Изучаем новую форму передаточного документа (М. Косульникова, "Налоговый учет для бухгалтера", N 2, февраль 2014 г.)

Изучаем новую форму передаточного документа

Рассмотрим правила заполнения новой формы передаточного документа, который заменяет собой счет-фактуру и накладную / акт.

Легитимность новой формы

Предложенная налоговиками форма универсального передаточного документа (УПД) носит рекомендательный характер. Соответственно, ее неприменение не является основанием для отказа в принятии фактов хозяйственной жизни в целях бухгалтерского и налогового учетов.

Если же говорить о данном документе как замене накладным и актам, то тут вопросов не возникает. Ведь с 2013 года первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете). Главное, чтобы каждый такой документ содержал все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Всем этим требованиям УПД удовлетворяет.

Тем не менее у экспертов данная форма вызывает вполне обоснованное недоверие. Основной момент связан с вычетами по НДС. Дело в том, что порядок применения счетов-фактур регулируется нормами НК РФ и постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление N 1137). Между тем УПД введен в действие обычным разъяснением налоговиков. Поэтому противники данной формы считают, что приведенного в приложении N 5 к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ порядка отражения показателей УПД в книгах покупок и продаж, а также в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур не достаточно.

Справедливости ради отметим, что ни НК РФ, ни Постановление N 1137 не содержат ограничений на введение в форму счета-фактуры дополнительных реквизитов. Учитывая, что УПД - это фактически расширение счета-фактуры, то указанная форма, скорее всего, может служить основанием для вычета по НДС.

Однако не внушает доверия блок подписей в УПД - он настолько объемен, что сразу и не разберешься, кто и когда должен там расписаться. Из-за этого данная форма наверняка не уместится на одном листе либо придется делать такой микрошрифт, что ее чтение станет возможным только с применением лупы.

Еще следует предусмотреть реакцию ваших контрагентов. Не всех устроит новая форма, т.к. УПД носит рекомендательный характер, а такой документ, как счет-фактура, уже давно вошел в нашу жизнь. Конечно, никто не вправе заставить согласовывать новую форму с партнерами, тем не менее если они вам важны, то их мнение следует учесть.

Что заменяет УПД

В приложении N 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ приведен перечень операций, для оформления которых может быть использована форма УПД (см. Таблицу на стр. 38).

Таблица. Перечень операций, для оформления которых может быть использована форма УПД

Оформляемый факт хозяйственной жизни	Под продавцами / покупателями в этих случаях понимаются
Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу)	Под продавцами и покупателями здесь понимаются прямо поименованные в качестве таковых стороны хозяйственных отношений, регулируемых нормами глав 30, 31, 32 ГК РФ, в т.ч. если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные)
Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров
Факт передачи имущественных прав	- правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, и приобретатель этих прав (ст. 1234 ГК РФ); - лицензиар и лицензиат (ст. 1235 ГК РФ); - правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии (ст. 1027 ГК РФ); - кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе, и лицо, к которому переходит право (требования) (ст. 382 ГК РФ) - подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда (ст. 702 ГК РФ); - исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик (ст. 769 ГК РФ)
Подтверждение фактов оказания услуг	- исполнитель услуг и их заказчик (ст. 779 ГК РФ); - экспедитор и клиент (ст. 801 ГК РФ) - при составлении документа на вознаграждение экспедитора; - финансовый агент и клиент (ст. 824 ГК РФ); - хранитель и поклажедатель (ст. 886 ГК РФ); - доверительный управляющий и доверитель управления (ст. 1012 ГК РФ); - поверенный и доверитель* (ст. 971 ГК РФ); - комиссионер и комитент* (ст. 990 ГК РФ); - агент и принципал* (ст. 1005 ГК РФ)
Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала)	Продавцы - плательщики НДС, реализующие товары (работы, услуги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые приобретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели - комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени
* При составлении документа на вознаграждение поверенному / комиссионеру / агенту.

Обратите внимание: налоговики в списке операций, для оформления которых может быть использована УПД, не упомянули договоры перевозки (его стороны - перевозчики и получатели), оформляемые в соответствии с гл. 40 ГК РФ. И это не удивительно. Ведь по-прежнему обязательна унифицированная форма транспортной накладной. Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или ГК РФ). Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по типовой форме, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза. Это следует из п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". Данный факт подтвердили специалисты Минфина России в письмах от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014 и от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36.

