Учет и оформление отпусков в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3.0 ("БУХ.1С", N 5, май 2014 г.)

Учет и оформление отпусков в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3.0

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Приближается сезон отпусков. А, следовательно, у пользователей, перешедших на редакцию 3.0 программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8", появится возможность убедиться, насколько механизмы работы с отпусками в новой редакции стали удобнее. О всех новых возможностях учета, расчета и выплаты отпускных в последней редакции "1С:Зарплата и управление персоналом 8" читайте в статье экспертов фирмы "1С".

Виды отпусков

Отпуска бывают основные и дополнительные, ежегодные и разовые. Они могут предоставляться всем сотрудникам или выборочно.

Так, основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней предусмотрен для всех сотрудников. Кстати, его продолжительность пользователь может поменять при необходимости.

Предположим, что коллективным договором предусмотрен для всех сотрудников дополнительный отпуск пять дней за интенсивный труд, а для водителей еще два дня за ненормированный рабочий день.

Внести в программу дополнительные отпуска можно при начальной настройке программы (рис. 1).

"Рис. 1. Ввод дополнительных отпусков в программу"

Но можно это сделать и позже, при настройке видов расчета. Одному виду отпуска может соответствовать насколько видов расчета.

Право на отпуск

Если у вида отпуска установлены флаги Отпуск является ежегодным и Предоставлять отпуск всем сотрудникам, то никаких дополнительных отметок о праве сотрудника на этот отпуск делать не нужно (рис. 2).

"Рис. 2. Настройки основного отпуска"

Если установлено, что отпуск ежегодный, то можно указать, что он предоставляется не всем. Если не установлено, что отпуск ежегодный, то флаг Предоставить отпуск всем сотрудникам будет недоступен. Для отпусков, которые предоставляются выборочно нужно указать позиции штатного расписании, на которые распространяется право на дополнительный отпуск.

Это делается для того, чтобы подсчитать остатки отпусков.

В штатном расписании на закладке Дополнительно предусмотрены поля для дополнительных отпусков для конкретной позиции штатного расписания (рис. 3)

"Рис. 3. Позиция штатного расписания"

В приказе о приеме на работу тоже на закладке Дополнительно указываются отпуска конкретного сотрудника.

Остатки отпусков

Если в начале работы в программе у сотрудников есть остатки отпусков, то их можно занести непосредственно в регистр сведений Начальные Остатки Отпусков через меню Все функции (см. рис. 4)

"Рис. 4. Ввод начальных остатков отпусков"

Оформление приказа на отпуск

Документ Отпуск - многофункциональный. С ним поочередно работают инспекторы отдела кадров и бухгалтеры по расчету зарплаты (рис. 5). Флаг Расчет утвердил защищает документ от кадровых корректировок после расчета.

"Рис. 5. Утверждение расчета"

В процессе подготовки приказа на отпуск, можно посмотреть отчет об использовании отпусков и остатках, нажав на ссылку Как сотрудник использовал отпуск на закладке Основной отпуск.

На закладке Дополнительные отпуска в табличной форме можно внести сколько угодно отпусков, в отличие от предыдущих версий. Так как стандартная печатная форма Т-6 не предусматривает несколько дополнительных отпусков в одном приказе, то информация о них распечатывается в виде приложения к приказу на отпуск.

В числе нового функционала документа Отпуск - возможность одновременно с отпускными начислить еще и другие виды расчетов:

- материальную помощь к отпуску;

- полный расчет зарплаты, в случае, когда отпуск продолжается до конца месяца.

Варианты выплаты сумм отпускных

При формировании приказа на отпуск можно сразу указать порядок выплаты отпускных сумм: с зарплатой, с авансом, в межрасчетный период (рис. 6).

"Рис. 6. Выбор варианта выплаты сумм отпускных"

Если указан порядок выплаты в межрасчетный период, то при формировании ведомости нужно в поле Выплачивать выбрать Отпускные.

При этом становится доступным список приказов на отпуск , в которых установлен такой порядок.

Следует отметить отпуска, которые должны включиться в платежную ведомость.

Далее по кнопке Заполнить будет произведен расчет всех причитающихся сумм.

К выплате будут сформированы суммы на основании начислений (закладка начисления) документа Отпуск за вычетом НДФЛ и прочих удержаний, исчисленных на закладке Основной отпуск этого документа.

Выплата по документу Отпуск производится единожды. Если деньги уже были выплачены, то при повторной отметке этого документа к выплате, заполнение строк ведомости по кнопке Заполнить не производится.

Сформировать выплату можно непосредственно из документа, нажав копку Выплатить. НДФЛ исчисленный, удержанный и перечисленный регистрируются автоматически при проведении платежной ведомости. Факт перечисления НДФЛ вместе с зарплатой фиксируется флагом. Если НДФЛ не был перечислен, или перечислен частично, то следует дополнительно внести данные об уплате налога в документ Перечисление НДФЛ в бюджет, создание которого становится возможным из документа Ведомость после того, как будет снят флаг Налог перечислен вместе с зарплатой.

Замена на период отпуска

При формировании приказа на отпуск можно позаботиться о том, кто будет в это время исполнять обязанности отпускника. Для этого нужно Создать на основании приказ о Совмещении должностей. Сроки и должность подставляются из приказа на отпуск автоматически, нужно лишь выбрать сотрудника, которому доверено временно заместить отпускника. Замещающему сотруднику устанавливается вариант доплаты либо из расчета фонда оплаты труда отпускника (с расчетом процента от заработка или разницы в окладах), либо за расширение зоны обслуживания и увеличение объема работ (фиксированной суммой), либо в связи с совмещением должностей в соответствии со штатным расписанием.

Планирование отпусков

Инструментом планирования отпусков служит документ График отпусков. Это не просто основа для формирования отчета Т-7, здесь еще есть много удобных возможностей. Можно проанализировать правильность графика на предмет соответствия периодов предполагаемого отпуска и периодов, за которые предусмотрен отпуск. Есть возможность сформировать приказ на отпуск прямо из графика или внести приказ о переносе отпуска.

Эксперты фирмы "1С"

"БУХ.1С", N 5, май 2014 г.