Документирование направления в командировку (В. Говоров, "Кадровый вопрос", N 4, апрель 2014 г.)

Документирование направления в командировку

Документирование факта направления работников предприятия в командировки производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В общем случае правом издания приказов о направлении в командировки обычно наделяется руководитель предприятия, а распоряжений о направлении в командировки - другие уполномоченные руководителем предприятия должностные лица (например, из числа заместителей руководителя, руководителей филиалов и др.).

Под командировкой следует понимать выполнение работником служебного (делового) задания (поручения) в другой организации (обычно в другой местности) продолжительностью более одних суток. Порядок направления в командировку определяется в соответствии с главой 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о приеме на работу, относятся:

- служебное задание;

- командировочное удостоверение;

- отчет о командировке;

- авансовый отчет;

- журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.

Заметим, кроме того, что направление в командировку работника предприятия обычно производится в соответствии с планом командировок, за исключением командировок срочного (внепланового характера).

Документы, сопровождающие издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку

Служебное задание

На основании соответствующих сведений из плана командировок работнику оформляется служебное задание (на командировку). При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку служебное задание оформляется на основании решения руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).

Как правило, оформление служебного задания производится с применением унифицированной формы N Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что служебное задание выполняет две функции.

Во-первых, этот документ конкретизирует суть служебного (делового) задания (поручения), выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения задания (поручения) в кратком письменном отчете.

Кроме того, на основании служебного задания руководителем предприятия (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа (распоряжения) от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку.

Согласие с направлением в командировку. Уведомление работника о праве на отказ от направления в командировку

В соответствии со ст. 259 ТК РФ направление некоторых категорий работников в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Такое согласие (в форме заявления) должно быть предварительно (до издания приказа о направлении в командировку) получено от:

- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;

- работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства (до достижения детьми возраста 18 лет);

- работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эта же статья предписывает работодателю в письменной форме ознакомить подлежащих направлению в командировку работников перечисленных выше категорий с правом отказаться от направления в командировку. Уточним, что ознакомление с указанным правом может быть произведено посредством одного из нижеследующих способов:

- направлением работнику уведомления;

- включением формулировки, подтверждающей факт ознакомления работника с его правом на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;

- введением в унифицированную форму приказа о направлении в командировку дополнительного реквизита "Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии с частью второй ст. 259 ТК РФ".

В случае выражения несогласия работником, относящимся к одной из перечисленных в части второй ст. 259 ТК РФ категорий, с направлением в командировку руководитель предприятия принимает решение о направлении в командировку другого работника. В случае согласия работника с направлением в командировку, но при наличии медицинских противопоказаний этому руководитель предприятия должен действовать аналогичным образом.

Командировочное удостоверение

Подписанный руководителем предприятия приказ о направлении в командировку объявляется работнику под роспись. На основании приказа о направлении в командировку производится оформление командировочного удостоверения.

Функциональное назначение этого документа заключается в подтверждении переданных работнику на время командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в месте командировки (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне командировочного удостоверения, см. далее). Обычно оформление командировочного удостоверения производится с применением унифицированной формы N Т-10.

Командировочное удостоверение действительно по предъявлении документа, удостоверяющего личность работника, направленного в командировку.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, в том числе: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; суточные; иные расходы, произведенные работником с разрешения (ведома) работодателя.

Обычно оформление авансового отчета производится с применением унифицированной формы N АО-1. Авансовый отчет предъявляется в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением.

О возмещении расходов руководителем организации издается приказ. Кроме того, отдельным пунктом этого же приказа работникам организации могут быть предоставлены дополнительные дни отдыха (за не использованные ими в период командировки выходные, а также нерабочие дни).

Отчет о командировке

Непосредственно после прибытия из командировки работником составляется краткий отчет о выполнении служебного задания. Оформление отчета с применением нижней части унифицированной формы N Т-10а "Служебное задание".

Журнал учета убывающих в командировки

Сведения о работниках организации, убывающих в командировки, в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) фиксируются в соответствующем журнале (книге).

Формулировки приказов (распоряжений) о направлении в командировку

Как правило, оформление проекта приказа (распоряжения) о направлении в командировку производится отделом кадров (иным аналогичным подразделением предприятия) с применением унифицированных форм N Т-9 (N Т-9а). При этом форма N Т-9 применяется для документирования факта направления в командировку одного работника, тогда как форма N Т-9а - для документирования факта направления в командировку двух и более работников.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись.

Пример

Унифицированная форма N Т-9

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301022  |

                                                            |-----------|

       Закрытое акционерное общество "Омега"         по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

              (наименование организации)

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                          Приказ |       88-п        |    22.02.2013    |

                   (распоряжение)\--------------------------------------/

       о направлении работника в командировку

     Направить в командировку:

                                                          /-------------\

                                                          |  Табельный  |

                                                          |    номер    |

                                                          |-------------|

                  Алексеева Бориса Васильевича            |     440     |

------------------------------------------------------------------------/

                    (фамилия, имя, отчество)

-------------------------------------------------------------------------

                 сервисная группа холодильного оборудования

-------------------------------------------------------------------------

                    (структурное подразделение)

                 наладчик холодильного оборудования

-------------------------------------------------------------------------

                  (должность (специальность, профессия))

                  РФ, г. Ростов-на-Дону, ОАО "Альфа"

-------------------------------------------------------------------------

               место назначения (страна, город, организация))

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                /-------------\

 сроком на      |      5      |         календарных дней

                \-------------/

с "23"     февраля      2013 г.  по "27"    февраля    2013 г.

      -----------------                 ---------------

с целью        производства наладочных работ холодильного оборудования

       ------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Командировка за счет средств                ОАО "Альфа"

                            ---------------------------------------------

                                      (указать источник финансирования)

Основание

(документ, номер, дата):             План командировок на 2013 год,

                        -------------------------------------------------

                         (служебное задание, другое основание (указать))

                служебное задание от 20.02.2013 г. N 2

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Руководитель организации  Директор     Юркевич          Я.Э. Юркевич

                         ---------  -------------   ---------------------

                      (должность) (личная подпись)  (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен           Алексеев      "22"  февраля        2013 г.

                           --------------    --  ---------------   --

                          (личная подпись)

В. Говоров,

эксперт журнала

"Кадровый вопрос", N 4, апрель 2014 г.