Особенности заполнения формы

Фактически форма УПД - это гибрид счета-фактуры с накладной. При этом небрежность в заполнении бланка УПД может привести к проблемам с учетом расходов и отказу в вычете по НДС.

Начнем с такого реквизита, как "Статус" (находится в верхнем левом углу формы), значение которого выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования УПД.

Если УПД применяют одновременно в целях учета расходов (вместо накладной, акта и т.д.) и расчетов с бюджетом по НДС (как счет-фактуру), то в строке статус проставляют "1". В этом случае придется заполнить почти все реквизиты формы, в т.ч. касающиеся счета-фактуры (строки (1)-(7) и графы 1-11). При этом нумерация оформляемых УПД должна соответствовать нумерации, принятой для счетов-фактур.

Если же указанная форма выступает только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни - передачи ценностей, то необходимо указывать статус "2". При этом в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для счетов-фактур (к примеру, не будет значений в графах 7 и 8). Оформление предлагаемой формы документа, имеющего в своем названии слова "счет-фактура", в статусе только первичного документа лицами, не являющимися плательщиками НДС, не влечет для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС.

Также форма УПД со статусом "2" может быть использована при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В таком случае это будет первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. В этом случае в строке [8] указывают договор на оказание посреднических услуг. При этом строки (2), (2а), (2б) и (6), (6а), (6б) не заполняют.

Отметим те из реквизитов УПД, которые вы вправе не заполнять вне зависимости от статуса документа:

- графа А: "N п/п";

- графа Б: "Код товара / работ, услуг";

- строка [9]: "Данные о транспортировке и грузе";

- строка [11]: "Дата отгрузки / передачи, сдачи" (в этом случае считается, что дата совершения действий передающей стороны совпадает с датой составления документа);

- строка [12]: "Иные сведения об отгрузке, передаче";

- строка [16]: "Дата получения (приемки)" (в этом случае считается, что дата совершения действий принимающей стороны совпадает с датой совершения действий передающей стороной);

- строка [17]: "Иные сведения о получении, приемке";

- при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, можно не заполнять строки [14] и [19].

Кстати, налоговики признали, что печать на УПД не обязательна.

Теперь рассмотрим блок подписей. Ведь несмотря на его громоздкость, часть подписей там можно проигнорировать. К примеру, если от поставщика всю операцию осуществляет лицо, подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера, то в строки [10] и [13] следует занести только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Так же поступают, если работники, указанные в строках [10] и [13] (либо [15] и [18]), совпадают - второй раз подпись не ставится.

Обратим внимание на момент, когда должен быть составлен УПД. Дело в том, что первичный учетный документ оформляют при совершении факта хозяйственной жизни - передачи ценностей, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете). В свою очередь, счет-фактуру заполняют либо сразу в момент реализации, либо не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Так что если вы хотите соблюсти правила бухгалтерского и налогового учета, то УПД следует составить при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него.

Пример заполнения УПД

Допустим, 24 февраля 2014 г. ООО "Продавец" реализовал ООО "Покупатель" следующие товары:

- радиатор чугунный МС-140-500: 100 шт. по цене 350 руб./шт. (без НДС), НДС - 18%;

- электроды 3 мм МР-3С: 20 кг по цене 300 руб./кг (без НДС), НДС - 18%.

Оплата товара произведена 25 февраля 2014 г.

При передаче товара оформлен универсальный передаточный документ со статусом "1". В данном случае УПД используется одновременно как первичный бухгалтерский документ и для расчетов по НДС, поэтому заполняем все реквизиты, касающиеся счета-фактуры (строки (1)-(7) и графы 1-11). В связи с тем что товар был произведен в Российской Федерации, графы 10, 10а и 11 остаются пустыми. Этот блок УПД заверяем подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

В строке [8] поставим реквизиты доверенности получателя товара. Строки [9], [12] и [17] мы не стали заполнять, т.к. это необязательные реквизиты.

В связи с тем что даты отгрузки, получения товара и оформления УПД совпадают, в строках [11] и [16] ставим прочерки.

Также не стали заполнять строку [14], т.к. продавец заверил УПД своей печатью. Со стороны покупателя такой печати поставлено не было, поэтому наименование фирмы было внесено в строку [19].

