Вопрос: Необходимо ли распечатывать документы (первичные и регистры) при автоматизированном ведении учета в организации госсектора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2014 г.)

Необходимо ли распечатывать документы (первичные и регистры) при автоматизированном ведении учета в организации госсектора?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Первичные документы и регистры учета, заверенные в установленном порядке электронной подписью, могут храниться в электронной форме и не распечатываться на бумажном носителе.

Если же созданные при автоматизированном ведении учета первичные документы и регистры учета не содержат электронную подпись, то они обязательно должны распечатываться на бумажном носителе.

Кроме того, обязательно на бумажном носителе распечатываются кассовые документы, за исключением листов книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005).

Обоснование вывода:

Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная подпись. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). На основании ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В соответствии с ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета могут составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Согласно п. 11 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), при наличии технической возможности регистры бухгалтерского учета могут формироваться на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись. Пунктом 19 Инструкции N 157н определено, что при комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса и при наличии технической возможности формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронного регистра. На основании п. 14 Инструкция N 157н субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

Ведение налоговых регистров в электронной форме и (или) любых машинных носителях предусмотрено ст. 314 НК РФ, а п. 9 ст. 169 НК РФ предусмотрен порядок выставления счетов-фактур, ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме.

Анализ приведенных норм законодательства позволяет сделать вывод, что положения нормативно-правовых актов по бухгалтерскому учету и налоговое законодательство не обязывают субъект учета (налогоплательщика) параллельно вести регистры учета в электронном виде и на бумаге. Однако при хранении электронных первичных документов и регистров учета должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкция N 157н, ст. 314 НК РФ).

Возможность обмена первичными документами в электронной форме с контрагентами учреждения должна быть обязательно оформлена юридически действительным соглашением (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, письмо ФНС от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Обобщая сказанное, мы приходим к выводу, что первичные документы и регистры учета, заверенные в установленном порядке электронной подписью, могут храниться в электронной форме и не распечатываться на бумажном носителе.

Если же созданные при автоматизированном ведении учета первичные документы и регистры учета не содержат электронную подпись, то они обязательно должны распечатываться на бумажном носителе. Периодичность вывода регистров учета на бумажный носитель определяется учетной политикой учреждения (пп. 11, 19 Инструкции N 157н).

Кроме того, обязательно на бумажном носителе распечатываются кассовые документы. Эта обязанность и правила оформления кассовых документов установлены п. 2.5 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. В соответствии с этой нормой допускается не распечатывать только листы книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

Ответ прошел контроль качества

19 марта 2014 г.