Направляем работников в командировку за границу (А. Гусев, "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2014 г.)

Направляем работников в командировку за границу

Бюджетные учреждения, как и другие организации, в некоторых случаях сталкиваются с необходимостью направить своих работников в служебную командировку на территорию иностранного государства. Напомним, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. О порядке оформления таких командировок и бухгалтерском учете командировочных расходов мы поговорим в данной статье.

Документальное оформление

Служебные командировки оформляются первичными учетными документами в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

- при направлении работника в служебную командировку - служебным заданием по форме Т-10а. Заметим, что в служебном задании должна быть указана цель командировки работника. После возвращения из командировки работник обязан заполнить служебное задание и отчет о его выполнении;

- командировочным удостоверением по форме Т-10, в котором проставляют отметки о прибытии и отбытии работника из командировки. Необходимо отметить, что направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(1));

- при направлении в командировку одного работника - приказом по форме Т-9, а при командировании нескольких человек - по форме Т-9а.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504049, приведенной в приложении 4 к Приказу Минфина РФ N 173н*(2).

Возмещение расходов

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, отметим, что работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при возмещении командировочных расходов обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". При этом указанным документом предусмотрены суточные в иностранной валюте той страны, в которую работник направляется в командировку. Учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов бюджетной системы других уровней (субъекта РФ, муниципального образования), при определении размера возмещения таких расходов руководствуются нормативным актом, изданным соответственно субъектом РФ или муниципальным органом власти.

Напомним, что финансовое обеспечение выполнения государственного задания федеральным бюджетным учреждением осуществляется в виде субсидии, предоставляемой учреждению из федерального бюджета в соответствии со ст. 78.1 БК РФ.

Таким образом, на бюджетные учреждения, получающие средства из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) или на иные цели в соответствии со ст. 78.1 БК РФ, не могут распространяться положения, установленные законодательством РФ для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, в связи с тем, что бюджетное учреждение не является участником бюджетного процесса, а субсидия, поступившая учреждению, не является средствами бюджета. Такую позицию неоднократно высказывал Минфин, разъясняя вопросы, связанные с направлением работников бюджетных учреждений в служебные командировки на территории РФ (письма Минфина РФ от 29.10.2012 N 02-13-06/4517, от 08.10.2012 N 02-13-06/4132). Таким образом, размеры суточных при направлении работников в служебные командировки могут быть установлены бюджетным учреждением самостоятельно.

Согласно п. 17 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

- при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Даты пересечения государственной границы России при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы России при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при возмещении расходов на наем жилого помещения обязаны руководствоваться Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". Однако по аналогии с суточными указанный приказ на бюджетные учреждения не распространяется.

В соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Валютный счет

В соответствии с п. 8 ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях*(3) бюджетные учреждения осуществляют операции с поступающими им в соответствии с законодательством РФ средствами через лицевые счета, открываемые в территориальном органе Федерального казначейства или финансовом органе субъекта РФ (муниципального образования) в порядке, установленном законодательством РФ.

Вместе с тем согласно ч. 2 ст. 14 Закона о валютном регулировании*(4) расчеты при осуществлении валютных операций могут производиться только через банковские счета в уполномоченных банках, за исключением случаев, установленных данным законом (например, при расчетах с физическими лицами - нерезидентами в наличной валюте РФ по договорам розничной купли-продажи товаров, а также расчетов при оказании физическим лицам - нерезидентам на территории РФ транспортных, гостиничных и других услуг, оказываемых населению).

Согласно п. 1 ст. 5 Закона о валютном регулировании органами валютного регулирования в Российской Федерации являются ЦБ РФ и Правительство РФ. Приобретение резидентом у резидента и отчуждение резидентом в пользу резидента валютных ценностей на законных основаниях, а также использование валютных ценностей в качестве средства платежа является валютной операцией (пп. "а" п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона о валютном регулировании).

Расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается ЦБ РФ.

