональным кадровиком, Алла Алексеевна за короткое время смогла привести в порядок систему работы с кадровыми документами нашего комбината, которая встретила ее не в лучшем состоянии. Госпожой Свиридовой был произведен полный аудит кадровых документов, разработаны необходимые локальные нормативные акты и организовано обучение работников.

Аллу Алексеевну Свиридову отличают любовь к своей профессии и инициативность, находчивость и умение преодолевать сложности.

Госпожа Свиридова внесла весомый вклад в развитие нашего предприятия. Я искренне убежден, что ее высокие профессиональные и личные качества в полной мере раскроются и на новом месте работы.

                      /-       -\

Генеральный директор  | Печать  |           Павлов            Д.Л. Павлов

                      |ЗАО "РМК"|

                      \-       -/

Пример 11. Рекомендательное письмо помощнику руководителя

                    Велл

    Общество с ограниченной ответственностью

                  "Велласкес"

ул. Кораблестроителей, д. 435, оф. 56, г. Анапа, 685475

      Тел./факс +7 (45446) 5-45-24, www.vell.com

            ИНН 2834556725 КПП 288345973,

         ОГРН 1045237982456 ОКПО 14568952

 14.01.2014       N       17-и/14-04

----------------    ---------------------

На _____________ от _____________________

Рекомендательное письмо

Рекомендую вам Корчагину Юлию Петровну, занимавшую должность помощника генерального директора ООО "Велласкес".

За два года работы Юлия Петровна проявила себя как честный, грамотный и ответственный работник. Она прекрасно владеет всеми навыками, необходимыми для этой должности: отлично знает делопроизводство и деловой протокол, свободно говорит и пишет на английском и немецком языках.

Хотелось бы отметить и личные качества госпожи Корчагиной, незаменимые для помощника руководителя: она общительна, тактична и эрудирована, способна представить и компанию, и руководителя в самом выгодном свете как на бизнес-мероприятии, так и в приемной. Ее находчивость в нестандартных ситуациях не раз выручала меня лично!

Резюмируя сказанное, выражаю сожаление, что Юлия Петровна вынуждена покинуть нашу компанию в связи с переездом в Москву. Убежден, что с ее опытом и навыками госпожа Корчагина не будет испытывать проблем с трудоустройством.

                      /-            -\

Генеральный директор  |    Печать    |      Максимов        К.Ф. Максимов

                      |ООО "Велласкес|

                      \-            -/

Е. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Специальное уточнение для любителей факсимильных штампов.