В нашем случае со стороны продавца отвечал за отгрузку товаров кладовщик, а со стороны покупателя принимал товары производитель работ. Учитывая, что это те же самые лица, что и ответственные за правильность оформления операции, в строках [13] и [18] достаточно проставить их должности и Ф.И.О. без подписей. Далее смотрите образец заполнения УПД в описанной ситуации:

               |

 Универсальный |Счет-фактура N  45 от  24 февраля 2014 г. (1)                                                                          Приложение N 1

 передаточный  |            ------    -------------------                                                             к постановлению Правительства РФ

 документ      |Исправление N  -  от           -          (1а)                                                            от 26 декабря 2011 г. N 1137

               |             -----    -------------------

               |Продавец                  ООО "Продавец"

               |                       --------------------------------------------------------------------------------------------------------   (2)

               |Адрес                      390000, Рязанская обл., Рязань г., Ленина ул., д. 43

               |                       --------------------------------------------------------------------------------------------------------  (2а)

      /---\    |

 Ста- | 1 |    |ИНН/КПП продавца          6234225005/623401001

 тус: |   |    |                       --------------------------------------------------------------------------------------------------------  (2б)

      \---/    |

               |Грузоотправитель и его      он же                                                                                                (3)

               |адрес                  --------------------------------------------------------------------------------------------------------

               |

 1 -           |Грузополучатель и его    ООО "Покупатель", 390026, Рязанская обл., Рязань г., Островского ул., д. 38                             (4)

 счет-фактура и|адрес                  --------------------------------------------------------------------------------------------------------

 передаточный  |

 документ (акт)|К платежно-расчетному  N     -     от   -                                                                                        (5)

 2 -           |документу               ---------    ------------------------------------------------------------------------------------------

 передаточный  |

 документ (акт)|Покупатель                ООО "Покупатель"                                                                                       (6)

               |                        -------------------------------------------------------------------------------------------------------

               |

               |Адрес                    390026, Рязанская обл., Рязань г., Островского ул., д. 38                                              (6а)

               |                        -------------------------------------------------------------------------------------------------------

               |

               |ИНН/КПП покупателя       6231741212/623301001                                                                                   (6б)

               |                        -------------------------------------------------------------------------------------------------------

               |

               |Валюта: наименование,    Рубли, 643                                                                                              (7)

               |код                     -------------------------------------------------------------------------------------------------------

               |

/--------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------\

| N |   Код    |   Наименование товара    |   Единица   |Количе-|  Цена   |Стоимость|В том|Налого-|  Сумма   |  Стоимость  |    Страна    |  Номер   |

|п/п| товара/  |  (описание выполненных   |  измерения  | ство  | (тариф) | товаров |числе|  вая  | налога,  |   товаров   |происхождения |таможенной|

|   |  работ,  | работ, оказанных услуг), |             |(объем)|   за    | (работ, |сумма|ставка |предъявля-|   (работ,   |    товара    |декларации|

|   |  услуг   |   имущественного права   |-------------|       | единицу | услуг), |акци-|       |   емая   |   услуг),   |--------------|          |

|   |          |                          | код |услов- |       |измерения|имущест- | за  |       |покупателю|имущественных|Циф-| Краткое |          |

|   |          |                          |     |  ное  |       |         | венных  |     |       |          |   прав с    |ро- |наимено- |          |

|   |          |                          |     |обозна-|       |         |прав без |     |       |          |  налогом -  |вой |  вание  |          |

|   |          |                          |     | чение |       |         |налога - |     |       |          |    всего    |код |         |          |

|   |          |                          |     |(нацио-|       |         |  всего  |     |       |          |             |    |         |          |

|   |          |                          |     |нально-|       |         |         |     |       |          |             |    |         |          |

|   |          |                          |     |  е)   |       |         |         |     |       |          |             |    |         |          |

|---+----------+--------------------------+-----+-------+-------+---------+---------+-----+-------+----------+-------------+----+---------+----------|

| А |    Б     |            1             |  2  |  2а   |   3   |    4    |    5    |  6  |   7   |    8     |      9      | 10 |   10а   |    11    |

|---+----------+--------------------------+-----+-------+-------+---------+---------+-----+-------+----------+-------------+----+---------+----------|

