Состав кадровой службы ("Кадровик.ру", N 2, февраль 2014 г.)

Состав кадровой службы

Продолжая начатый в прошлом номере журнала разговор, рассмотрим структуру и состав кадровой службы, должностные обязанностей ее работников.

В небольших организациях вопросами кадров может заниматься не подразделение, а отдельный сотрудник; иногда - наряду со своей основной работой по другой должности (чаще - секретарь, бухгалтер). В последнем случае необходим либо отдельный трудовой договор (при совместительстве), либо наличие условия об этом в действующем трудовом договоре (при поручении дополнительной работы): ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Следует отметить, что в трудовом законодательстве не содержится обязательных норм, предписывающих создавать кадровую службу в зависимости от численности работников, как и норм, определяющих количество ставок специалистов кадровой службы.

Да и в целом процесс установления норм труда (в том числе работников кадровой службы) законодательством не централизован, вводятся они локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ). На федеральном уровне действуют лишь отдельные акты, носящие рекомендательный характер, которые могут быть использованы при составлении работодателями своих локальных нормативных актов (в частности, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. N 78).

Следующий шаг в создании кадровой службы - разработка должностных инструкций на каждого работника (или каждую должность).

Должностная инструкция, как и трудовой договор - важный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника; она гарантирует объективность при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания, аттестации.

Поскольку должности специалистов кадровых служб относятся к общеотраслевым должностям служащих, при составлении должностных инструкций для работников кадровой службы следует использовать "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37. Этот нормативный документ, носящий рекомендательный характер, обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований. Он может использоваться на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики, независимо от их ведомственной подчиненности.

Составление должностной инструкции для конкретного работника кадровой службы с использованием характеристики из Квалификационного справочника, взятой за основу, облегчает задачу и позволяет рационально распределить обязанности между несколькими сотрудниками.

Составленная на основе типовых квалификационных характеристик, должностная инструкция остается индивидуальным документом, поскольку всегда имеет свои особенности, обусловленные спецификой организации (например, направлением ее деятельности, объемом работ и пр.).

Содержание должностной инструкции перекликается с содержанием положения о кадровой службе.

Раздел "Общие положения" содержит следующую информацию: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых сотрудник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

Раздел "Должностные обязанности" перечисляет конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций кадровой службы. Целесообразно раскрыть их подробно; большинство формулировок можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37.

Приведем пример квалификационной характеристики инспектора по кадрам. К его должностным обязанностям относятся:

1. Оформление:

- приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

- другой установленной документации по кадрам;

- карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2. Ведение учета:

- личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

- предоставления отпусков работникам, контроль составления и соблюдения графиков очередных отпусков.

3. А также:

- формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

- подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа;

- выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- внесение записей в трудовые книжки о поощрениях и награждениях работников;

- внесение информации о количественном, качественном составе работников и их перемещениях в банк данных о персонале организации, ее своевременное обновление и пополнение;

- ведение учета;

- изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;

- подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

- контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- составление установленной отчетности.

Приведенный пример не исчерпывает всех должностных обязанностей инспектора по кадрам.

Раздел "Права" закрепляет полномочия работника для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Среди них важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, и запроса информации и документов для оформления трудовых взаимоотношений, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел "Ответственность" может быть кратким или детальным (исходя из должностных обязанностей).

Раздел "Взаимоотношения" необходим для организации работы. Как правило, в нем обобщенно констатируют, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по вопросам оформления трудовых взаимоотношений, составления графика отпусков, табельного учета и т.д.

Должностная инструкция может быть дополнена и другими разделами ("Оценка работы", "Организация работы" и пр.).

Сотрудник подписывает должностную инструкцию при приеме на работу (или при принятии должностной инструкции, в том числе в новой редакции). Необходимо помнить, что инструкция носит обезличенный характер.

"Кадровик.ру", N 2, февраль 2014 г.