Согласно п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона о валютном регулировании разрешено проведение между резидентами валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Таким образом, для осуществления операций с поступлением и расходованием денежных средств в иностранной валюте бюджетное учреждение должно открыть счет в уполномоченном банке. Напомним, что под уполномоченным банком понимаются кредитная организация, созданная в соответствии с законодательством РФ и имеющая право на основании лицензии ЦБ РФ осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, а также действующий на территории РФ в соответствии с лицензией ЦБ РФ филиал кредитной организации, созданной в соответствии с законодательством иностранных государств, имеющий право осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте (ст. 1 Закона о валютном регулировании).

Выдача учреждением аванса работникам, выезжающим в командировку за рубеж, производится в иностранной валюте через кассу учреждения путем снятия валюты с валютного счета или покупки учреждением валюты в банке. При этом покупка валюты через банк также предполагает наличие у бюджетного учреждения валютного счета.

Порядок открытия (закрытия) валютных счетов регулируется Инструкцией ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" (далее - Инструкция N 28-И).

В соответствии с п. 1.2 Инструкции N 28-И основаниями для открытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) являются заключение договора банковского счета, договора банковского вклада (депозита) и представление всех документов, определенных законодательством РФ. Согласно п. 4.1 Инструкции N 28-И для открытия расчетного счета бюджетному учреждению необходимо представить в банк следующие документы:

- свидетельство о государственной регистрации юридического лица;

- учредительные документы учреждения. В соответствии со ст. 14 Закона о некоммерческих организациях учредительными документами бюджетного учреждения является устав, утвержденный учредителями;

- карточку образцов подписей. Карточка оформляется на бланке формы 0401026 по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93), установленной приложением 1 к Инструкции N 28-И. Карточка заполняется с применением пишущей машинки или ЭВМ шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается;

- документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете, а в случае, когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, с использованием аналога собственноручной подписи, - документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;

- документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица, и свидетельство о постановке на учет в налоговом органе либо документ, выдаваемый налоговым органом в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в целях открытия банковского счета.

Банковский счет считается открытым с момента внесения записи об открытии соответствующего лицевого счета в книгу регистрации открытых счетов. Запись об открытии лицевого счета должна быть внесена в книгу регистрации открытых счетов не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения соответствующего договора банковского счета, вклада (депозита).

Как мы уже отмечали, взаимоотношения банка с клиентом регламентируются договором банковского счета. По договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении, выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету (ч. 1 ст. 845 ГК РФ).

Согласно п. 1 ст. 859 ГК РФ договор банковского счета может быть расторгнут по заявлению клиента в любое время. По требованию банка договор может быть расторгнут судом в следующих случаях (п. 2 ст. 859 ГК РФ):

- когда сумма денежных средств, хранящихся на счете клиента, окажется ниже минимального размера, предусмотренного банковскими правилами или договором, если она не будет восстановлена в течение месяца со дня предупреждения банка об этом;

- при отсутствии операций по этому счету в течение года, если иное не предусмотрено договором.

При этом остаток денежных средств на счете выдается клиенту либо по его указанию перечисляется на другой счет не позднее семи дней после получения соответствующего письменного заявления (п. 3 ст. 859 ГК РФ).

Расторжение договора банковского счета, вклада (депозита) является основанием для закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 212 Инструкции N 157н*(5) расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам отражаются на счете 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов либо в журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П*(6) денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса. Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.

Письменное заявление на выдачу денежных средств под отчет в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также его подпись и дату. Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.

Согласно п. 215 Инструкции N 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

При этом при возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они отражаются в бухгалтерском учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату внесения денежных средств в кассу (п. 154 Инструкции N 157н).

Далее мы приводим корреспонденцию счетов по возмещению командировочных расходов:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Перечислены денежные средства с лицевого счета на валютный счет	0 201 11 510 (валютный счет)	0 201 11 610 (лицевой счет)
Поступили в кассу денежные средства в иностранной валюте	0 210 03 560 0 201 34 510	0 201 11 610 (валютный счет) 0 210 03 660
Выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы	0 208 12 560 0 208 22 560 0 208 26 560	0 201 34 610
Приняты расходы подотчетного лица	0 109 60 212 0 109 60 222 0 109 60 226	0 208 12 660 0 208 22 660 0 208 26 660

А. Гусев,

к.п.н., эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(3) Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".

*(4) Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

*(5) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(6) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.