Вопрос: Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? ("Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2014 г.)

Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся?

Трудовое законодательство не уточняет перечень профессий и должностей лиц, которым может быть поручена работа по ведению, хранения, учету и выдаче трудовых книжек, поэтому такая работа вполне может быть поручена бухгалтеру с его согласия. Передача трудовых книжек и ключей от сейфа, в котором они хранятся, оформляется актом передачи, подписанным передающей и принимающей сторонами.

Обоснование. В силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Ни Трудовой кодекс, ни Постановление N 225 не уточняют, на какого специалиста может быть возложена такая обязанность. Поэтому, если бухгалтер согласен, можно издать приказ и в отношении него. Обязательно ознакомьте работника с приказом под роспись.

После издания приказа руководитель передает назначенному ответственным работнику трудовые книжки, вкладыши, другие документы (чистые бланки, книги учета движения трудовых книжек и т.п.) и ключи от сейфа, в котором это все хранится. Обычно такое действие оформляется актом приема-передачи, в котором указывают дату его составления, основание составления и лицо, передающее и принимающее документы. Рекомендуем в акте трудовые книжки и вкладыши в них перечислять по фамилиям (именам, отчествам) работников и указывать серию и номер документов (чистые бланки передаются с указанием серии и номера). Если при передаче документов будут выявлены нарушения, например, отсутствие трудовых книжек или их неверное заполнение, это необходимо зафиксировать в акте.

Акт составляется в двух экземплярах. В нем проставляются подписи передающей и принимающей сторон. Один экземпляр акта передачи трудовых книжек передается принимающей стороне - бухгалтеру, другой остается у руководителя.

А.И. Сувернева,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

1 марта 2014 г.

"Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2014 г.