Вопрос: Какой электронной подписью (простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной) следует визировать первичные учетные документы, если между контрагентами достигнуто соглашение о применении первичных документов по бухгалтерскому учету в электронном виде? ("Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2014 г.)

Какой электронной подписью (простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной) следует визировать первичные учетные документы, если между контрагентами достигнуто соглашение о применении первичных документов по бухгалтерскому учету в электронном виде?

При наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Применять квалифицированную электронную подпись организации обязаны только в случае выставления счетов-фактур в электронном виде (УПД со статусом 1 "Счет-фактура и передаточный документ"), а также при электронном взаимодействии с налоговыми органами.

Обоснование. Право составлять первичные учетные документы в электронном виде предоставлено п. 5 ст. 9 Закона бухгалтерском учете. При этом уточняется, что такие документы должны быть подписаны электронной подписью.

В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" различают два вида электронной подписи: простая электронная и усиленная электронная подпись, последняя, в свою очередь, подразделяется на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.

Согласно п. 2 ст. 6 названного закона информация в электронной форме, подписанная простой электронной или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Подтверждает данное мнение ФНС (Письмо от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Исключением является документ налогового учета - счет-фактура. При получении и выставлении счетов-фактур в электронном виде должна применяться усиленная квалифицированная электронная подпись (п. 9 ст. 169 НК РФ). Соответственно, данное требование распространяется на универсальный передаточный документ со статусом 1 "Счет фактура и передаточный документ" (форму УПД предложила к использованию ФНС в Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). При этом если УПД используется только в статусе первичного документа (статус 2), обязанность применять усиленную квалифицированную подпись отсутствует.

М.С. Звягинцева,

эксперт журнала "Торговля:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 марта 2014 г.

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2014 г.