| 1 |    -     |Радиатор чугунный         | 796 |  шт   |100,00 | 350,00  |35 000,00|  -  |  18%  | 6 300,00 |  41 300.00  | -  |    -    |    -     |

|   |          |МС-140-500                |     |       |       |         |         |     |       |          |             |    |         |          |

|---+----------+--------------------------+-----+-------+-------+---------+---------+-----+-------+----------+-------------+----+---------+----------|

| 2 |    -     |Электроды 3 мм МР-3С      | 166 |  кг   |20,000 | 300,00  |6 000,00 |  -  |  18%  | 1 080,00 |  7 080,00   | -  |    -    |    -     |

|---+----------+----------------------------------------------------------+---------+-------------+----------+-------------+----+---------+----------|

|   |          |Всего к оплате                                            |41 000,00|      х      | 7 380,00 |  48 380,00  | -  |    -    |    -     |

\--------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------/

               |

 Документ      |Руководитель организации      Иванов           Иванов И.И.      Главный бухгалтер           Смирнова              Смирнова О.П.

 составлен на  |или иное уполномоченное    ------------   --------------------- или иное уполномоченное  ---------------     --------------------

   1           |лицо                         (подпись)          (ф.и.о.)        лицо                        (подпись)              (ф.и.о.)

------- листах |

               |Индивидуальный

               |предприниматель            ____________  ______________________        _______________________________________________________________

               |                             (подпись)          (ф.и.о.)                   (реквизиты свидетельства о государственной регистрации

               |                                                                                      индивидуального предпринимателя)

               \--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 Основание передачи (сдачи) /              Доверенность на получение ТМЦ N 2 от 08.01.2014 г.                                                      [8]

 получения (приемки)          ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                                                        (договор; доверенность и др.)

 Данные о транспортировке и                                         -                                                                              [9]

 грузе                       ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                               (транспортная накладная, поручение экспедитору, экспедиторская / складская расписка и др. / масса нетто/ брутто

                                             груза, если не приведены ссылки на транспортные документы, содержащие эти сведения)

                                                                           |

                                                                           |

 Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал               |Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял

                                                                           |

    Кладовщик                Маликов             Маликов В.А.         [10] |  Производитель работ          Останин              Останин С.Г.      [15]

 ---------------         --------------       -------------------          |  --------------------    ---------------------  -------------------

   (должность)             (подпись)               (ф.и.о)                 |       (должность)            (подпись)               (ф.и.о)

                                                                           |

 Дата отгрузки, передачи   "  -  "      -       20   -   г.           [11] |Дата получения     " - "            -           20 -  г.              [16]

 (сдачи)                   -----  -----------     -----                    |(приемки)          -------  ------------------   -------

 Иные сведения об отгрузке, передаче                                       |Иные сведения о получении, приемке

                                     -                                [12] |                                   -                                  [17]

----------------------------------------------------------------------     |---------------------------------------------------------------------

  (ссылки на неотъемлемые приложения, сопутствующие документы, иные        | (информация о наличии/отсутствии претензии; ссылки на неотъемлемые

                          документы и т.п.)                                |               приложения, и другие документы и т.п.)

                                                                           |

 Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни        |Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни

      Кладовщик               -                 Маликов В.А.          [13] |

 ------------------- ---------------------  --------------------------     |  Производитель работ              -                Останин С.Г.      [18]

     (должность)           (подпись)                (ф.и.о)                |-----------------------   --------------------   --------------------

                                                                           |     (должность)               (подпись)              (ф.и.о)

                                                                           |

 Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т.ч.      |Наименование экономического субъекта - составителя документа

 комиссионера / агента)                                                    |

                                 -                                    [14] |                            ООО "Покупатель"                          [19]

----------------------------------------------------------------------     |---------------------------------------------------------------------

   (может не заполняться при проставлении печати в М.П., может быть        |  (может не заполняться при проставлении печати в М.П., может быть

                          указан ИНН / КПП)                                |                         указан ИНН / КПП)

         /----------\                                                      |

  М.П.   |  Печать  |                                                      |          М.П.

         |    ООО   |                                                      |

         |"Продавец"|

         \----------/

М. Косульникова,

главный бухгалтер ООО "Галан"

"Налоговый учет для бухгалтера", N 2, февраль 2014 г.